Разделения отпуска, полагающегося сотруднику за год
Законодательство не запрещает дробить ежегодный отпуск на произвольное число периодов. Например, допустимо оформить отдых исключительно на будние дни (с понедельника по пятницу), исключив из него субботу и воскресенье. Работодатель не может принудить сотрудника включать выходные в период отдыха (на это указывает позиция Роструда). Однако следует принимать во внимание ряд особенностей.
Разбить ежегодный оплачиваемый отпуск можно лишь на то число отрезков, о котором достигнета договоренность работодателя с сотрудником. Излишнее дробление не приветствуется, поскольку в таком случае специалист не успеет полноценно отдохнуть и восстановить работоспособность (ч. 1 ст. 125 ТК, Письма Минтруда от 08.07.2021 №14-2/ООГ-6477, Роструда от 17.07.2009 №2143-6-1).
Дроблению подлежит не только основной, но и ежегодный дополнительный оплачиваемый отдых. В частности, это касается отпуска «за вредность» (ст. 114, ч. 1 ст. 116, ч. 1 ст. 125 ТК).
Кроме того, необходимо соблюдать норматив по минимальной длительности одного из периодов.
Способы дробления ежегодного оплачиваемого отпуска
Законодательство фиксирует минимальный лимит для одного из сегментов ежегодного оплачиваемого отдыха — 14 календарных дней (в этот срок входит совокупность основного и дополнительного отпусков, если последний положен). Длительность же всех остальных частей может быть любой, согласованной с сотрудником, например 1, 2, 5 или 7 дней (ст. 114, ч. 2 ст. 120, ч. 1 ст. 125 ТК, Письма Минтруда от 17.07.2025 №14-6/В-887, от 08.07.2021 № 14-2/ООГ-6477, Роструда от 10.01.2024 №ПГ/28100-6-1). Такие периоды отдыха можно оформлять как исключительно на выходные, так и, как отмечалось ранее, только на рабочие дни.
Если консенсус с сотрудником о дроблении отдыха (с учетом правила о продолжительности одного из отрезков) не достигнут, то, согласно разъяснениям Минтруда, сотруднику предоставляется отпуск единым блоком на весь срок (Письмо от 01.11.2023 №14-6/ООГ-6853).
Отпуск за свой счет, который ежегодно полагается сотруднику в силу закона (к примеру, пенсионеру — до 14 календарных дней в год) или локальных актов, он вправе дробить на любое комфортное для себя число периодов произвольной длительности. Согласовывать эти периоды с руководством он не должен, так как такая обязанность законом не установлена. В течение года такому сотруднику необходимо предоставить все части отдыха, которые он зафиксирует в письменном заявлении. Тем не менее возможны исключения: например, если отпуск без сохранения зарплаты предусмотрен коллективным договором, в котором прописано требование об обязательном согласовании дробления этого отдыха (ч. 2 ст. 22, ч. 2 ст. 128 ТК).
ВАЖНО! ТК прямо разрешает дробление такого отпуска только для граждан, ухаживающих за детьми. Следовательно, если работодатель ответит отказом на заявление такого сотрудника (например, пенсионера) о предоставлении части отпуска за свой счет, действия могут быть квалифицированы как ущемление трудовых прав.
Допускается ли дробление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за труд во вредных условиях на части
Это возможно, однако исключительно при наличии согласия сотрудника. Обоснование заключается в том, что норма о разделении ежегодных оплачиваемых отпусков распространяется как на основной, так и на все виды дополнительных отпусков, включая предоставляемые за работу во вредных условиях труда (ст. 114, ч. 1 ст. 116, ч. 1 ст. 125 ТК).
Порядок документального оформления подобной договоренности между работодателем и сотрудником будет рассмотрен далее.
Порядок документального оформления разделения ежегодного отпуска на части
В соответствии с ч. 1 ст. 125 ТК, разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части допускается исключительно по взаимному согласию сторон. Поэтому достигнутую договоренность целесообразно зафиксировать в письменном виде. Как правило, для этого сотрудник подает заявление, в котором выражает свою просьбу или согласие на дробление отпуска.
