2-НДФЛ за год может выглядеть по-разному в зависимости от типов ставок по выплатам в пользу физлиц. Но даже при единообразии ставок заполнение данного документа имеет нюансы. Изучим их.

 

Общие сведения о документе: назначение и срок сдачи

Выдача справки по запросу физлица: нюансы

Отказ в оформлении 2-НДФЛ работодателем: последствия

Как правильно заполнить графы справки в отношении доходов?

Указываем сведения о физлице: нюансы

Как в справке 2-НДФЛ отражаются доходы?

Как выглядит пример отчета 2-НДФЛ и на что еще обратить внимание заполняющему?

Итоги

 

Общие сведения о документе: назначение и срок сдачи

Рассматриваемый документ нужен для информирования ФНС о перечисленных налоговыми агентами выплатах, облагаемых НДФЛ, в пользу физлиц:

  • работников;
  • подрядчиков;
  • получателей дивидендов.

На каждого получателя выплат оформляется отдельная справка 2-НДФЛ. Поэтому при непредставлении справки на любого сотрудника на налогоплательщика будет наложен штраф в 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ). Кроме того, при обнаружении в какой-либо справке недостоверных данных ФНС вправе оштрафовать его на 500 руб. (ст. 126.1 НК РФ). При большом штате фирмы и массовом непредставлении справок либо передаче справок с ошибками финансовый удар по бизнесу, обусловленный санкциями ФНС, может быть заметным.

Новейшая редакция справки, о которой идет речь, введена в действие приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@.

Ознакомиться с особенностями действующего бланка справки и загрузить его вы можете здесь.

Справки в ФНС нужно сдавать 2 видов:

1. Как справки, отражающие все доходы, вне зависимости от того, удержан с них НДФЛ или нет. В справке при этом указывается признак 1.

Срок сдачи 2-НДФЛ за год в таком случае — до 1 апреля следующего за отчетным года.

2. Как справки, отражающие отдельно те доходы, по которым НДФЛ не удержан. В справке указывается признак 2.

Срок представления такой справки 2-НДФЛ за год — до 1 марта следующего года.

Таким образом, потенциал для появления штрафных санкций вырастает вдвое.

Узнать больше о соответствующих штрафных санкциях вы можете из этой статьи.

Изучим подробнее основные нюансы применения документа, а также то, как правильно заполнить 2-НДФЛ за год.

Выдача справки по запросу физлица: нюансы

Налоговый агент обязан во внеочередном порядке сформировать справку 2-НДФЛ по запросу получателя дохода, выплаченного агентом (п. 3 ст. 230 НК РФ). Документ должен быть выдан человеку в течение 3 дней после поступления письменного запроса от него и обязательно при увольнении (ст. 62, 84.1 ТК РФ). Как правило, справка 2-НДФЛ используется получателем дохода:

  • для оформления вычета;
  • получения кредита;
  • оформления визы для въезда в другое государство.

Во всех указанных случаях нужно подтвердить доход человека, и справка 2-НДФЛ — один из самых достоверных источников для этого.

Отметим, что законодательство не устанавливает предельное количество лет, предшествующих требованию о выдаче справки 2-НДФЛ, за которые работник вправе запросить рассматриваемый документ. Оформлена может быть справка 2-НДФЛ за годы, прошедшие с даты приема человека на работу и до момента запроса справки, без ограничения по давности запроса.

Отказ в выдаче справки может привести к неприятным последствиям для предприятия.

Отказ в оформлении 2-НДФЛ работодателем: последствия

Если работодатель не выдаст заявителю справку в установленный срок, то при направлении вторым жалобы в Роструд в отношении работодателя могут быть инициированы санкции по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа в размере:

  • 1 000–5 000 руб. на должностных лиц, ИП;
  • 30 000–50 000 руб. на работодателя как на юрлицо.

При повторном нарушении к работодателю могут быть применены более жесткие санкции (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ) в виде:

  • штрафа в размере 10 000–20 000 руб. или дисквалификации на 1–3 года (для должностных лиц);
  • штрафа 10 000–20 000 руб. для ИП;
  • штрафа 50 000–70 000 руб. для юрлиц.

Правда, указанные санкции применимы, только если заявитель — действующий работник (положения ст. 62 ТК РФ, устанавливающие срок представления 2-НДФЛ, не распространяются на уволенных работников). Но если работодатель откажется давать справку бывшему сотруднику, Роструд вправе применить к фирме санкции на основании ст. 5.39 КоАП РФ за непредставление данных по законному запросу. Тогда возможен штраф в размере 5 000–10 000 руб. на должностное лицо.

Основные интересующие ФНС типы данных, которые отражаются в справке 2-НДФЛ за год, — о доходах физлица и личности получателя. Изучим особенности их указания в документе.

Как правильно заполнить графы справки в отношении доходов?

В справке 2-НДФЛ фиксируются только те доходы, которые фактически выплачены агентом физическому лицу. Если они только начислены, вносить сведения о них в справку не нужно (в отличие от другого важнейшего отчетного документа — формы 6-НДФЛ, в которой отражаются и начисленные, и выплаченные доходы).

На практике расхождения между фактическими (по 2-НДФЛ) и начисленными (по 6-НДФЛ) доходами могут свидетельствовать, что у фирмы есть задолженность по зарплате. ФНС может уведомить об этом опять же Роструд и правоохранительные органы, которые получат право применить к работодателю предусмотренные законом санкции.

Узнать больше о таких санкциях вы можете по ссылке.

