Учет командировок: основные процедуры
Участие сотрудника в командировке — процесс, который состоит из следующих основных процедур:
1. Выдача сотруднику авансов и суточных.
Точный срок выдачи авансовых средств, как и порядок их расчета, законодательно не установлен. Но они в любом случае выдаются перед командировкой. Если аванс не выдан, сотрудник вправе отказаться от поездки, и это не будет нарушением трудовых обязанностей.
2. Проверка авансового отчета и установление конкретных статей командировочных расходов.
Данная процедура осуществляется после командировки по факту представления авансового отчета работником. В зависимости от результатов проверки осуществляется классификация денежных сумм по тем или иным категориям (далее мы изучим, как именно).
3. Возмещение перерасхода, осуществленного за счет личных средств сотрудника, или, наоборот, удержание с него недостачи (при наличии перерасхода либо недостачи).
Неподтвержденные расходы, а также расходы, превышающие лимит суточных, подлежат возврату предприятию. В свою очередь, если работник совершает какие-либо траты в командировке за свой счет, фирма должна возместить их.
Как оформить и представить авансовый отчет по командировке, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к системе и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
4. Выплата зарплаты сотруднику, находящемуся в командировке.
Во время командировки сотрудник продолжает числиться в штате фирмы и получает зарплату. Но начисляется она по особой схеме (ее особенности рассмотрим далее).
Теперь изучим подробнее специфику указанных учетных операций, а также то, какие бухгалтерские проводки применяются в целях отражения данных операций в регистрах учета.
Бухгалтерский учет при командировках: выдача авансов и суточных
Сотрудник перед выездом в командировку получает:
1. Аванс.
Данную сумму командируемый использует для покрытия плановых, наиболее вероятных (и чаще всего хорошо просчитываемых) расходов, например: на проезд, проживание. Расчет авансовых сумм к выдаче осуществляется на основании приказа руководителя о направлении в командировку.
2. Суточные.
Сотрудник получает суточные в целях покрытия повседневных, не всегда плановых и рассчитываемых расходов. Так или иначе, суточные работник в любом случае тратит по своему усмотрению, и отчитываться по ним он не обязан.
Минимальный и максимальный размеры суточных (лимит расходов, которые командируемый совершает за счет предприятия) устанавливаются работодателем в локальных нормативах. Суточные в размере 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей в день при поездках за рубеж не облагаются НДФЛ и соцвзносами.
О повышенной величине суточных при командировке в новые регионы России мы рассказали здесь.
Несмотря на то что аванс и суточные — разные по существу выплаты с точки зрения налогового учета, в бухгалтерских регистрах их выдача прописывается с применением одной и той же проводки:
- Дт 71 Кт 50 — если аванс и суточные выдаются из кассы;
- Дт 71 Кт 51 — если выплаты перечисляются сотруднику на карту.
Сотрудник, таким образом, получает на руки или на свой банковский счет сумму, по которой он обязан отчитаться с приложением документов. Бухгалтерия, изучив отчет и документы, примет решение по возмещению работнику тех или иных сумм или, наоборот, истребованию недостачи с него.
Проводки по командировочным расходам: возврат неизрасходованных сумм и возмещение перерасхода
В течение 3 рабочих дней после завершения командировки работник направляет работодателю авансовый отчет и дополняющие его документы, по которым будут сверяться расходы, выданные сотруднику в рамках аванса (п. 26 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749).
По итогам изучения отчета и документов, которые сданы с ним, бухгалтерия определит 3 типа денежных сумм:
1. Израсходованные работником и подтвержденные авансовым отчетом и дополняющими его документами.
2. Суммы, соответствующие лимитам по суточным.
3. Сумма, изначально выданная работнику перед командировкой.
Далее из показателя по пункту 3 вычитается сумма показателей по пунктам 1 и 2.
Если результат будет положительным, то соответствующую ему сумму работник должен будет вернуть в кассу предприятия.
В бухгалтерских регистрах фиксируется следующая проводка:
- Дт 50 Кт 71 — при возврате денежных средств в кассу; или
- Дт 51 Кт 71 — при возврате денежных средств на расчетный счет предприятия.
