Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту
Комментариев (7)

Выдача справки 2-НДФЛ работнику осуществляется работодателем, который является также налоговым агентом, удерживает и уплачивает в бюджет налог с выплаченного дохода. Справка выдается по запросу работника неограниченное число раз.

 

Кто выдает справку 2-НДФЛ

Кому предоставляется справка и в какие сроки

Для каких целей работнику может потребоваться 2-НДФЛ

Что делать, если работодатель отказывается выдать справку

Как поступить, если предприятие ликвидировано

Справка 2-НДФЛ от ИП

Если имеется задержка по выплате зарплаты

Где взять справку безработному и пенсионеру

Что нового в порядке оформления справки

Корректировка данных для справки

Итоги

 

Кто выдает справку 2-НДФЛ

В п. 3 ст. 230 НК РФ указано, что справка о доходах и удержаниях из них выдается по требованию физического лица налоговым агентом. Справка оформляется по утвержденной фискальным ведомством форме 2-НДФЛ. По доходам 2010–2014 года применялась ее форма, утвержденная приказом ФНС России от 17 ноября 2010 года № ММВ-7-3/611@. Справка по новой форме, действующая с 8 декабря 2015 года и применяемая для сведений о доходах начиная с данных за 2015 год, утверждена приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@.

Скачать справку 2-НДФЛ

Налоговым агентом для работника выступает работодатель, который удерживает из его зарплаты налоги и перечисляет их в бюджет. При этом налоговым агентом для работника могут выступать не только юридические лица, но и предприниматели — физические лица, если с ними был заключен трудовой контракт.

Налоговым агентом для военнослужащих является государство, поскольку контракт на военную службу заключается от его имени. Соответственно, получить справку о своих доходах и удержаниях военнослужащие смогут в Едином расчетном центре (ЕРЦ) Минобороны России.

Кому предоставляется справка и в какие сроки

Справка по форме 2-НДФЛ предоставляется налоговым агентом:

  • Ежегодно в ИФНС (до 30 апреля года, следующего за отчетным). Справки готовятся на каждого работника, которому выплачивался доход (зарплата) в течение календарного года. Если работник трудился в течение налогового периода в нескольких подразделениях одного предприятия, то для заполнения формы 2-НДФЛ следует воспользоваться рекомендациями из письма Минфина России от 23 июля 2013 года № 03-02-08/28888.

Также по этой теме читайте статью «Как сдать 2-НДФЛ: памятка от ФНС»

  • По требованию работника неограниченное число раз, причем работодатель не может отказать работнику в его праве (письмо УФНС г. Москвы от 24 февраля 2011 года № 20-14/3/16873). Работник также может потребовать предоставить сразу несколько оригиналов справки.

См. также статью «Какова ответственность за непредставление 2-НДФЛ?»

В ст. 230 НК РФ не оговорен срок изготовления справки после обращения работника. В то же время в ст. 62 ТК РФ для выдачи справки о зарплате установлен трехдневный срок со дня поступления письменного заявления работника.

Означает ли это, что для получения справки необходимо в обязательном порядке писать заявление? Не всегда. Некоторые работодатели выдают такие документы по устной просьбе работника, а также при увольнении — без напоминаний (в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ). Если же предприятие большое либо работодатель занял позицию, что без заявления ничего предоставлять не будет, следует написать ходатайство в произвольной форме.

См. также интересную информацию по теме в статье «Облагать ли НДФЛ выплаты по соглашению о расторжении трудового договора?»

В заявлении важно правильно указать свои личные данные, а также период (он измеряется в годах), за который требуется справка. Справка должна выдаваться сколько угодно раз по обращению работника в пределах трехлетнего срока, за который учитываются его доходы.

Для каких целей работнику может потребоваться 2-НДФЛ

Справка о доходах и удержаниях из них по форме 2-НДФЛ может потребоваться работнику в следующих ситуациях:

  • для получения кредита, оформления ипотеки;
  • для заполнения декларации 3-НДФЛ;
  • при трудоустройстве на новое место работы;
  • для оформления пособия по безработице, пенсии;
  • для получения государственной материальной помощи;
  • для оформления визы;
  • в других ситуациях.

