Сотрудничество с самозанятыми: 7 ошибок заказчика, из-за которых доначисляют налоги и взносы

Почему самозанятых проверяют именно сейчас

Самозанятых становится больше, и вместе с ними растёт число налоговых схем. Такие схемы налоговая выявляет автоматически. Как поясняет УФНС по Амурской области, массовые сценарии (бывшие сотрудники разово «переходят» в самозанятые и продолжают работать на прежнего работодателя) легко выявляются автоматизированными инструментами ФНС, в том числе по данным о формировании чеков с одного устройства. Если у вас пять «исполнителей» выдают чеки с одного телефона, это заметно.

УФНС подчеркивает, что нарушения нередко возникают не из-за намеренного ухода от налогов, а из-за невнимательности заказчика к формулировкам и к организации работы.

Инспекторы не ищут отдельные «подозрительные» пункты в договоре: они оценивают всю совокупность обстоятельств. Перечень признаков подмены с судебной практикой мы уже разбирали, читайте в статье «Подмена трудовых отношений самозанятостью: признаки от налоговой и свежая практика судов». А мы сейчас о другом: что именно делают заказчики неправильно и как это поправить.

Ошибка 1. Не проверять статус самозанятого перед каждой выплатой

Статус исполнителя может исчезнуть в любой момент, поэтому одной проверки при заключении договора мало. УФНС называет отсутствие регулярной проверки перед выплатой первой в списке типичных ошибок.

Закон объясняет, почему это опасно. Лицо считается утратившим право на НПД со дня возникновения оснований, которые мешают его применять (ч. 19 ст. 5 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ), а не со дня, когда налоговая сняла его с учёта. Одно из таких оснований: доходы в текущем году превысили 2,4 млн руб. (п. 8 ч. 2 ст. 4 Закона).

Как это исправить: перед каждой выплатой проверяйте исполнителя на сервисе проверки статуса на сайте ФНС по ИНН и фиксируйте результат (скриншот с датой). Если исполнителей много, удобнее сервис, который перепроверяет статус сам; как он работает, мы описывали в статье «Мои самозанятые»: новый сервис облегчит работу с плательщиками НПД».

Ошибка 2. Не следить за лимитом дохода 2,4 млн руб. у самозанятого

Заказчик не видит общий доход самозанятого, но видит свои выплаты ему, и по ним можно прикинуть приближение к лимиту. Если исполнитель работает у вас на крупные суммы (например, 250 000 руб. в месяц), к концу года он выйдет за 2,4 млн руб. даже без других заказчиков.

Как это исправить: добавьте в договор обязанность исполнителя письменно уведомлять вас об утрате статуса плательщика НПД, а при крупных суммах запрашивайте у него подтверждение, что лимит не превышен. Проверка статуса по сервису ФНС сработает только после того, как налоговая снимет исполнителя с учёта, а выплаты за промежуток вы уже сделали.

Ошибка 3. «Трудовые» слова и порядки в договоре с самозанятым

Приказ о подчинении, график работы, дисциплинарная ответственность в договоре с самозанятым — прямая подсказка для инспектора. УФНС относит такие формулировки к частым ошибкам, а в числе признаков подмены называет контроль процесса: график, дисциплинарные меры, требование находиться на территории компании.

Одной правки текста договора мало: значение имеет то, как работа организована в жизни. Если в договоре написано «исполнитель», а на деле человека ставят в график смен и выдают пропуск, договор не спасёт.

Как это исправить: опишите в договоре конкретный результат и критерии приёмки, а не «выполнение работ в течение месяца». Замените «должность», «график», «взыскание» на «исполнитель», «срок выполнения», «неустойка». Образец договора и порядок оформления — в нашей статье «Договор ГПХ с самозанятым: образец 2026 года».

