Обязано ли ООО иметь кассовый аппарат (на ОСНО и спецрежимах)?
Для начала рассмотрим вопрос, нужен ли кассовый аппарат для ООО в принципе:
- Использовать при расчетах с физлицами кассовые аппараты обязаны в общем случае все ИП и ООО. Вправе не использовать его хозяйствующие субъекты, подпадающие под исключения, установленные пп. 2, 3, 5, 6 (с учетом положений пп. 8, 8.1), 10, 12–15 ст. 2 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Основная категория исключений, актуальная для ООО, — та, что применяется в соответствии с п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ.
Узнайте больше о лицах, обязанных применять ККТ (и освобожденных от обязательного использования касс), из специальной публикации.
Не используют кассы в принципе (то есть нельзя даже при желании):
- кредитные организации (п. 1 ст. 2 закона № 54-ФЗ);
- ИП и ООО, если принимают оплату монетой через механические устройства (п. 1.1 ст. 2 закона № 54-ФЗ);
- ИП, работающие на НПД как самозанятые (п. 2.2 ст. 2 закона № 54-ФЗ);
- ИП и ООО при безналичных расчетах — кроме случаев, когда представитель хозяйствующего субъекта рассчитывается банковской картой (п. 9 ст. 2 Закона № 54-ФЗ);
- организации, взимающие плату за парковку в рамках реализации полномочий государственных органов власти (п. 10 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
ВАЖНО! Организации и ИП новых регионов должны внедрять ККТ в свою деятельность постепенно. Сроки, когда применение ККТ, становится для них обязательным, приведены в нашей статье. Там же описаны прочие новшества закона о ККТ, действующие с 1 марта 2025 года.
Таким образом, в большинстве случаев ООО (вне зависимости от режима налогообложения) будет использовать онлайн-кассу при продаже товаров и услуг физлицам (представителям других фирм, расплачивающимся картой).
Ознакомьтесь с ключевыми особенностями применения онлайн-касс и спецификой выбора подходящих моделей в Готовом решении, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к нему бесплатно.
Онлайн-кассы: основные функции
С 01.07.2017 началось внедрение инновационного типа ККТ — онлайн-кассы. Данные устройства способны:
- передавать сведения о платежах, совершаемых на кассе, в ФНС в режиме онлайн (при посредничестве операторов фискальных данных, или ОФД);
- формировать электронные версии кассовых чеков и отправлять их покупателям по электронной почте или в виде СМС (также через ОФД), в ряде случаев — зашифрованные в виде QR-кода.
Узнайте больше о применении QR-кода в составе чека онлайн-кассы.
При освобождении от ККТ оформлять расчеты с покупателями фирмам все же нужно. Изучим, каким образом они могут делать это.
Как принимать наличные без ККТ
Основная категория предприятий, которые могут применять наличные без ККТ, — те, что осуществляют виды деятельности, названные в п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ.
Такие фирмы вправе не выдавать своим клиентам каких-либо документов. Но в целях поддержания лояльности покупателей они могут по своей инициативе выдавать им те же товарные чеки или бланки строгой отчетности, причем по самостоятельно разработанным формам.
Подробнее о применении бланков строгой отчетности вместо кассового чека при расчетах с покупателями — в специальной публикации.
За нарушения правил расчетов с покупателями законодательством предусмотрен ряд строгих санкций. Изучим их.
Каков штраф за отсутствие онлайн-кассы (торговлю без ККТ)
Если магазин, обязанный использовать онлайн-кассу, не будет ее применять, то ФНС выпишет штраф (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ):
- до 50% непробитой выручки, но не менее 10 тысяч рублей (штрафуются должностные лица и индивидуальные предприниматели);
- до 100% непробитой выручки, но не менее 30 тысяч рублей (штрафуется ООО как юрлицо).
Если применить ККТ в момент расчета не получилось (например, по причине технического сбоя), то принять оплату от покупателя можно и без выдачи чека (как вариант, с выдачей БСО по своей форме). Но при первой возможности в ФНС нужно направить чек коррекции, и тогда будут шансы избежать штрафа (письмо Минфина России от 25.10.2022 № 30-01-15/103178).
Эксперты «КонсультантПлюс» подробно рассказали о мерах ответственности, предусмотренных за нарушение порядка использования ККТ. Получите пробный доступ к публикации на данную тему бесплатно.
Установка онлайн-кассы и ее регистрация в налоговой: нюансы
Внедрение онлайн-кассы в торговую инфраструктуру предполагает решение магазином следующих задач:
- Закупки онлайн-касс, установки ПО (кассового, товаро-учетного).