Если результат отрицательный, предприятие должно возместить эту сумму, поскольку будет считаться, что работник потратил свои денежные средства.
В данном случае транзакция будет отнесена к командировочным расходам - проводки по ней такие же, как и в случае с выплатой авансов и суточных: Дт 71 Кт 50.
Проверка авансового отчета: проводки по расходам
Процедура, рассмотренная выше (когда бухгалтер определяет, должен ли сотрудник что-то вернуть предприятию или, наоборот, обязана ли фирма ему выплатить компенсацию), тесно связана с определением сумм, соответствующих конкретным разновидностям расходов командированного. В этих целях используются тот же авансовый отчет и дополняющие его документы.
Основные виды командировочных расходов:
1. Суточные.
Для их списания в командировочные расходы применяется следующая проводка:
- Дт 26 Кт 71.
При этом в зависимости от целей поездки операция может проводиться по дебету таких счетов, как:
- 20 (23, 25, 28) — если сотрудник направлен в командировку по производственной необходимости;
- 08 — если поездка связана с приобретением основных средств;
- 44 — если командировка осуществлялась в связке с покупкой/продажей товаров.
При этом если лимит суточных, утвержденный работодателем, превышает нормы, установленные в Налоговом кодексе, то сверхлимитные суммы облагаются НДФЛ и взносами. Факт их начисления отражается проводками:
- Дт 70 Кт 68;
- Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69.
2. Проезд, проживание и т. д.
По соответствующим командировочным расходам проводки применяются по тому же принципу, что и в случае с затратами на оплату суточных:
- Дт 26 Кт 71 (в общем случае) либо корреспонденций по дебету счетов 08, 20, 23 и т. д.
Если расходы подтверждены первичными документами и счетом-фактурой, то входящий НДС принимается к вычету, что фиксируется проводками:
- Дт 19 Кт 71 — зафиксирован входящий НДС;
- Дт 68 Кт 19 — входящий НДС принят к вычету.
Узнайте, что входит в состав командировочных расходов, с помощью разъяснений от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Изучим порядок бухучета зарплаты командированного сотрудника.
Зарплата в командировке: проводки
Находясь в командировке, работник получает и заработную плату. Правда, рассчитывается она не как обычно, а по среднему заработку (п. 9 Положения). Кроме того, выходные дни в период нахождения человека в командировке оплачиваются в двойном размере либо в одинарном при последующем предоставлении отгула, при условии корректно заполненных учетных документов (п. 5 Положения, ст. 153 ТК РФ).
О нюансах оплаты командировки в выходные дни узнайте здесь.
Начисление зарплаты командированному сотруднику осуществляется с применением проводок:
- Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 70 — начисление зарплаты, исчисленной по среднему заработку;
- Дт 70 Кт 68 — удержание НДФЛ;
- Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69 — начисление страхвзносов.
Перечисление зарплаты работнику производится с применением корреспонденции счетов:
- Дт 70 Кт 50 — если сотрудник получает зарплату в кассе;
- Дт 70 Кт 51 — если зарплата перечисляется на карточку.
Подробнее о нюансах учета командировочных читайте в статье «Порядок учета командировочных расходов».
Итоги
Бухгалтерский учет операций, характеризующих отправку работника в командировку, осуществляется в несколько этапов. Сначала работнику выдается сумма аванса и суточных, а после его возвращения из командировки определяются — на основании отчета и дополняющих его документов — взаимные финансовые обязательства сотрудника и работодателя. Любые движения денежных средств между кассой (расчетным счетом) предприятия и работником (его банковским аккаунтом) фиксируются в проводках, содержание которых определяется целью командировки.
Узнать больше о порядке ведения бухгалтерского и налогового учета при командировках вы можете в статьях:
Если работник, который направляется в командировку приобрел билеты в обе стороны, а расходы на проживание, питание и иные расходы в период командировки оплачивает принимающая сторона, то может ли этот работник сдать авнсовый отчет до отъезда?
Если нет, то почему?