Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников

Возмещение транспортных расходов сотруднику нередко становится темой обсуждения у бухгалтеров. В данной статье мы рассмотрим, какие нормы права регулируют этот вопрос, какие затраты относятся к транспортным, а также приведем алгоритм бухгалтерского и налогового учета компенсации транспортных издержек работнику.

Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?

В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.

Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:

  • Компенсации за использование личного автотранспорта.
  • Оплата арендуемой собственности (например, автомобиля или компьютера работника) и затраты на его содержание.
  • Компенсации за билеты общественного и иного транспорта, а также услуги такси и т. д.

Работодатель вправе компенсировать сотрудникам стоимость проезда к месту работы. О нюансах, сроках и рисках таких выплат узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами. При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139). Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.

  1. Локальные акты компании

Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.

  1. Документы для оформления и выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.

Размер данной выплаты указывается в дополнительном соглашении с работником. А основанием для включения этих затрат при исчислении налога на прибыль служит приказ руководителя (письмо УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@). При этом в расходы по прибыли можно включить сумму возмещений в пределах норм, предусмотренных постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92: не более 1 200 руб. в месяц за авто с объемом двигателя до 2 000 м3 и 1 500 руб. – свыше 2 000 м3.

Если сумма компенсации больше нормы, то в состав расходов, уменьшающих базу по прибыли, разница не включается (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), а между бухгалтерским и налоговым учетом возникает расхождение.

ВАЖНО! Если работнику не принадлежит транспортное средство на праве собственности, то налоговики могут потребовать рассчитать с сумм компенсации НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42).

Если сотрудник использует собственный автомобиль в рабочих целях, то для оправдания затрат на ГСМ налоговики требуют оформить путевой лист (письмо ФНС от 02.06.2004 № 04-2-06/419@).

Алгоритм оформления путевого листа см. в материале «Какой порядок заполнения путевых листов (образец, бланк)?».

Однако Минфин считает, что налоговики не вправе обязать налогоплательщиков использовать какие-либо формы для налогового учета (письмо Минфина от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46664).

  1. Документы при аренде авто у работника

Компания-работодатель также может заключить с сотрудником договор аренды авто и установить определенную сумму ее стоимости. Такие затраты включаются в состав прочих на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Расходы на содержание автомобиля, такие как ГСМ, страхование, ремонт, техобслуживание и проч., по договору аренды несет арендатор, то есть работодатель (ст. 646 ГК РФ). В данном случае Минфин считает все расходы, при условии оформленных надлежащим образом первичных документов, обоснованными и подлежащими учету при расчете прибыли (письмо Минфина от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649).

О нюансах учета при аренде авто у сотрудника читайте в статье «Нужно ли удерживать страховые взносы с аренды автомобиля?».

  1. Возмещение транспортных затрат на такси

Такую компенсацию можно учесть только в том случае, если ее возможность прописана в коллективном договоре или положении о компенсации транспортных издержек. Кроме этого, обязательно наличие подтверждающих первичных документов, а для обоснования – заявления сотрудника о компенсации с детальным пояснением причин использования такси (например, ранний вылет самолета и т. п.). Если все вышеперечисленные условия выполнены, то такие издержки можно учесть при подсчете налога на прибыль (письмо Минфина от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).

Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам

В целях бухгалтерского учета компенсации, связанные с возмещением работникам затрат, понесенных при исполнении трудовых обязанностей согласно ст. 164 ТК РФ, собираются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с затратными счетами. Проводки:

Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 – отражена компенсация;

Дт 73 Кт 50 (51) – компенсация выплачена.

К налоговому учету при исчислении прибыли принимаются все компенсационные выплаты, за исключением сумм, превышающих нормы подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Какие расходы на проезд к месту командировки возмещаются работнику, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Пример

Менеджер отдела продаж ООО «Деметра» Петров В. В. использует собственный автомобиль в рабочих разъездах. Объем двигателя – более 2 000 м3. Сумма компенсации равна 6 900 руб. Блок проводок будет выглядеть следующим образом:

Дт 26 Кт 73 – 1 500 руб. – начислена компенсация в пределах норм;

Дт 91.2 Кт 73 – 5 400 руб. (6 900 – 1 500) – компенсация, не принимаемая в налоговом учете.