Что делать, если работодатель отказывается выдать справку

К счастью, редко, но бывают ситуации, когда работодатель отказывается выдать увольняемому сотруднику справку 2-НДФЛ. Чаще всего, по причине того, что на предприятии есть проблемы с ведением налогового учета. В таком случае работнику потребуется соблюсти все нормы закона для того, чтобы добиться своего.

Придется написать заявление в письменной форме и направить его в адрес работодателя. Предпочтительно отправлять такое заявление ценным письмом — тогда на руках останется опись вложения с отметкой почтового оператора. Если в течение установленного срока (три дня с момента получения заявления работодателем) справка так и не будет предоставлена, можно обращаться напрямую в трудовую инспекцию с жалобой на бездействие должностных лиц предприятия.

Как поступить, если предприятие ликвидировано

Не исключена и другая довольно проблематичная ситуация, когда на момент обращения за справкой предприятие уже не функционирует (ликвидировано) и сведения о нем исключены из Единого государственного реестра юридических лиц. Существует несколько способов получить справку 2-НДФЛ в такой ситуации.

Так, если справка требуется новому работодателю, он направляет запрос в отделение ПФР и местную ИФНС с объяснением причин такой необходимости. Справка может потребоваться для правильного расчета стандартных вычетов или расчета отпускных и больничных, когда без сведений об отчислениях, произведенных предыдущим работодателем, не обойтись.

В ответ на данный запрос будут предоставлены сведения о доходах и удержаниях из них по конкретному физическому лицу за запрашиваемый период. Также и само застрахованное лицо может самостоятельно отправить запрос в ПФР по утвержденной приказом Минсоцразвития от 24 января 2011 года № 21н форме.

Кроме того, с 2014 года физическое лицо может самостоятельно получить необходимые сведения о начисленном и уплаченном НДФЛ через «Личный кабинет» на сайте ФНС России.

Справка 2-НДФЛ от ИП

Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работодателем — индивидуальным предпринимателем ничем не отличается от общепринятого для налоговых агентов — юридических лиц. Так, ИП при выплате вознаграждения физическому лицу удерживает у него налог, который самостоятельно перечисляет в бюджет. Именно эти сведения и заносятся в справку.

Сам себе ИП обычно справку о доходах по утвержденной форме не предоставляет. Такая возможность в налоговом законодательстве нигде не упомянута. В то же время заполнение такой формы и самоличное ее подписание не будет нарушением.

Во многих ситуациях бывает достаточно копии декларации, в которой отражаются реальные доходы (это не подходит для ИП на ЕНВД), выписки из кассовой книги либо подачи копий подтверждающих первичных документов.

Также читайте статью «ИП не вправе платить себе зарплату»

Если имеется задержка по выплате зарплаты

В связи с тем, что в соответствии с п. 4 ст. 226 НК РФ начисленный НДФЛ не может быть удержан до момента выплаты сотруднику зарплаты, имеются особые сложности с выпиской справки 2-НДФЛ.

По мнению налоговиков, озвученному в письме ФНС от 7 октября 2013 года № БС-4-11/17931@, если доходы за прошлый налоговый период на момент составления справки (по запросу или в ограниченный срок — до 30 апреля) еще не выплачены, то их, а также удержание налогов из них в 2-НДФЛ, отражать не следует. Правда, согласно букве закона датой фактического получения дохода в виде зарплаты является последний день месяца, за который этот доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Где взять справку безработному и пенсионеру

Безработному можно получить справку о полученных доходах в виде пособия по безработице в центре занятости. Достаточно подать заявление и потом забрать готовую справку. Но это будет не форма 2-НДФЛ. Если же физическое лицо не работало более трех лет и не состояло на учете в центре занятости, то справку о доходах взять ему просто неоткуда, ведь официально их не было.

Если же у неработающего человека были доходы из других источников, необходимо сообщить о них, указав в декларации 3-НДФЛ. Кроме того, потребуется самому рассчитать налог и перечислить его в бюджет. Свидетельством полученных доходов и уплаченных с них налогов в данном случае будет копия налоговой декларации.

Дополнительно о декларации см. статью «Новая 3-НДФЛ: что изменилось?»