Ошибка 4. Работать без чека от самозанятого или с аннулированным чеком

Чек из «Мой налог» нужен заказчику как документ, от которого зависит налоговый результат. Самозанятый обязан сформировать чек и передать его заказчику (ст. 14 Закона № 422-ФЗ). Выплаты самозанятому физлицу-исполнителю не облагаются страховыми взносами только при наличии такого чека (ч. 1 ст. 15 Закона). Для организации-заказчика чек ещё и основание учесть выплату в расходах (ч. 8–10 ст. 15 Закона).

Срок: чек нужно сформировать в момент расчёта наличными или электронными средствами платежа, а при безналичном переводе другим способом не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчёта (ч. 3 ст. 14 Закона).

Как это исправить: пропишите в договоре обязанность исполнителя сформировать чек и передать его вам сразу после получения оплаты, но не позднее срока, который вы установите сами (например, 1–3 рабочих дня; законный предел при безналичных расчётах — 9-е число месяца, следующего за месяцем расчёта). Установите неустойку за просрочку передачи чека и условие, что исполнитель возмещает налоги и взносы, начисленные из-за отсутствия или аннулирования чека. Если работа большая, разбейте оплату на этапы и привяжите следующий платёж к получению чека за предыдущий. Проверяйте каждый чек по QR-коду. Подробная инструкция — в статье «Как проверить чек самозанятого на сайте налоговой». Отдельно следите за аннулированными чеками: исполнитель может аннулировать чек после того, как получил деньги, и тогда у вас остаётся выплата без подтверждающего документа. Сохраняйте копию чека в момент получения.

Ошибка 5. Привлекать бывшего сотрудника как самозанятого раньше, чем через два года после увольнения

Если исполнитель был вашим сотрудником менее двух лет назад, доход от вас не может облагаться НПД. Закон прямо исключает из объекта налогообложения доходы по гражданско-правовым договорам, если заказчик — работодатель этого лица или бывший работодатель, с которым расстались менее двух лет назад (п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона № 422-ФЗ).

Практический вывод простой: перевести штатного работника в самозанятые «с завтрашнего дня» нельзя, даже если он сам этого хочет и оформил статус. Подробнее о совмещении статусов — в статье «Может ли самозанятый быть одновременно наёмным работником».

Как это исправить: перед заключением договора сверяйте ИНН исполнителя со своей кадровой базой за последние два года. Если нашли совпадение, оформляйте отношения иначе (трудовой договор или совместительство).

Ошибка 6. Платить самозанятому за то, что ему запрещено на НПД

Не любой доход можно получать на НПД, и узнать это заказчик обязан до сделки. Закон запрещает применять режим тем, кто (ч. 2 ст. 4 Закона № 422-ФЗ):

• перепродаёт товары и имущественные права (кроме имущества, которым пользовался сам);
• ведёт деятельность по договорам поручения, комиссии и агентским договорам, то есть посредничает;
• продаёт подакцизные товары и товары с обязательной маркировкой.

УФНС по Амурской области называет два примера: перепродажа товаров и посреднические услуги за процент от сделки.

Пример: вы платите «менеджеру по продажам» процент с каждой сделки по агентскому договору и получаете от него чек НПД. Для налоговой он не вправе применять режим, а значит, выплата ему не освобождена ни от НДФЛ, ни от страховых взносов.

Исключение для доставки: услуги доставки с приёмом платежей разрешены, если используется ККТ, зарегистрированная на продавца товаров (п. 6 ч. 2 ст. 4 Закона № 422-ФЗ).

Как это исправить: в договоре и в акте описывайте услугу так, как она оказывается на деле, и проверяйте её по списку выше. Если исполнитель продаёт товар или действует от вашего имени за вознаграждение, спросите себя, не посредничество ли это.

Ошибка 7. Недооценивать последствия для компании

Если отношения переквалифицируют в трудовые или исполнитель окажется без права на НПД, компании придётся заплатить НДФЛ и страховые взносы за весь период сотрудничества, а также пени и штрафы. Об этом предупреждает УФНС в своих разъяснениях.