Таким образом, сумма расходов в бухгалтерском учете превышает затраты в налоговом, и образуется постоянное налоговое обязательство, регулируемое нормами ПБУ 18/02.

Дт 99 Кт 68 – 1 080 руб. (5 400 × 20%) – начислен условный расход.

НДФЛ с компенсационных выплат работнику удерживать не нужно (письмо Минфина от 11.04.2013 № 04-03-06/11996).

Итоги

Компенсация транспортных расходов должна быть подтверждена корректно заполненной первичкой и экономически обоснована. Суммы затрат на выплату компенсаций учитываются при расчете прибыли в полном объеме, за исключением тех, что превышают установленные законом нормы.

Добавить в закладки
Ваши вопросы
11 марта 2024 09:38
Постоянная ссылка
Здравствуйте! Помогите разобраться в двух вопросах.
1. Сотруднику компенсируется ежемесячный проездной на общественном транспорте ( проезд до места работы и обратно) Стоимость проездного 6600 руб. Вопрос: облагается ли эта сумма НДФЛ и удерживаются ли алименты. Является ли эта выплата натуральным доходом?
2. В компании компенсируется питание в собственной столовой из расчета 300 руб. в день. Эта выплата является натуральным доходом? Удерживаются ли с неё алименты?
Ответить
16 декабря 2023 21:26
Постоянная ссылка
Здравствуйте! Я периодически участвую в обследованиях, проводимых органом статистики. При этом два раза едем с района в город: на учебный семинар и для сдачи материалов по окончании обследования. С материалом мы сдаём проездные билеты, иногда квитанции гостиниц, если остаёмся на два дня. Расходы нам возмещаются, но бухгалтерия незаконно удерживает с них ндфл. На мои возмущения бухгалтер говорит, что с любых выплат временным работникам удерживается ндфл. Хотелось бы узнать, как им доказать, что не правы.
Ответить
18 декабря 2023 23:19
Постоянная ссылка
У Вас эти поездки оформляются как командировочные? Или Вы едете до места нахождения работодателя? Я так понимаю, что все-таки второе. Если я права, тогда НДФЛ во всяком случае с компенсации за проезд удерживать должны. Есть письмо Минфина России от 16.02.2021 № 03-03-06/1/10424 с разъяснениями по данном вопросу.
И что значит временный работник? Вас привлекают по срочному трудовому договору или договору ГПХ? Потому что компенсация проезда и проживания исполнителю по ГПД является доходом, который облагается НДФЛ - см., например, письмо Минфина от 04.10.2019 № 03-04-05/76261.
Ответить
19 декабря 2023 14:23
Постоянная ссылка
Минфин в письме от 17.03.2022 № 03-04-05/20477 также отметил, что оплата стоимости проезда к месту выполнения работ и проживания признается натуральным доходом, если она была произведена в интересах самого исполнителя. Если же компания компенсировала исполнителю расходы, которые тот понес в интересах заказчика, то объекта обложения НДФЛ не возникает.
Наши транспортные расходы мы произвели в интересах заказчика, в данном случае органа статистики, за свой счет. Мы приезжаем из районов за материалами обследований, нам проводят инструктаж либо семинары, затем ещё раз приезжаем при сдаче материалов. И какой же доход вы все здесь видите при возмещении? Мы предоставляем чеки на обычные маршрутные микроавтобусы с автостанции.Тем более, мы не обязаны поехать за материалом сами, мы не работники статистики.
Ответить
19 декабря 2023 22:49
Постоянная ссылка
Вы так и не ответили, какой договор с Вами заключен. Я Вам привела разъяснения Минфина, которые больше всего подходят к Вашей ситуации исходя из того, что Вы написали. Если Вы искали поддержку, но не нашли ее, мне очень жаль. Одну и ту же ситуацию можно рассматривать с разных сторон и у каждого будет свое видение.
Ответить
26 октября 2023 12:26
Постоянная ссылка
для передачи документов в мфц (передача документов для регистрации недвижимости) отправляют сотрудника отдела информационной безопасности . это разовое поручение (несколько раз в месяц), не связано в трудовой функцией.

предполагаемый статус:
-ежедневная командировка, если да, то нужно ли за 3 часа поездки средний заработок считать)
- разъезной характер ?
-если это другое ? что?

можно ли возместить транспортные расходы? и с каким статусом поездок?

заранее благодарю
Ответить
26 октября 2023 21:27
Постоянная ссылка
Командировку, если он возвращаестя в тот же день оформлять не нужно.
Можете просто возместить ему расходы на проезд, это не запрещено?
Оформление разъездного характера также возможно.
Ответить
30 августа 2023 09:42
Постоянная ссылка
Здравствуйте, я хотела узнать мне дали деньги на работе на оплачиваемую дорогу, но я никуда не поехала, мне их нужно возврашать при выходе из отпуска, или будут высчитать из зарплаты?
Ответить
8 февраля 2023 05:14
Постоянная ссылка
Здравствуйте. У нас в организации есть трое сотрудников, которые добираются на работу общественным транспортом, из-за удаленности места жительства от места работы. В месяц они тратят на транспорт порядка 4 тысяч. Обратились с просьбой как то помочь с проездом или компенсировать затраты на транспорт. Как можно это сделать, если в локальных актах данная компенсация не прописана?
Ответить
8 февраля 2023 08:32
Постоянная ссылка
Оформите материальной помощью на первый раз обычным приказом. Затем внесите изменения в локальный акт, установите ежемесячную компенсацию транспортных расходов.
Ответить
23 марта 2023 13:28
Постоянная ссылка
Добрый день!
Можно уточнить какие необходимо сформировать бухгалтерские проводки, в компании аналогичная ситуация.
Ответить
23 марта 2023 14:58
Постоянная ссылка
Дт 91 Кт 70 В в налоговые расходы до закрепления в локальном акте не принимаем, после закрепления, принимаем.
Ответить
4 августа 2022 10:34
Постоянная ссылка
Добрый день. Хотим в своей организации купить топливные карты своим сотрудникам для заправки личных авто, для проезда к месту работы. Как это будет выглядеть со стороны учёта?!
Ответить
4 августа 2022 12:15
Постоянная ссылка
Здравствуйте, про топливные карты мы подробно рассказали в этом материале
Ответить
16 декабря 2021 11:56
Постоянная ссылка
Добрый день. Сотрудник летал в командировку, предоставил билет в котором есть услуга за 850р "Полный возврат". Могу я принять данную услугу на затраты или как "Страховку" отнести на счет. 91.2. Буду благодарна за ответ, а то не могу понять как в авансовом отчете мне отразить данную услугу.
Ответить
16 декабря 2021 15:03
Постоянная ссылка
Я бы учла в стоимости билета и даже бы не думала. Но если Вас мучают сомнения, то обратитесь на наш форум, возможно его специалисты предложат иные варианты решения вашего вопроса.
Ответить
16 декабря 2021 17:58
Постоянная ссылка
Благодарю :)
Ответить
9 декабря 2021 16:59
Постоянная ссылка
Добрый день. У сотрудника разъездной характер работы. Пользуется маршрутным такси, билетов в нем нет. Можно ли компенсировать затраты сотруднику на основании маршрутного листа? Будет ли эта компенсационная выплата облагаться ндфл и взносами?
Ответить
9 ноября 2021 12:26
Постоянная ссылка
Здравствуйте. Ездила в камандировку на самолете. Билеты покупала в агенстве, платила наличными. Какие документы я должна предоставить в бухгалтерию, что бы мне компенсировали поездку?
Ответить
1 августа 2023 12:53
Постоянная ссылка
Добрый день, а можно оформлять маршрутные листы для списания в расходы компенсации 1200,00 за исп.личного авто экспедитору, если он возит на своей машине товар? Интересует, можно ли обойтись без путевого, если ни ГСМ, ни прочих расходов не будет.
Ответить
1 августа 2023 21:06
Постоянная ссылка
Путевой в этом случае не еинственынй документ подтверждающий целевой характер использования автомобиля. Маршрутный лист подойдет.
Ответить
9 ноября 2021 14:01
Постоянная ссылка
Билеты с отметками ою отбытии и прилете, авансовый отчет, документы о проживании в гостинице.
Ответить
Ваш вопрос
Отправить