Пенсионеры, получающие платежи из негосударственных пенсионных фондов, могут затребовать 2-НДФЛ в местном подразделении своего фонда. А вот нетрудоспособные граждане, которые получают госпенсии, не смогут получить такую справку в ПФР, поскольку налогообложение НДФЛ таких пенсий не производится.

Что нового в порядке оформления справки

С 2014 года в порядке заполнения формы 2-НДФЛ произошли некоторые изменения: для этого документа стала возможной подпись ответственного представителя налогового агента. А в справке по новой форме, утвержденной приказом № ММВ-7-11/485@, появился цифровой код, указывающий на то, кем подписана справка (руководителем налогового агента или его представителем), и строка для указания реквизитов документа, подтверждающего полномочия представителя.

Подпись руководителя или представителя налогового агента должна иметь полную расшифровку. Так, должны быть указаны его должность и Ф. И. О. Подпись не должна закрываться печатью, которая проставляется в отведенном для этого месте — в нижнем левом углу формы 2-НДФЛ.

Еще больше информации об этом - в статье «Кто имеет право подписывать справку 2-НДФЛ?»

Если справка изготавливается на нескольких страницах, то начиная со второй страницы вверху указываются ее номер и надпись: «Справка о доходах физлица за 20хх год № ___ от хххх». Каждая страница подписывается руководителем налогового агента или его представителем.

Корректировка данных для справки

При обнаружении неточностей (при проведении налоговой или самостоятельной проверки) налоговый агент должен предоставить уточненный вариант справки в ИФНС и работнику. И сделать это как можно скорее, чтобы не попасть под ответственность за искажение поданных в ИФНС сведений, которая с 2016 года установлена новой ст. 126.1 НК РФ. Исправления, сделанные до момента выявления данного нарушения налоговым органом, избавят от ответственности.

Если налоговым агентом был произведен пересчет НДФЛ за прошедшие налоговые периоды в виде увеличения налоговых обязательств, новую справку потребуется составить и передать не только соответствующему налоговому органу, но и работнику.

В исправленной справке излишне уплаченный налоговым агентом, но не удержанный с работника налог не указывается, поскольку ФНС России не считает такую переплату налогом.

См. также статью «Надо ли и когда платить НДФЛ с аванса?»

Если в предыдущей справке был указан излишне удержанный с работника налог, а впоследствии он был возвращен физическому лицу, то в новой справке следует указать правильную сумму. После обнаружения ошибки в виде излишне удержанного НДФЛ возврат должен быть произведен в течение трех месяцев.

Необлагаемые доходы в справку вноситься не должны. Если раньше при оформлении справки была допущена ошибка, работодателю следует устранить данное нарушение.

См. также интересную информацию по теме в статье «Как вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ».

Итоги

Справка по форме 2-НДФЛ выдается физическому лицу налоговым агентом, который выплатил вознаграждение (в денежной или натуральной форме) и произвел удержание налога на доходы такого лица. Чаще всего такие справки выдают работодатели по первому требованию работника. Также такую справку на каждое работающее (оказывающее услуги по гражданско-правовому договору) физическое лицо любой налоговый агент должен в обязательном порядке предоставлять в ИФНС до 30 апреля года, следующего за отчетным.

Количество экземпляров справки, равно как и число обращений за документом от лица работника, ничем не ограничено. Это значит, что налоговый агент должен удовлетворять каждое поступившее от работника заявление о выдаче 2-НДФЛ.

На изготовление справки отводится три дня — такой срок прописан в ТК РФ и может быть использован в отношении выдачи справки о доходах. Справку можно оформить на бланке, имеющемся в любой бухгалтерской программе. Его можно скачать на каком-либо бухгалтерском портале (в т. ч. на нашем), а также можно загрузить программу по заполнению этой формы на сайте налоговой службы.

Для скорейшего получения справки работнику следует составить письменный запрос и передать его работодателю. Справка по данной форме требуется работнику довольно часто, поэтому бухгалтерии любого налогового агента следует побеспокоиться о правильном ведении налогового учета и своевременном исправлении выявленных ошибок.