Что касается ежегодного отпуска без сохранения заработной платы, предоставляемого определенным категориям сотрудников, то их согласие (просьбу) на его разделение обычно включают непосредственно в заявление на предоставление такого отдыха. В данном документе работнику достаточно обозначить желаемые даты или продолжительность каждой из частей отпуска.
Когда отпуск без сохранения содержания предоставляется по ТК РФ, рассказывается в статье.
Процедура документального оформления разделения ежегодного оплачиваемого отпуска
Законодательство не регламентирует строгий порядок оформления договоренности между работодателем и сотрудником о дроблении ежегодного оплачиваемого отпуска. Оптимальным решением будет составить письменный документ, в котором следует зафиксировать число частей, на которые разбивается отдых, а также сроки и длительность каждой из них (ч. 1 ст. 125 ТК, Письма Минтруда от 08.07.2021 №14-2/ООГ-6477, Роструда от 17.07.2009 №2143-6-1). Оформить такую договоренность допускается как на этапе разработки, так и после официального утверждения графика отпусков, поскольку прямых запретов на это в законе нет.
Как правило, сотрудник подает заявление, где излагает свою просьбу или дает согласие на дробление отпуска. Если же инициатором выступает работодатель, он может направить сотруднику уведомление о необходимости поделить отпуск. Однако для оптимизации документооборота предпочтительнее решить этот вопрос в устной беседе. При достижении взаимного согласия работнику следует подготовить заявление, указав в нем утвержденные параметры разделения отдыха.
Следует учитывать, что для отдельных категорий персонала закреплено право на выбор времени отдыха (например, для многодетных сотрудников, имеющих трех и более детей до 18 лет, младшему из которых не исполнилось 14 лет) (ч. 4 ст. 123, ст. 262.2 ТК). Это означает, что при наличии взаимной договоренности о разделении отпуска, предусмотренной ч. 1 ст. 125 ТК, именно такие сотрудники самостоятельно определяют периоды использования его частей.
ВАЖНО! Наличие подписи работника в листе ознакомления с графиком отпусков, который был составлен без учета его позиции и уже содержит информацию о разделении отдыха, не является доказательством достижения обоюдной договоренности. Подобная ситуация может спровоцировать трудовой спор и привести к юридическим рискам.
Порядок оформления работником заявления о дроблении ежегодного отпуска
Заявление о разделении ежегодного отпуска на части сотрудник пишет в свободной форме, так как единый утвержденный образец отсутствует. Убедитесь, что в тексте документа он отразил следующие сведения: фамилию, имя и отчество, занимаемую должность, просьбу или согласие на дробление отпуска с детальным указанием длительности и дат начала и окончания каждой части, а также дату составления и личную подпись.
Приняв заявление, проконтролируйте корректность указанной продолжительности фрагментов ежегодного оплачиваемого отпуска. Напоминаем, что как минимум один из отрезков должен составлять не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК).
При возникновении потребности работодатель вправе запросить у сотрудника приложение к заявлению бумаг, обосновывающих веские основания для дробления ежегодного оплачиваемого отпуска или выбора конкретных сроков. Это может потребоваться, например, если на части отпуск делит сотрудник, имеющий право на отдых в удобное для него время (подробнее см. выше).
Хотя законодательство не устанавливает обязательность такого заявления, рекомендуем его получить, если согласие на разделение ежегодного отпуска не зафиксировано другим способом (данный вопрос также освещался выше).
Образец заявления о разделении ежегодного отпуска на части приведен «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ – это бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Порядок оформления извещения о дроблении ежегодного оплачиваемого отпуска
Данный документ оформляется в свободном виде, так как унифицированный шаблон законодательством не предусмотрен. Хотя его составление не является обязательным требованием закона, рекомендуем его использовать для информирования сотрудника о необходимости поделить его отпуск, а также для фиксации его согласия или возражений. В тексте документа целесообразно отразить следующие сведения:
- персональные данные, занимаемую должность и наименование отдела сотрудника (если он имеется);
- предложения по дроблению ежегодного оплачиваемого отпуска: число частей, даты их начала и окончания, а также длительность каждой (при этом необходимо соблюдать требование о том, что один из периодов отдыха должен составлять не менее 14 календарных дней в соответствии с ч. 1 ст. 125 ТК);
- временной интервал, отведенный сотруднику для предоставления согласия или отказа от предложенного варианта. При подготовке графика отпусков укажите дедлайн для ответа так, чтобы успеть утвердить график в установленные законом сроки.