Сведения о доходах отражаются в справке с помощью кодов по перечню, утвержденному приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Например, у зарплаты по трудовому договору код 2000. Аналогично приводятся коды по налоговым вычетам, если они применялись для уменьшения НДФЛ в течение отчетного периода.

Наиболее ценный для ФНС вид сведений в справке 2-НДФЛ — те, что имеют отношение к личности физлица-налогоплательщика и характеризуют его доходы. Рассмотрим, каким образом данные сведения раскрываются в документе.

Указываем сведения о физлице: нюансы

При отражении сведений о физлице-налогоплательщике в отчете 2-НДФЛ за год нужно иметь в виду, что:

1. Если получатель дохода — иностранец без российского ИНН, то в соответствующем поле справки по возможности следует указать аналогичный по назначению идентификационный номер гражданина, который присвоен ему налоговой службой его страны.

2. Для поля «Статус плательщика» предусмотрены разные коды для очень похожих по существу статусов. Важно применить корректный код, в том числе:

  • 1, если налогоплательщик — налоговый резидент РФ (вне зависимости от гражданства);
  • 2, если плательщик не имеет статуса резидента (при любом гражданстве);
  • 3, если плательщик — высококвалифицированный работник в статусе нерезидента;
  • 4, если человек — участник программы переселения в статусе нерезидента;
  • 5, если человек — иностранец-нерезидент, получивший убежище;
  • 6, если человек — иностранец, работающий по патенту (резидент или нерезидент).

Таким образом, если, к примеру, человек участвует в программе переселения либо получил убежище и стал резидентом, то в справке 2-НДФЛ проставляется код 1.

Гражданство налогоплательщика прописывается с применением кода по ОКСМ (постановление Госстандарта от 14.12.2001 № 529-ст). Отметка о виде документа, подтверждающего личность плательщика, ставится с использованием кода по приложению 1 к порядку, введенному приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. Код субъекта РФ, где проживает плательщик, определяется в целях указания в справке по приложению 2 к данному порядку.

Как в справке 2-НДФЛ отражаются доходы?

При указании сведений о доходах физлица следует иметь в виду, что:

1. Заполняется столько разделов 3 справки, сколько разновидностей ставок было применено при исчислении НДФЛ. Содержание выплат значения не имеет: если, например, человек получил зарплату и дивиденды по ставке 13%, то сведения о тех и других доходах фиксируются в одном разделе.

По аналогичному принципу отражаются сведения о вычетах (раздел 4). Доходы суммируются (раздел 5) также только те, что облагаются одинаковой ставкой (вне зависимости от сущности таких доходов).

2. При указании дохода в справке отражается его код в соответствии с приложением 1 к приказу № ММВ-7-11/387. При указании вычетов также используется код — по приложению 2 к приказу № ММВ-7-11/387.

3. Сумма вычета, приведенная в таблице в разделе 3 справки, не должна превышать величину дохода, по которому применен вычет.

4. В разделе 3 не показываются стандартные, социальные, инвестиционные имущественные налоговые вычеты. Для них предусмотрен раздел 4.

В разделе 3 могут указываться, к примеру, профессиональные вычеты.

Коды по всем вычетам следует искать в приложении 2 к приказу № ММВ-7-11/387.

Есть еще ряд важных, вне зависимости от содержания формы, нюансов ее заполнения. Изучим их и ознакомимся с примером заполнения 2-НДФЛ за год.

Как выглядит пример отчета 2-НДФЛ и на что еще обратить внимание заполняющему?

При работе со справкой 2-НДФЛ также нужно учитывать, что:

1. Во всех числовых полях, в которых нет необходимости (возможности) отражать какие-либо суммовые показатели, проставляется 0.

2. В случае если данные, вносимые в справку, не помещаются на 1 странице, надо сделать необходимое количество дополнительных экземпляров справки. На практике это может потребоваться, если нужно, к примеру, указать данные по разным ставкам НДФЛ в нескольких разделах 3.

На каждом из экземпляров справки в верхней части должны быть указаны:

  • номера страниц (по порядку);
  • год, за который составляется справка;
  • дата составления, номер документа.

В дополнительных экземплярах отражаются данные, которые не поместились в основном. На каждом из них заполняется реквизит «Налоговый агент» (внизу документа), предполагающий простановку лицом, составляющим справку, своей подписи.

3. Если справка аннулирующая, в ней указываются:

  • все сведения, кроме тех, что приводятся в разделах 3, 4, 5;
  • номер аннулируемой справки и дата представления аннулирующей;
  • номер корректировки 99.

4. Если справка корректировочная, в ней указываются:

  • номер корректируемой справки и дата представления корректировочной;
  • номер справки на единицу больше, чем номер, указанный в исходной (либо в предыдущей корректировочной).

В электронном виде справка представляется, если количество получателей дохода от налогового агента в отчетном периоде составило 25 человек и больше (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Если вам интересно на практике ознакомиться с заполнением справки 2-НДФЛ за год, образец готового документа вы можете скачать по ссылке ниже.

заполнение справки 2-НДФЛ за год, образец готового документа

Скачать образец

Итоги

Документ 2-НДФЛ обязательно сдается налоговым агентом в ФНС по итогам года, по запросу выдается работникам (в том числе бывшим). То, как выглядит справка 2-НДФЛ за год, зависит от количества ставок по НДФЛ, примененных при налогообложении дохода, и общего объема данных, отражаемых в документе. Может потребоваться представить несколько листов отчета (впоследствии, возможно, еще и корректировочные или аннулирующие справки).