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Комментарии (7)

Комментарий к статье:  Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику
01.11.2016 20:53:00

Здравствуйте! Я работаю у ИП чуть меньше года, недавно обнаружила, что на сайте госуслуг нет отчислений в ПФР. Работодатель утверждает, что это виновата налоговая, справку 2 НДФЛ обещает выдать, я жду уже 2 недели. Подскажите, где и как проверить справку на подлинность? Может ли налоговая не внести в базу те отчисления, которые уплатил работодатель?

Цитировать и ответить

Оставить комментарий

Заголовок:
Ваш комментарий: *
Ваше имя: *
Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения
Ответ на комментарий  Екатерина
07.11.2016 17:36:18

По справке 2-НДФЛ вы не увидите своих отчислений в ПРФ, так как справка формы 2-НДФЛ составляется по начисленным доходам, исчисленному, удержанному и уплаченному налогу на доходы физических лиц, а не по взносам в Пенсионный фонд. Справка 2-НДФЛ представляется работодателем в налоговые органы не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным, а в случае, если с каких-то доходов налог не удержан, то не позднее 1 марта года, следующего за отчетным (п. 2 ст. 230, п. 5 ст. 226 НК РФ). Таким образом, обратиться в налоговый орган за проверкой данных указанных в справке вы сможете не ранее указанной даты. К компетенции налогового органа не входит ведение базы по страховым взносам, которые должны быть уплачены за работников в Пенсионный фонд. Работодатель ежеквартально отчитывается в Пенсионный фонд по каждому работнику, указывая размер полученного им дохода, с которого исчисляются страховые взносы (раздел 6 формы РСВ-1). Согласно ст. 15 Закона N 27-ФЗ работодатель обязан передавать бесплатно каждому застрахованному лицу (работающему у него по трудовому договору или гражданско-правовому договору, выплаты по которому облагаются взносами) копию сведений, представленных в орган Пенсионного фонда РФ для индивидуального (персонифицированного) учета для включения их в индивидуальный лицевой счет данного застрахованного лица. Таким образом, для проверки сведений, внесенных в индивидуальный лицевой счет, вам нужно запрашивать у работодателя не справку по форме 2-НДФЛ, а копию раздела 6 формы РСВ-2. Проверить подлинность данных сведений, вы сможете, обратившись в ПФР по месту жительства.

Цитировать и ответить

Оставить комментарий

Заголовок:
Ваш комментарий: *
Ваше имя: *
Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения
Комментарий к статье:  Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику
13.10.2016 13:18:00

Здравствуйте! Бухгалтерия находится в другой области и справка приходит в трёхнедельный срок. В связи с этим становится бесполезна. Как исправить положение? Ответственные лица разводят руками, ссылаясь на работу почты. Заранее спасибо!

Цитировать и ответить

Оставить комментарий

Заголовок:
Ваш комментарий: *
Ваше имя: *
Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения
Ответ на комментарий  Олеся
14.10.2016 12:54:49

Попросите отправить письмо ускоренной почтой (EMS-письмо) или курьерской компанией. Это быстрее, чем обычная почта. Других вариантов, кроме личного посещения и «с кем-то передать» (которые, видимо, невозможны) мы не видим.

Цитировать и ответить

Оставить комментарий

Заголовок:
Ваш комментарий: *
Ваше имя: *
Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения
Комментарий к статье:  Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику
02.10.2016 13:47:00

При расторжении договора по страхованию жизни мне выплачена компенсация и страховая компания, как налоговый агент, удержала НДФЛ. Для возврата НДФЛ в налоговом органе требуется справка 2-НДФЛ. Обязана ли страхования компания по моему запросу предоставить мне эту справку и в какой срок?

