Подписывайтесь на новости
Ежемесячно нам доверяют 5 млн человек
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Какой порядок заполнения путевых листов - образец, бланк

Все материалы сюжета «Путевые листы: бланки, образцы, примеры»
Путевой лист — важнейший для владельца автотранспорта документ с точки зрения принятия в расходы затрат на ГСМ. Существует ряд критериев, необходимых для корректного заполнения путевых листов, которые определены в законодательстве РФ. Рассмотрим, как правильно заполнить путевой лист, какие ошибки в документе повлекут доначисление налогов, а также приведем правила и образец заполнения документа.

В каких НПА можно найти образец заполнения путевых листов

Главный источник права, в котором зафиксирован порядок заполнения путевых листов — приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368. Он действует с 01.01.2021. А с 01.09.2021 при заполнении путевых листов нужно также учитывать новые правила технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9. Подробнее см. здесь

Выделим ключевые положения:

  • путевые листы должны заполняться на каждый отдельно взятый вид транспортного средства (п. 8 приказа Минтранса № 368); при посменном использовании машины разными водителями нужно формировать отдельный лист на каждого из них (п. 10);

Важно учесть! Подсказка от КонсультантПлюс:
По разъяснениям Минтранса России один путевой лист можно выписать на нескольких водителей, если ...(подробнее см. в К+). Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

  • путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевые листы на месяц нельзя (п. 9);
  • в наименовании документа должен быть зафиксирован тип машины, в заголовке — номер путевого листа (в соответствии с нумерацией, установленной в фирме);
  • в документе, помимо основных реквизитов отправителя: названия, адреса и телефона – должен указываться ОГРН;

Образец заполнения можно скачать здесь.

  • в путевом листе должны указываться показания одометра в корреляции с датой и временем выезда машины на задание, а также ее возврата в гараж, скрепленные подписями ответственных лиц компании или ИП, а если ИП сам выполняет работу водителя, то им лично (п. 12, п. 13);
  • если путевой лист оформляется при посменном пользовании машиной разными водителями, показатели одометра отмечаются в листе водителя, который первым выезжает на задание из гаража, а также того водителя, который заезжает обратно в гараж (п. 14);
  • в путевом листе должны фиксироваться дата и время проведения медосмотров, которые проводятся до выезда в рейс и после возвращения из него, — они проставляются сотрудником медицинского профиля, непосредственно участвовавшим в осмотре, а также заверяются его подписью при обязательном указании Ф. И. О. (п. 15);
  • обязательным реквизитом путевого листа является отметка о проведении перед выездом в рейс (перед сменой) контроля технического состояния транспортного средства — контролирующим лицом, проводящим осмотр, указываются дата и время его проведения, заверяемые подписью с расшифровкой до инициалов (п. 16);
  • заполненные путевые листы должны регистрироваться в специальном журнале, который заводится собственником транспорта (п. 17);
  • с 01.01.2021 года все путевые листы должны содержать сведения о перевозке, которые включают информацию о видах сообщения и видах перевозок (п.6).

Подробнее об измененях в путевых листах с января 2021 года мы рассказывали здесь.

О порядке заполнения журнала учета путевых листов, читайте здесь.

Заполненные листы должны храниться в организации, использующей транспортные средства, не менее 5 лет.

Таковы положения главного НПА, регулирующего заполнение бланков путевых листов. Способ заполнения соответствующего документа законодателем не определен — необходимые данные можно вносить в него как ручкой, так и на компьютере.

Крайне важно заполнять путевые листы корректно. Что будет, если пренебречь этим, рассмотрим на примере нескольких арбитражных разбирательств.

Подробнее об особенностях путевых листов, используемых ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Ошибки в путевом листе и отказ в возврате НДС

Весьма неприятными для налогоплательщика могут быть правовые последствия ошибок, допущенных в таком документе, как путевой лист. Обращает на себя внимание случай, свидетельствующий об отказе ФНС в признании права ИП на вычет по НДС по той причине, что путевые листы были заполнены некорректно.

Речь идет об арбитражном деле № А65-20582/2013. Истец — индивидуальный предприниматель — купил автомобиль у ООО и оформил ряд подтверждающих документов — накладную и акт приема-передачи. Продавец выставил в адрес покупателя счет-фактуру, в котором был указан НДС. Также известно, что ИП оплатил машину за счет кредитных средств.

ИП, осуществив государственную регистрацию машины, подал в ФНС декларацию по НДС, в которой была указана сумма к вычету. Однако налоговики отказали ИП в вычете, посчитав, что машина куплена не для бизнеса, а для личных целей.

Покупатель автомобиля подал иск в арбитраж, намереваясь добиться в судебном порядке аннулирования решения ФНС. Но успехом его попытки не увенчались — суд в 3 инстанциях подтвердил правоту налоговиков.

В ходе слушаний ИП предъявил суду в качестве доказательства пользования автомобилем для целей бизнеса копии путевых листов. Однако судьи посчитали, что данные источники не соответствуют требованиям приказа Минтранса, поскольку в них не было указано некоторых важных, по мнению суда, реквизитов. Кроме того, в ходе слушаний было установлено, что в акте приема-передачи автомобиля была ошибка в указании наименования ООО, которое продало ИП транспортное средство.

