Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту

Документы для скачивания

Перерасход по авансовому отчету – как поступить в этой ситуации и можно ли выплатить сумму перерасхода сотруднику? Рассмотрим алгоритм действий по данному вопросу и нормы его законодательного регулирования.

 

Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?

Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно?

Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику?

Итоги

 

Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?

Наиболее часто перерасход по авансовому отчету (далее – АО) возникает в случае выдачи средств под отчет на командировочные расходы. При возвращении сотрудника компании из командировки у него есть 3 дня (рабочих) на то, чтобы сдать в бухгалтерию АО. В нем он должен отразить все свои расходы, прикрепить к нему оправдательные документы на их обоснование (чеки, счета, квитанции и т.д.).

Бухгалтер должен принять к проверке АО. В ходе проверки нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер заданию, которое было выдано для цели командировки. И если по АО образовался перерасход суммы аванса, то прежде чем принять решение о его выплате, следует установить наличие всех условий, позволяющих совершить данное действие.

Перечень условий для выплаты перерасхода по авансовому отчету следующий:

  • отчет должен быть оформлен в соответствии с установленными для него правилами;
  • каждая расходная строка должна иметь подтверждающий документ;
  • в обязательном порядке следует соблюсти принцип обоснованности по каждому расходу, т. е. расходы должны быть направлены именно на выполнение целей, поставленных руководителем для командировки.

Если хотя бы одно из вышеперечисленных условий не будет соблюдено, то такие расходы по АО не могут быть приняты бухгалтерской службой, а выплата перерасхода не производится.

Решить вопрос с возмещением средств по АО вам поможет материал «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?»

Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно?

Часто у работников бухгалтерской службы возникает вопрос: а нужно ли работнику, сдавшему АО с перерасходом, писать заявление на возмещение такового? Чтобы перестраховаться, бухгалтеры часто обязывают сотрудников писать заявление на возврат суммы перерасхода. А есть ли для этого основание? Давайте рассмотрим подобную ситуацию на конкретном примере.

Менеджер Коротков И. Р., работающий в ООО «Кира», вернулся из командировки и сдал АО с приложением всех подтверждающих документов на совершенные им расходы. Бухгалтером АО был проверен – все приложенные к нему документы соответствовали строкам расходов АО, обоснованность произведенных расходов также не вызвала сомнений. В результате бухгалтерской проверки было установлено, что сумма произведенных расходов выше суммы полученного аванса, а это значит, что по АО перерасход. АО был отдан директору на утверждение, и документ был утвержден.

В данном примере основанием того, что перерасход по авансовому отчету нужно выплачивать, являются следующие факторы:

  • обоснованность расходов;
  • подтверждение всех расходов;
  • утверждение АО и соответствие его формы требованиям закона.

Выплата перерасхода осуществляется на основании непосредственно утвержденного АО. Никаких заявлений дополнительно писать не требуется – данная обязанность нигде законодательно не закреплена.

Проверить правильность заполнения АО вам поможет материал «Образец заполнения авансового отчета в 2015 году»

Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику?

Удобство использования в расчетах банковских карт неоспоримо, но можно ли использовать такой способ расчета для выплаты перерасхода по АО? Позиция государственных органов в этом вопросе неоднозначна.

Если обратиться к самой форме АО № АО-1, то мы можем увидеть, что документ, на основании которого выдаются деньги по перерасходу, – это только кассовый ордер.

Форма № АО-1

Скачать форму № АО-1

И документ, по которому такие выплаты могут быть совершены, там также обозначен – это кассовый ордер. Это значит, что выплаты можно осуществлять только посредством выдачи или приема в кассу предприятия наличных средств. Такая же позиция отражена в п. 6.3. указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У. Однако казначейство РФ и Минфин РФ придерживаются иной позиции (письма от 10.09.2013 № 42-7.4-05/5.2-554 и № 02-03-10/37209).

Итоги

Для подтверждения факта перерасхода по АО и утверждения самого документа нужно обязательное соблюдение ряда условий. Если все они выполнены, то можно производить выплату перерасхода. Основанием для этого является сам утвержденный документ. Выплату стоит осуществлять наличными из кассы предприятия.

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения