Запрета вносить в утвержденный график отпусков сведения о новых сотрудниках нет, но нет и обязанности это делать — вопрос нормативно не урегулирован, а позиция Роструда по нему менялась. Разбираем, что можно сделать в каждом случае.
Можно ли внести в график отпусков нового сотрудника
Да, запрета вносить изменения в график отпусков из-за новых сотрудников нет. Более того, Минтруд считает это целесообразным — чтобы избежать споров с работниками из-за невключения кого-либо в график (письмо от 15.04.2025 № 14-6/ООГ-1951).
Должен ли работодатель менять график отпусков из-за новых сотрудников
Однозначного ответа нет: позиция Роструда по этому вопросу со временем изменилась. Раньше ведомство указывало, что обязанности вносить изменения в утвержденный график при приеме нового работника не существует. Позднее Роструд высказался иначе — что работодателю следует вносить такие изменения.
Подписывайтесь на нас удобным способом и смотрите полезный контент.
Если ориентироваться на более раннюю позицию, отпуска новым работникам можно предоставлять по заявлению, оформив соответствующий приказ, — этого достаточно, раз обязанности нет. График утверждается в обычный срок (до 17 декабря предыдущего года), и работников, принятых позже, в него можно не добавлять.
Если же ориентироваться на более позднюю позицию Роструда — график лучше скорректировать. Здесь же стоит учесть и упомянутое выше мнение Минтруда: даже без прямой обязанности включение новых сотрудников в график снижает риск трудовых споров.
Как составить дополнение к графику отпусков при приеме новых работников
Составить его можно в свободной форме: требования к форме и порядку составления дополнения нормативно не определены. Такое дополнение — это и есть то, что на практике часто называют «дополнительным графиком отпусков»: отдельный документ-приложение к основному графику, а не правка внутри уже утвержденного. Оформить его можно по унифицированной форме № Т-7 или по разработанной вами форме, и утвердить так же, как и сам график, например приказом.
В дополнении рекомендуется указать:
- Ф.И.О. и должности работников, чьими сведениями об отпусках вы дополняете график;
- структурные подразделения (если есть);
- количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска;
- запланированную дату начала отпуска (а если отпуск разделен на части — даты начала каждой части).
Если в организации есть профсоюз, до утверждения дополнения его мнение стоит учесть в том же порядке, что и при утверждении основного графика.
После того как дополнение оформлено, встает отдельный вопрос — нужно ли с ним знакомить работников, и если да, то кого именно: только новых сотрудников или всех, кто указан в графике. Ответ на него и образец дополнения есть в КонсультантПлюс. Ознакомиться с материалом можно бесплатно, оформив пробный доступ. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Нужно ли включать в график отпусков уволенных и увольняющихся сотрудников
Да, в графике отпусков должны быть все работники, которые числятся в организации на дату его составления, — включая тех, о предстоящем увольнении которых уже известно, и тех, кто на этот момент уже находится в отпуске с последующим увольнением (письмо Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1).