Если работник, управляющий транспортным средством, принадлежащим работодателю, нарушил ПДД, то штраф, оплаченный работодателем, доходом работника не является и НДФЛ не облагается. Вне зависимости от того, компенсирует сотрудник работодателю этот штраф или нет.
Дело в том, что штраф за нарушение ПДД, зафиксированное средствами автоматической фиксации, налагается на владельца транспортного средства (ст. 2.6.1 КоАП РФ). То есть штраф как налагается на владельца, так владельцем и оплачивается. Работника, бывшего за рулем в момент нарушения, ситуация формально не касается.
Таково мнение Минфина, изложенное в письме от 02.12.2020 № 03-04-07/105532. С ним согласна ФНС (см. письмо ФНС от 04.12.2020 N БС-4-11/19985@).
Как следует поступить, если штраф выставлен именно работнику, а наниматель за него рассчитался? Узнайте из материала КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
В Вашей ситуации сумма действительного ущерба составляет столько, сколько было перечислено денег в оплату штрафа. Поэтому я не уверена, что действия организации правомерны.