- Заключения договора с оператором фискальных данных.
ОФД должен быть включен в официальный реестр, который ведет ФНС и публикует на своем сайте.
Какие онлайн-кассы входят в реестр ФНС, смотрите зд есь.
- Регистрации онлайн-кассы в ФНС.
В этих целях у ООО должна быть квалифицированная усиленная квалифицированная электронная подпись (ст. 1.1 закона 54-ФЗ). УКЭП можно заказать непосредственно в ФНС, причем бесплатно, или же в аккредитованном удостоверяющем центре. А если у фирмы уже есть подпись для налоговой отчетности, можно использовать и ее.
Узнать больше о процедуре регистрации онлайн-кассы в ФНС вы можете в статье «Порядок регистрации ККТ в налоговой (нюансы)».
Регистрацию налогоплательщик осуществляет самостоятельно или с привлечением специалистов ОФД. Как правило, их услуги входят в тариф, по которому оператор обеспечивает передачу данных в ФНС, а электронных чеков — покупателям.
Вышеуказанные действия сопровождаются во многих случаях ощутимыми расходами для фирмы. Изучим, какими они могут быть.
Какова стоимость оснащения магазина онлайн-кассой
Стоимость оснащения торговой точки онлайн-кассами складывается:
- Из закупочной (арендной) стоимости онлайн-касс, ПО.
Онлайн-кассы представлены:
- автономными устройствами (не требующими подключения к ПК), закупочная стоимость которых обычно не превышает 15–30 тысяч рублей;
- модульными устройствами (связка фискального регистратора и ПК, смартфона, планшета), стоимость которых широко варьируется, но можно ориентироваться на сумму от 70 тысяч рублей;
- POS-системами (также от 70 тысяч рублей).
Расходы на закупку (если она предпочтительнее аренды) онлайн-касс по большей части единовременные, но основной их технологический компонент — фискальный накопитель (он стоит 9–15 тысяч рублей) нужно регулярно менять (их срок действия составляет 15 месяцев и 36 месяцев, выбор срока зависит от вида деятельности, применяемого режима налогообложения, сезонности работ и других факторов).
Расходов на ПО может не быть вообще (если обновленное ПО на старых кассах позволяет подключать онлайновые ККМ), или же они могут достигать значительных величин — в десятки тысяч рублей (при установке касс с нуля). Это самая неопределенная по сумме категория расходов.
- Расходами на услуги ОФД.
Они составляют порядка 3 тысяч рублей в год на одну онлайн-кассу. Но в основной тариф часто не входит отправка электронных чеков в виде СМС, за это может потребоваться платить отдельно (в расчете порядка 1 рубля за 1 сообщение).
- Сервисными расходами:
- на интернет;
- на техническое обслуживание касс и ПО.
Суммы здесь — порядка 15 тысяч рублей в год.
Таким образом, единовременные расходы могут составить порядка 70–90 тысяч рублей в расчете на одно место кассира, периодические — около 20–30 тысяч рублей в год.
Узнать больше о расценках на онлайн-кассы вы можете в статье «Где и по какой цене можно купить онлайн-кассу».
См. также «Нужна ли онлайн-касса для интернет-магазина?».
Как выбрать онлайн-кассу
То, какой кассовый аппарат нужен для ООО, будет зависеть, в частности:
- От вида деятельности фирмы.
Если, к примеру, ООО продает алкоголь, то касса должна будет поддерживать обмен данными с модулями ЕГАИС. Если фирма занимается розницей, то в память ККТ, скорее всего, понадобится вносить сведения об очень большом количестве товарных позиций — ресурсов выбранной кассовой машины должно для таких целей хватать.
- Динамики платежей на кассе.
Чем она выше, тем более надежным и производительным должен быть кассовый аппарат. Как правило, наименьшей скоростью работы характеризуются автономные кассы (так как основные вычислительные компоненты в них — очень компактны и обычно не слишком производительны), наибольшей — модульные ККТ на базе премиальных фискальных регистраторов.
- Формата ведения торговли.
Он может быть преимущественно стационарным или же мобильным. В первом случае для магазина подойдут POS-терминалы или модульные ККТ, во втором, скорее всего, оптимальны будут автономные устройства.
Итоги
Организации и ИП обязаны применять ККТ, если законом не установлено иное. Исключения определены, в частности, для ИП на ПСН, хозяйствующих субъектов по видам деятельности, указанным в п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ. ООО без кассового аппарата нового образца может быть оштрафовано.