Покажем на примере, как считаются штрафы в части налоговой ответственности. Допустим, вы за год выплатили исполнителю, который оказался без права на НПД, 1 000 000 руб. Ставка НДФЛ при годовом доходе до 2,4 млн руб. — 13 % (ст. 224 НК РФ): 1 000 000 × 13 % = 130 000 руб. НДФЛ. Штраф по ст. 123 НК — 20 % от этой суммы: 130 000 × 20 % = 26 000 руб. Плюс пени и страховые взносы за тот же период; их сумма зависит от вашего тарифа взносов, и общая картина получается заметно тяжелее.

Если хотите оценить риски до проверки налоговой, пройдите наш тест «Сотрудничество с самозанятым»: это около 5 минут.

Изменения в сотрудничестве с самозанятыми изучайте в наших материалах:

• «Самозанятые и ИП на цифровых платформах: установлен лимит работы на одного заказчика»;
• «Будут ли цифровые платформы передавать в ФНС данные о превышении лимита часов работы с самозанятым с 1 октября 2026 года?».

Что делать: установите порядок работы с самозанятым за 6 шагов

Чтобы не допускать перечисленные выше ошибки, выстройте простой порядок и не нарушайте его:

1. Перед заключением договора с самозанятым проверьте статус исполнителя и сверьте его со списком бывших сотрудников за два года.
2. Опишите в договоре результат и критерии приёмки без «трудовых» терминов; включите обязанность выдавать чек и сообщать об утрате статуса.
3. Убедитесь, что вид дохода разрешён на НПД (нет перепродажи и посредничества).
4. Перед каждой выплатой самозанятому проверяйте статус и сохраняйте результат.
5. После каждой выплаты получайте от самозанятого чек, проверяйте его по QR-коду и храните копию.
6. Раз в квартал просматривайте, нет ли признаков постоянной занятости: одни и те же люди, одни и те же суммы, график, ваше оборудование.

Если нужно разобраться в вопросе глубже, актуальные редакции норм и подборки судебной практики по переквалификации договоров с самозанятыми удобно смотреть бесплатно в системе КонсультантПлюс по пробному доступу. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли проверять статус самозанятого каждый раз, когда я ему плачу?

Да, рекомендуется. УФНС называет отсутствие проверки перед выплатой одной из частых ошибок: статус может быть утрачен, например, при превышении дохода 2,4 млн руб. Проверка делается на сервисе ФНС по ИНН; результат проверки лучше сохранять.

Что будет, если самозанятый потерял статус, а я ему заплатил?

Налоговая может доначислить вам НДФЛ и страховые взносы за период после утраты статуса самозанятого, а также пени и штраф. Право на НПД теряется со дня, когда возникли основания (ч. 19 ст. 5 закона № 422-ФЗ), а не со дня снятия с учёта.

Можно ли оформить бывшего сотрудника как самозанятого?

Не раньше, чем через два года после увольнения. Доход по договору с бывшим работодателем, с которым расстались менее двух лет назад, не признаётся объектом НПД (п. 8 ч. 2 ст. 6 закона № 422-ФЗ).

Какой штраф грозит за договор с самозанятым, который признали трудовым?

По ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ: организации 50–100 тыс. руб., должностному лицу 10–20 тыс. руб., ИП 5–10 тыс. руб. За повторное нарушение штрафы выше, а должностному лицу грозит дисквалификация на срок от одного года до трёх лет. Отдельно налоговая доначислит налоги и взносы.

Как налоговая понимает, что «самозанятые» работают как сотрудники?

Через автоматизированные инструменты ФНС, в том числе по данным о формировании чеков с одного устройства. В расчёт берут и всю совокупность обстоятельств: постоянную трудовую функцию, график, контроль, ваше оборудование и рабочее место.

Если исполнитель аннулировал чек после оплаты, что делать?

Попросите его сформировать новый чек на ту же сумму и сохраните копию. Без чека нет освобождения от начисления взносов (ч. 1 ст. 15 закона № 422-ФЗ), а для организации нет и подтверждения расхода.