Цитировать и ответить

Оставить комментарий

Заголовок:
Ваш комментарий: *
Ваше имя: *
Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения
Ответ на комментарий  Марина
03.10.2016 15:29:11

Да, страховая компания, выступающая в качестве налогового агента, обязана выдать по вашему заявлению справку 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). Если бы данная справка запрашивалась у налогового агента-работодателя, то ее вам обязаны были бы выдать в течение 3-х рабочих дней со дня подачи заявления (см. письмо Минфина РФ от 21.06.2016 N 03-04-05/36096, ст. 62 Трудового кодека). Однако для налогового агента-не работодателя срок выдачи такой справки нормативными документами не урегулирован. Срок и порядок представления справок формы 2-НДФЛ по запросу налогоплательщика, не являющимся работником страховой компании, может быть установлен только во внутренних документах этой страховой компании. Обратите внимание, что ответственность налогового агента перед налогоплательщиком за невыдачу указанной справки Налоговым кодексом не предусмотрена (см. письмо Минфина РФ от 21.06.2016 N 03-04-05/36096).

Цитировать и ответить

Оставить комментарий

Заголовок:
Ваш комментарий: *
Ваше имя: *
Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения
Комментарий к статье:  Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику
24.07.2016 21:35:00

Я только устроилась на работу, через какое время я могу попросить спраку ндфл?

Цитировать и ответить

Оставить комментарий

Заголовок:
Ваш комментарий: *
Ваше имя: *
Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения
Ответ на комментарий  Бэлла
03.10.2016 15:29:38

Нормативными документами не установлено ограничения срока, до истечения которого вы не можете запросить справку 2-НДФЛ. По мнению Минфина РФ, справку 2-НДФЛ работодатель должен выдать в течение 3-х рабочих дней со дня подачи заявления (см. см. письмо Минфина РФ от 21.06.2016 N 03-04-05/36096, ст. 62 Трудового кодека). Однако, запрашивать ее раньше, чем будет рассчитана заработная плата за календарный месяц, в котором вы устроились на работу, нецелесообразно, поскольку справка не будет содержать информации о суммах начисленного и фактически полученного дохода, исчисленного налога (п. 2 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ, Приказ ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@).

Цитировать и ответить

Оставить комментарий

Заголовок:
Ваш комментарий: *
Ваше имя: *
Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения
Комментарий к статье:  Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику
17.07.2016 17:23:00

За чей счет осуществляется отправка справки 2НДФЛ в другой регион? Я работала в другом городе временно. Теперь бухгалтерия предлагает оплатить не только почтовое отправление справки мне в другой город, но и работу курьера, который должен пойти на почту и отправить эту справку.

Цитировать и ответить

Оставить комментарий

Заголовок:
Ваш комментарий: *
Ваше имя: *
Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения
Ответ на комментарий  Полина
21.07.2016 17:50:01

Справка 2-НДФЛ относится к числу документов, связанных с работой. Согласно ст.62 ТК РФ документы (заверенные копии), связанные с работой, должны представляться работнику безвозмездно. Таким образом, если вы в заявлении указали, что просите отправить вам справку на почтовый адрес, то переслать вам ее организация должна за свой счет.

Цитировать и ответить

Оставить комментарий

Заголовок:
Ваш комментарий: *
Ваше имя: *
Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения
Комментарий к статье:  Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику
26.06.2016 16:02:00

А можно ли получить 2 ндфл с основной работы и с работы по совместительству для предоставления в банк по кредиту?

Цитировать и ответить

Оставить комментарий

Заголовок:
Ваш комментарий: *
Ваше имя: *
Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения
Ответ на комментарий  Саглара
15.07.2016 12:46:08

Да, конечно. Ваши работодатели как по основному месту работы, так и по совместительству являются налоговыми агентами, которые должны выдать справку 2-НДФЛ по вашему заявлению.

Цитировать и ответить

Оставить комментарий

Заголовок:
Ваш комментарий: *
Ваше имя: *
Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения
Комментарий к статье:  Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику
08.06.2016 13:27:00

Мне месяц не могут прислать спр.2-ндфл. г. Казань. Бахетле. Что делать?

Цитировать и ответить

Оставить комментарий

Заголовок:
Ваш комментарий: *
Ваше имя: *
Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения
Ответ на комментарий  Пронина Елена Аркадьевна.н.Новгород.
13.06.2016 11:00:58

Ответ на данный вопрос рассмотрен в настоящей статье (см. подраздел «Что делать, если работодатель отказывается выдать справку»).

Цитировать и ответить

Оставить комментарий

Заголовок:
Ваш комментарий: *
Ваше имя: *
Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения