В каких НПА можно найти образец заполнения путевых листов
Главный источник права, в котором зафиксирован порядок заполнения путевых листов, — приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390. Он применяется с 01.03.2023 до 01.03.2029. А с 01.09.2023 дейстует в новой редакции — приказа Минтранса от 05.05.2023 № 159. О нововведениях с 1 сентября читайте здесь.
С 01.03.2023 возможно оформление путевых листов в электронном виде.
Кроме того, правила заполнения первички регулируются законом о бухучете и ФСБУ 27/2021.
ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете", который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в статье.
Выделим ключевые положения:
- путевые листы должны заполняться на каждый отдельно взятый вид транспортного средства; при посменном использовании машины разными водителями формируется отдельный лист на каждого из них;
- путевой лист оформляют на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Можно ли составлять путевые листы на месяц, см. здесь.
- в наименовании документа фиксируется тип машины, в заголовке — номер путевого листа и дата составления (в соответствии с нумерацией, установленной в фирме);
- в документе, помимо основных реквизитов отправителя: названия, адреса и телефона – должен указываться ОГРН;
Образец заполнения можно скачать здесь.
- в путевом листе должны указываться показания одометра в корреляции с датой и временем выезда машины на задание, а также ее возврата в гараж, скрепленные подписями ответственных лиц компании или ИП, а если ИП сам выполняет работу водителя, то им лично.
С 01.09.2023 показания одометра (полные километры пробега) вносятся при выпуске транспортного средства на линию, по его возвращении с линии по завершении последнего рейса, а также при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя, если оформляется несколько путевых листов в бумажном виде на одно ТС; - в сведениях о водителе с 01.09.2023 в числе прочего указываются реквизиты его водителького удостоверения и СНИЛС;
- в путевом листе должно фиксироваться заключение о медосмотрах, которые проводятся до выезда в рейс и после возвращения из него, — они проставляются сотрудником медицинского профиля, непосредственно участвовавшим в осмотре, а также заверяются его подписью при обязательном указании Ф. И. О.;
- обязательным реквизитом путевого листа является отметка о проведении перед выездом в рейс (перед сменой) контроля технического состояния транспортного средства — контролирующим лицом, проводящим осмотр, указываются дата и время его проведения, заверяемые подписью с расшифровкой до инициалов;
- заполненные путевые листы могут регистрироваться в специальном журнале, который заводится собственником транспорта (с 01.03.2023 вести журнал не обязательно, но целесообразно);
- все путевые листы должны содержать сведения о перевозке, которые включают информацию о видах сообщения и видах перевозок.
Заполненные листы должны храниться в организации, использующей транспортные средства, не менее 5 лет.
Нужен ли путевой лист ИП? На эту тему рассуждают эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Ответ эксперта.
Таковы положения главного НПА, регулирующего заполнение бланков путевых листов. Крайне важно заполнять путевые листы корректно. Что будет, если пренебречь этим, рассмотрим на примере нескольких арбитражных разбирательств.
Подробнее об особенностях путевых листов, используемых ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».
Ошибки в путевом листе и налоговые последствия
Весьма неприятными для налогоплательщика могут быть правовые последствия ошибок, допущенных в таком документе, как путевой лист.
Например, обращают на себя внимание случаи, свидетельствующие об отказе ФНС в признании права на вычет по НДС по той причине, что путевые листы отсутствовали или были заполнены некорректно (например, постановления АС Волго-Вятского округа от 24.04.2023 по делу № А28-2249/2021, АС Московского округа от 21.08.2018 по делу № А40-76951/2017 и др.).
Также случаются споры из-за расходов по налогу на прибыль. Например, чиновники отказывают в учете расходов по выплате компенсации сотрудникам за использование личных автомобилей для служебных целей (письмо Минфина от 13.04.2007 № 14-05-07/6), расходов на транспортные услуги сторонних организаций (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 09.12.2009 по делу № А33-15933/2008).
Подробнее о спорных ситуациях и аргументах для защиты от них читайте в КонсультантПлюс: ЭСС по НДС, ЭСС по налогу на прибыль. Пробный доступ к системе бесплатный.
Правила оформления путевого листа для бухгалтерии в 2023 году
На практике может использоваться довольно широкий спектр путевых листов — все зависит от типа транспортного средства, способа его задействования, а также специфики деятельности организации. За основу можно брать те бланки, которые утверждены постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Но в них нужно обязательно добавлять те реквизиты, которые периодически добавляет в свои НПА Минтранс.
Какая ответственность предусмотрена за отсутствие путевого листа или его составление с нарушениями, читайте в готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе бесплатный.
Также эксперты КонсультантПлюс подготовили образец заполнения путевого листа по форме № 3 для легкового автомобиля. Получите пробный демо-доступ к системе и бесплатно скачайте документ с комментариями по его оформлению:
Наиболее часто используемые бланки путевых листов и образцы их заполнения вы можете скачать в наших статьях:
- «Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя»;
- «Путевой лист грузового автомобиля в бухучете (бланк)».
Итоги
Путевой лист — документ, который может иметь самостоятельно разработанную форму, но должен содержать ряд обязательных реквизитов и заполняться в соответствии с законодательно установленными требованиями. Нарушение порядка заполнения может привести к налоговым последствиям для владельца транспорта.
добрый вечер,бюджетная организация. В путевом листе указываем время работы водителя, что соответсвует графику выхода с 7до 16и время отработанное,что соотвесвует 8 часов. Правильно это?
"3. Сведения о сроке действия путевого листа должны включать дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один календарный день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
5. Сведения о транспортном средстве должны включать:
3) дату (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения".
Приказ Минтранса РФ от 28.09.2022 г. № 390.
Таким образом ставится время фактического выезда и возвращения транспортного средства, оно может отклоняться от времени по графику, на авремя мед и техосмотра, подготовки машины к работе, получения путевого листа.
Водитель с утра (24.11.2023г) ездил на одной машине (Мерседес), выписала путевый лист №187.
А если после обеда (24.11.2023г.) пересел на Ауди, то номер путевого листа будет 188. Так ?
Заранее благодарю за ответ !
Согласно п.1 Приказа Минтранса России от 28.09.2022 № 390 путевой лист долен содержать сведения о транспортном средстве. В состав этих сведений вклачют:
5. Сведения о транспортном средстве должны включать в том числе:
1) тип транспортного средства, марку и модель транспортного средства согласно паспорту транспортного средства;);
2) государственный регистрационный номер транспортного средства;
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения;
5) показания одометра (полные километры пробега).
Поэтому нужно будет выписать отдельный путевой лист.
Подскажите пожалуйста , время нахождения ТС на станции тех обслуживания (прохождение ТО и ремонт) как отмечается и чем регламентируется????
1) регулярные перевозки;
2) перевозки по заказам;
3) перевозки легковыми такси.
От того что он куда то заедет, его регулярная перевозка не прерывается.
В нашей организации от диспетчера получен путевой лист сроком действия от 04.09.22-04.09.22. кнему приложен чек на заправку от 05.09.22. Правильно ли я понимаю, что такой путевой лист бухгалтерия принять не может?
"Сведения о транспортном средстве включают:
5)дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения."
Я правильно поняла, что если я использую личный а/м для служебного использования, то для возмещения расходов по итогам месяца могу предоставлять чек с любой датой (сумма к выплате в компании фиксированная)? А если у меня служебный а/м, то я должна выполнять условия внутренних локальных актов?
А вот если учитывается фактический расход топлива видится проблема с разграничением пробега в личных и производственных целях, а также порядка определения остатков топлива. По служебному автомобилю все так, заправляться в выходной можно в командировке допустим или при работе в выходной по приказу.
Скажите пожалуйста, имеет ли право диспетчер, который выписывает и принимает обратно от водителей путевки, подписывать путевку в строчке "Расчет произвел"?
Далее эти путевки сдаются в бухгалтерию вместе с подсчитанным расходом и остатками горючего и пройденным километражом для дальнейшей обработки и занесения в программу в начале следующего месяца (путевки сдаются ежемесячно).
Получается, приняли на работу диспетчером, а по факту выполняю работу бухгалтера и почему-то подписываю эти путевки, но к расчету зарплаты водителей отношения не имею.
Заранее благодарна за ответ!
Добрый день ! можно ездить с путевым листом на котором отсутствует его номер?