Ответная реакция сотрудника может быть выражена, к примеру, проставлением отметки о согласии (или несогласии) прямо в тексте уведомления (для этого добавьте в бланк соответствующее поле). Альтернативный вариант — запросить у работника отдельное заявление.
Заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска авансом (бланк) приведено в статье.
Порядок составления распоряжения о дроблении ежегодного отпуска
Законодательство не требует обязательного издания отдельного распоряжения на разделение отпуска. Если в организации принято оформлять ежегодный отдых приказом, просто составьте стандартный документ о его предоставлении. Для этого подойдет унифицированная форма № Т-6 или бланк, разработанный вами самостоятельно.
Если же вам необходим отдельный распорядительный акт — например, для фиксации особых указаний, таких как корректировка графика отпусков с учетом дробления или аннулирование предыдущего приказа на полный период отдыха, — составьте его в свободном формате, так как унифицированного шаблона не существует. В тексте такого документа целесообразно зафиксировать следующие сведения:
- личные данные, должность и отдел (если есть) сотрудника;
- причину дробления отдыха (к примеру, письменное заявление сотрудника);
- число фрагментов, на которые разбивается отпуск, длительность каждого из них и даты их использования (при наличии информации);
- задачи для ответственных сотрудников. К примеру, поручить кадровику внести в график данные о разделении оплачиваемого ежегодного отпуска.
Удостоверьтесь, что все упомянутые в документе лица поставили свои подписи в подтверждение ознакомления с ним.
Как зафиксировать деление ежегодного отпуска на части в графике отпусков
При оформлении графика отпусков по унифицированной форме N Т-7 информацию о разбивке ежегодного оплачиваемого отдыха на несколько периодов следует вносить по установленным правилам. В столбце 5 данного бланка пропишите число календарных дней для каждого фрагмента отдыха, а в столбце 6 — планируемые даты старта этих периодов.
Законодательство не регламентирует, как именно вносить данные о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части в форму № Т-7 после его утверждения. Оптимальным будет следующий способ: в графе 8 сделайте пометку с реквизитами распорядительного документа (приказа), послужившего основанием для дробления отпуска. В графе 9 зафиксируйте дату начала и длительность каждого отдельного отрезка отдыха. В графе 10 дополнительно укажите, что отпуск разделен. Это позволит вам своевременно информировать сотрудника о дате начала следующего фрагмента его ежегодного отдыха.
Если для планирования компания использует самостоятельно разработанный бланк графика отпусков, сведения о делении ежегодного оплачиваемого отпуска на части можно внести в него по тому же принципу.
Данные о дроблении на части ежегодного отпуска за свой счет (без сохранения заработной платы) включать в график отпусков не требуется, так как такая обязанность не установлена законом.
Приказ о составлении графика отпусков учреждения приведен в материале.
Чем грозит несоблюдение правил дробления ежегодного оплачиваемого отпуска
При подобном нарушении для вас актуальны следующие потенциальные последствия:
- административное взыскание на основании ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП — к примеру, если суммарная продолжительность всех фрагментов разделенного отпуска окажется меньше 14 календарных дней;
- возмещение сотруднику морального ущерба согласно ст. 237 ТК, в частности, если отпуск был разделен на части в одностороннем порядке, без получения одобрения от самого работника.
Что грозит работодателю за незаконное увольнение сотрудника, рассказываем в статье.
Итоги
Ежегодный оплачиваемый отпуск можно делить на части только по взаимному согласию работника и работодателя, при этом хотя бы один из периодов должен составлять не менее 14 календарных дней — это обязательное требование ст. 125 ТК РФ. Дроблению подлежат как основной, так и дополнительные отпуска (в том числе «за вредность»), а отпуск без сохранения зарплаты отдельные категории сотрудников вправе брать частями без согласования с руководством. Несоблюдение правил дробления грозит административной ответственностью по ст. 5.27 КоАП и компенсацией морального вреда работнику, поэтому все договоренности важно фиксировать письменно, а в графике отпусков — четко отражать даты и длительность каждого фрагмента отдыха.