Как заполнить раздел 3 формы РСВ по уволенным сотрудникам?

Принципы включения информации в РСВ

РСВ — это отчет, при создании которого действуют определенные принципы формирования отчетности. С отчетного периода 1 квартала 2023 года эти принципы закреплены в приказе ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ (далее — Порядок заполнения РСВ). За 2023 год форма РСВ изменилась.

О новшествах в форме РСВ, начиная с отчетности за 2023 год, читайте здесь.

Один из этих принципов — наличие того периода (НК РФ называет его расчетным — п. 1 ст. 423), на протяжении которого данные в промежуточную отчетность заносятся нарастающими суммами. Он равен году. Отчетные периоды в нем возникают ежеквартально и имеют каждый свою протяженность, отсчитываемую от начала года.

При этом действует и правило более детального отражения информации, относящейся к последнему кварталу периода отчета, из-за чего РСВ иногда называют отчетом за соответствующий квартал. Относится это правило и к разделу 3 РСВ, показывающему данные о выплаченных физлицу доходах и начисленных на них взносах на ОПС (подраздел 3.2) применительно к месяцам лишь последнего из кварталов периода отчета.

Не забудьте в день увольнения на руки работнику выдать персонифицированные сведения о его стаже и взносах. Как при увольнении выдать выписку из разд. 3 РСВ "Персонифицированные сведения о застрахованных лицах", читайте и смотрите на примере в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе бесплатный.

Попадают ли в раздел 3 РСВ уволенные и чем они выделяются?

В соответствии с п. 13.1 Порядка заполнения РСВ раздел 3 заполняется плательщиками на всех застрахованных лиц за последние три месяца расчетного (отчетного) периода. Уволившийся в прошлом отчетном периоде работник в отчетные 3 месяца застрахованным не является. Поэтому указывать его в разделе 3 расчета не нужно.

Например, в РСВ за полугодие не требуется включать работников, которые уволились с начала года по март включительно. Если работник уволился в апреле-июне, раздел 3 расчета за полугодие заполняется на него в общем порядке. Если работник уволился в июне, но что-то начислялось ему в последующие месяцы, его придется включать в расчет за 9 месяцев, а возможно, и за год — если выплаты в его адрес будут начислены октябрем-декабрем, например, будет годовая премия.

Таким образом, есть только одна ситуация, когда уволенного потребуется включить в расчет — если в последние 3 месяца отчетного периода ему начислялись какие-либо выплаты. 

Это подтверждает письмо ФНС от 05.12.2018 № БС-4-11/23628@. В нем налоговая служба пояснила, что в раздел 3 нужно включать сведения о сотрудниках, в т.ч. и уволенных, только при условии, что им в отчетном периоде выплачивалось вознаграждение. Например, если сотрудник был уволен в марте, а премия по итогам 1 квартала была начислена в апреле и выплачена уже уволенному работнику во 2-м квартале, то сведения об этом уволенном нужно включить в расчет за полугодие. Если же сотрудник рассчитался в марте, то сведения о нем включаются только в отчет за 1 квартал. Разъяснения даны в отношении старой формы РСВ, но сохраняют актуальность и в настоящее время.

Пример заполнения расчета по страховым взносам за 1 квартал 2024 года смотрите в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к образцу бесплатно.

А какие документы нужно выдать работнику при увольнении, мы рассказали в этом материале.

Итоги

В РСВ данные об уволенных сотрудниках должны включаться только в том случае, если в последние 3 месяца отчетного периода им начислялись какие-либо выплаты. Если выплат не было, то заполнять по ним раздел 3 не нужно. При увольнении не забывайте выдавать работнику выписку из раздела 3 РСВ.