Не указан пункт назначения — расходы на ГСМ списать не получится

Весьма примечательна еще одна ситуация, имевшая место в рамках арбитражного дела № А55-23291/2012. ВАС отказался его передавать на уровень президиума данной инстанции, оставив, таким образом, решение кассации в силе.

Налогоплательщик подал иск против ФНС, намереваясь оспорить решение налоговиков об отказе во включении в структуру расходов фирмы затрат на ГСМ. Инспекторы ФНС посчитали данные издержки неподтвержденными, так как в путевых листах, сформированных налогоплательщиком в подтверждение затрат на ГСМ, не были указаны пункты назначения, в которые ездили водители.

Сумма, фигурировавшая в иске, весьма приличная — 700 000 руб. Но у налогоплательщика не получилось ее отсудить. В ходе слушаний в рамках первой инстанции судьи подтвердили правоту налоговиков. Апелляция дала шанс истцу, установив, что путь следования машины, а также пункт назначения груза не должны фиксироваться в таком документе, как путевой лист, организациями, которые не являются по основному профилю деятельности транспортными. К тому же, как посчитала апелляционная инстанция, путевой лист не должен рассматриваться как единственный источник, способный подтвердить задействование автомобиля в коммерческой деятельности налогоплательщика.

Однако кассация отменила решение, вынесенное апелляционной инстанции. Судьи посчитали, что путевой лист — это документ, который создается именно с целью подтверждения обоснованности издержек фирмы в виде затрат на ГСМ. Поэтому если путевой лист не содержит сведений о пункте назначения, то, по мнению судей, нельзя достоверно установить факт задействования автомобиля водителями фирмы в служебных целях. Поэтому данный реквизит путевого листа, если следовать позиции кассации, нужно рассматривать как обязательный, отражающий сущность хозяйственной операции.

Сведения о пункте назначения, фиксируемые в таком документе, как путевой лист, если следовать логике положений определения ВАС по данному делу, должны быть в достаточной мере подробными. Как считал ВАС, путевой лист должен включать название организации, куда едет машина, а также адрес соответствующего объекта.

Правила оформления путевого листа для бухгалтерии в 2021 году

На практике может использоваться довольно широкий спектр путевых листов — все зависит от типа транспортного средства, способа его задействования, а также специфики деятельности организации. Основной источник права, в котором утверждены бланки путевых листов для различных видов автомобильной техники, а также типов предприятий — постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Однако применение этого документа не является обязательным, и владелец транспорта вправе сам разработать свой бланк путевого листа или, взяв за основу подходящую унифицированную форму, дополнить ее нужными реквизитами.

Но каким бы ни был применяемый владельцем транспорта бланк, он должен содержать обязательные для него реквизиты, его нужно утвердить в качестве используемого и заполнять, следуя рекомендациям приказа Минтранса № 368.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили образец заполнения путевого листа по форме  №3 для легкового автомобиля. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно скачайте документ с комментариями по его оформлению:

Скачать бесплатно образец в К+

Наши специалисты на основе унифицированных бланков также подготовили для вас образцы заполнения путевых листов в формате Word и excel. Наиболее часто используемые бланки путевых листов и образцы их заполнения вы можете скачать в таких статьях, как:

Итоги

Путевой лист — документ, который может иметь самостоятельно разработанную форму, но должен содержать ряд обязательных реквизитов и заполняться в соответствии с законодательно установленными требованиями. Нарушение порядка заполнения может привести к налоговым потерям для владельца транспорта.

Добавить в закладки
Ваши вопросы
11 ноября 2021 15:43
Постоянная ссылка
Добрый день!

Скажите пожалуйста, имеет ли право диспетчер, который выписывает и принимает обратно от водителей путевки, подписывать путевку в строчке "Расчет произвел"?

Далее эти путевки сдаются в бухгалтерию вместе с подсчитанным расходом и остатками горючего и пройденным километражом для дальнейшей обработки и занесения в программу в начале следующего месяца (путевки сдаются ежемесячно).

Получается, приняли на работу диспетчером, а по факту выполняю работу бухгалтера и почему-то подписываю эти путевки, но к расчету зарплаты водителей отношения не имею.

Заранее благодарна за ответ!
Ответить
11 ноября 2021 19:26
Постоянная ссылка
Марина, типовой формы путевого в настоящее время нет. Что касается работы диспетчера, сам ею занимался и расчет расходов, остатков горючего в нее входил. Это вопрос не формы путевого листа, а вашей должностной инструкции.
Ответить
9 ноября 2021 14:36
Постоянная ссылка

Добрый день ! можно ездить с путевым листом на котором отсутствует его номер?

