Как обозначается учебный отпуск в табеле

Сотрудник принес справку-вызов – что ставить в табель?

Главное правило, которое бухгалтеры и кадровики обязаны помнить: учебный отпуск — это не обычный ежегодный. Он имеет строго целевое назначение (сессия, диплом, поступление) и свой набор кодов. Перепутать с «ОТ» (ежегодный основной) или «ДО» (дополнительный) — значит занизить или завысить базу по налогам и взносам.

Как правильно оформить и оплатить учебный отпуск? Можно узнать в «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

В 2026 году действуют все те же коды, что и раньше. Госкомстат постановлением № 1 от 05.01.2004 их не менял, и никто не менял. Поэтому ориентируемся на унифицированные формы Т-12 и Т-13, если вы их еще используете. Если перешли на свой табель — смотрите свой внутренний норматив.

Получайте рекомендации по налогам, учёту и кадрам.
Подписывайтесь на нас удобным способом и смотрите полезный контент.

1. У (11) — оплачиваемый учебный отпуск с сохранением среднего заработка. Ставим, когда работник учится на заочном или очно-заочном отделении в вузе, колледже или техникуме, имеющем госаккредитацию. Условия по ст. 173–176 ТК РФ:

• Вуз (бакалавриат/специалитет/магистратура): на сессию — до 40 календарных дней в год, на диплом с госэкзаменами — до 4 месяцев.
• Среднее профобразование (колледж): на сессию — до 30 дней в год, на диплом — до 2 месяцев.

ВАЖНО! Важнейший нюанс для 2026 года: если сотрудник защищает диплом, но учится на последнем курсе очно, оплачиваемого отпуска нет. Только «УД».

Документы-основания: справка-вызов (форма, утвержденная приказом Минобрнауки № 1368) и приказ по форме Т-6 (или своей). Записка-расчет Т-60 обязательна. Отпускные платим не позднее чем за 3 календарных дня до начала. Нарушили срок — штраф по ст. 5.27 КоАП.

2. УД (13) — неоплачиваемый учебный отпуск без сохранения зарплаты.

Это три классических случая:

• Работник учится очно (хоть в вузе, хоть в колледже) — на сессии, зачеты, диплом.
• Работник поступает в вуз или колледж (вступительные экзамены) — до 15 календарных дней.
• Работник учится в аспирантуре, ординатуре, ассистентуре-стажировке (очно) — до 30 дней в году плюс дни на защиту диссертации.

И еще: если сотрудник получает второе высшее образование по направлению, не связанному с работой, работодатель вправе не давать оплачиваемый отпуск, только неоплачиваемый (ст. 177 ТК РФ). В табель — «УД».

3. Отдельно для бюджетников (форма 0504421). По приказу Минфина № 52н в государственных и муниципальных учреждениях действуют свои коды:

• ОУ — оплачиваемый учебный отпуск;
• УД — неоплачиваемый учебный отпуск.

Тут никакой самодеятельности: используете коды именно из этого альбома унифицированных форм. Если поставите «У» вместо «ОУ», программа «1С:БГУ» (или аналоги) может не провести документ или дать ошибку при выгрузке в бюджетную отчетность.

На что еще обратить внимание в 2026 году (чтобы не было доначислений)

1. Праздничные дни в учебном отпуске. В отличие от ежегодного, где праздники продлевают отдых, в учебном отпуске праздничные дни оплачиваются наравне с рабочими. И в табеле они все идут под кодом «У» (или «УД») без перерыва. Пример: с 1 по 15 мая — все дни подряд «У», включая праздники 1 и 9 Мая. Это прямая норма п. 14 Положения № 922 (в редакции постановления № 540 от 24.04.2025, действует с сентября 2025).
2. Совместители — ловушка. Учебный отпуск дается только по основному месту работы. Совместитель (внутренний или внешний) не имеет права на оплачиваемый учебный отпуск у второго работодателя. Он может взять обычный отпуск без содержания, в табеле — «ДО» или 16 (если договорится), либо «УД» — но это будет ошибкой, потому что УД — это именно учебный неоплачиваемый, а у совместителя нет права на него. Поэтому для совместителя ставим «ДО» (16) или прогул, если не вышел.
3. Если работник не принес справку-вызов, но ушел в отпуск. Табель заполняем по факту: пока нет справки — ставим «НН» (30) — неявка по невыясненным причинам. После того как принес справку (даже с опозданием), исправляем табель на «У» или «УД». Но помните: выплатить отпускные задним числом нельзя, только с согласия работника и с начислением компенсации за задержку (ст. 236 ТК РФ).
4. Собственная форма табеля. Если ваша организация с 2013 года (после отмены обязательности унифицированных форм) утвердила свой табель, то коды могут быть любыми, но они должны быть:

• перечислены в приказе об учетной политике или локальном акте;
• расшифрованы на самом бланке (внизу или на обороте);
• единообразными для всех сотрудников.

Без этого налоговая при проверке может не принять расходы на оплату учебного отпуска. Арбитражная практика (например, решение АС Московского округа от 12.02.2019 № Ф05-24538/2018) говорит: если коды не утверждены, средний заработок за учебный отпуск нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль.

Шпаргалка для табельщика и бухгалтера

В итоге

Если сомневаетесь, что ставить: «У» и «УД» — смотрите форму обучения в справке-вызове. Там в строке «Форма обучения» стоит «заочная» или «очно-заочная» — только тогда «У». Все остальное — «УД».