Ответить
9 ноября 2021 18:34
Постоянная ссылка
Номер - обязательный реквизит путевого листа, поэтому нельзя (Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
Ответить
20 октября 2021 06:40
Постоянная ссылка
Здравствуйте, подскажите, как правильно заполнить маршрут в путевом листе, если сама организация находится в одном городе, а водитель находится на съемной квартире на Севере? нужно каждый раз писать начальную точку (съемную квартиру)? типа г. Н.Уренгой ул такая-то д. А - г. Н. Уренгой ул. такая-то д.Б? или можно, допустим, один раз написать, что он в Н. Уренгое, а в остальных листах писать остановки?
Ответить
20 октября 2021 12:55
Постоянная ссылка
Первый вариант корректнее. Но законодательство нигде не уточняет конкретный порядок описания маршрута.
Ответить
17 сентября 2021 08:39
Постоянная ссылка
У заказчика оформлением путевого листа ложится на МОЛ? Материально ответственное лицо
Ответить
17 сентября 2021 09:02
Постоянная ссылка
Перефразируйте вопрос, лучше на форуме Его содержание не совсем понятно. Что такое МОЛ, здесь знают, в чем вопрос?
Ответить
17 ноября 2020 10:29
Постоянная ссылка
Здравствуйте! Не могу найти четкого пояснения-на кого возлагается заполнение путевого листа, директор очень хочет, чтобы это делали сами водители,раннее, в отмененной инструкции Минфина СССР №156 действовал четкий запрет участия водителя в заполнении путевого листа. Кто-нибудь сталкивался? Спасибо.
Ответить
5 октября 2020 12:13
Постоянная ссылка
Можно ли печатать путевой лист на двух листах, не использовать двустороннюю печать?
Ответить
5 октября 2020 15:19
Постоянная ссылка
Запрета нет. Главное, не потеряйте листы.
Ответить
5 октября 2020 08:09
Постоянная ссылка
Добрый день, подскажи пожалуйста возможно ли при оформление путевого листа указать общий километраж за месяц.(автомобиль личный сотрудника заправляемся по карточке)
Ответить
5 октября 2020 09:31
Постоянная ссылка
Вы можете отразить километраж за весь месяц, но расписав итоговый маршрут его движения построчно, за каждый день. Указание одной итоговой цифры лишено смысла, так как не подтверждает производственный характер поездок.
Ответить
13 января 2021 14:26
Постоянная ссылка
Подскажите пожалуйста написано, что расписать итоговый маршрут, вопрос даже если работник едет маршрутом от дома до работы?
Ответить
13 января 2021 16:09
Постоянная ссылка
Да, именно так , даже если от работы до дома, при условии, что машина предоставлена в служебное пользование.
Ответить
30 сентября 2020 10:05
Постоянная ссылка
Добрый день,в путевых листах может водитель сам от руки заполнять дату (число, месяц,г од)? или же должно быть пропечатано?
Ответить
30 сентября 2020 11:30
Постоянная ссылка
Законом не регламентировано и не имеет принципиального значения.
Ответить
1 ноября 2021 08:52
Постоянная ссылка
а это прописанно в каком нибудь законе?
Ответить
1 ноября 2021 14:18
Постоянная ссылка
Нет, в Федеральном законе от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" не установлено каких-либо ограничений по цвету чернил, используемых при заполнении первичных документов, равно, как и по способу их заполнения. Единственное условие, обеспечение сохранности содержащейся в них информации.
Ответить
16 сентября 2019 08:30
Постоянная ссылка
Добрый день, не понятен следующий момент - в штате нашей организации (малый бизнес) нет водителя, сотрудники используют личный транспорт. Исходя из полученной консультации - для подтверждения расходов на ГСМ составляется путевой лист, владелец транспорта вправе сам разработать свой бланк путевого листа или, взяв за основу подходящую унифицированную форму, дополнить ее нужными реквизитами. Но как быть с тем, что с 26.02.2017 (приказ Минтранса от 18.01.2017 № 17) обязательным реквизитом путевого листа стала отметка о проведения перед выездом в рейс. Кто будет проставлять такую отметку, если в штате нет ни водителя, ни механика?
Ответить
22 февраля 2019 07:16
Постоянная ссылка
Вопрос следующего плана : Автомобиль находится на вахте или в командировке сроком более суток.В данном случае 15 дней. То как выписывать путевку на данный автомобиль?
Ответить
15 февраля 2018 11:00
Постоянная ссылка
Здравствуйте. У меня такой вопрос: Я являюсь ген. директором ООО, у меня имеется личный автомобиль, который используется обществом в хоз. нуждах, на основании договора о безвозмездном пользовании, в штате ООО имеются водители, обязано ли общество оформлять путевые листы?
Ответить
30 января 2019 05:42
Постоянная ссылка
Не, ненадо
Ответить
19 апреля 2019 09:57
Постоянная ссылка
А что у общества с этим автомобилем никаких затрат не появляется? Все оплачено лично ген.директором? Не признает налоговая затраты.
Ответить
Ваш вопрос
Отправить
Образец нового путевого листа от экспертов К+. Бесплатно, на 2 дня.
Все формы первички, образцы, материалы по заполнению есть в К+. Бесплатно на 2 дня.
Помогаем в работе. Подпишитесь на рассылку – 1 раз в неделю, бесплатно.
Есть вопросы? Получите быстрый ответ на форуме