Возмещение расходов по авансовому отчету становится необходимостью, когда истраченная работником сумма оказывается больше, чем полученный им аванс на расходы. Однако расходы должны иметь однозначное документальное подтверждение. Рассмотрим процедуру возмещения и наиболее проблемные ситуации с подтверждающими документами.

 

Выдача денежных средств под отчет и их возврат

Расходы, подлежащие возмещению при отправке работника в командировку

Возмещение расходов на проезд

Возмещение расходов на наем помещения

Возмещение суточных

Итоги

 

Выдача денежных средств под отчет и их возврат

До 19.08.2017 согласно п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У наличные деньги выдавались под отчет при обязательном соблюдении следующих условий:

  • Работник полностью погасил задолженность по ранее полученной сумме.
  • Имеется его заявление на выдачу денег, подписанное руководителем (или ИП). В заявлении указана сумма, которую необходимо выдать, и срок, на который она выдается.

С 19.08.2017 обоих этих условий коснулись изменения (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У). Первое отменено, а второе перестало быть обязательным. Теперь выдача подотчетных сумм может осуществляться не только по заявлению работника, но и на основании распорядительного документа, подписанного руководителем (или ИП).

Отчитаться за использование выданной суммы работник должен в течение 3 рабочих дней:

  • по истечении срока, указанного в заявлении на выдачу или в распорядительном документе;
  • после возвращения из командировки.

Для этого работник составляет авансовый отчет. Отчет сдается бухгалтеру, главному бухгалтеру (а если их нет, то руководителю) вместе с подтверждающими расходы документами. Сроки утверждения отчета законодательно не закреплены — они устанавливаются руководителем.

О том, что проверяет бухгалтерия в авансовых отчетах, читайте в статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Форму авансового отчета можно скачать на нашем сайте.

Форма авансового отчета

Скачать форму авансового отчета

Если выданная сумма была потрачена не полностью, остаток должен быть возвращен работником в кассу. Если этого не произошло или работодатель не утвердил отчет, посчитав, что понесенные расходы ему не нужны, можно удержать невозвращенную работником сумму из его зарплаты. Это позволяет сделать ст. 137 ТК РФ.

На практике встречаются ситуации, когда работник расходует больше, чем ему выдали, или приобретает что-то для нужд организации за свой счет. Эту сумму можно выплатить работнику. Подтверждением того, что расходы экономически обоснованы, является утвержденный руководителем авансовый отчет. При этом выплаченная сумма не рассматривается как доход, полученный работником, с нее не удерживается НДФЛ.

О том, всегда ли для подтверждения расходов нужен кассовый чек, читайте в материале «Особенности авансового отчета без кассового чека».

Расходы, подлежащие возмещению при отправке работника в командировку

При отправке работника в командировку организация возмещает ему:

  1. Расходы на проезд.
  2. Расходы на наем помещения.
  3. Суточные.
  4. Другие расходы, письменно разрешенные работодателем.

Обязанность работодателя возмещать вышеперечисленные расходы закреплена в ст. 168 ТК РФ. Их размеры согласно этой же статье должны быть закреплены в локальных нормативных актах (например, в приказе по организации или положении о командировках) или коллективном договоре.

Возмещение расходов на проезд

Основанием для возмещения таких расходов являются проездные документы, чаще всего билеты. Кроме проезда возмещаются расходы на услуги по оформлению проездных документов и использование в поезде постельного белья.

Если работник покупал не бумажные, а электронные билеты, то для подтверждения проезда по железной дороге он должен приложить к авансовому отчету распечатанную квитанцию. А для подтверждения авиаперелета — квитанцию на бумажном носителе и посадочный талон (письмо Минфина России от 14.01.2014 № 03-03-10/438).

О том, какие документы нужно запросить у работника, если он отправился в командировку на своем транспорте, читайте в статье «Работник едет в командировку на личном транспорте. Как подтвердить расходы?».

Возмещение расходов на наем помещения

Документами, свидетельствующими о проживании командированного в гостинице, являются счет-фактура, гостиничный бланк, счет или кассовый чек. Если сотрудник останавливался в частном секторе, необходим договор с собственником о найме жилого помещения и документ, подтверждающий оплату (например, расписка).

ВАЖНО! При проживании командированного в частном секторе принять НДС к вычету не получится. С гостиничных услуг НДС к вычету можно принять на основании счета-фактуры, а также гостиничного бланка, счета или чека. Но для этого налог в вышеперечисленных документах должен быть выделен отдельной строкой. Если этого нет, налоговая может отказать в вычете.

Об учете арендной платы за квартиру для командированных работников читайте в материале «Арендуете квартиру для командированных работников? Арендную плату можно учесть в полном размере».

Возмещение суточных

Существенные изменения, вступившие в силу в 2015 году, текста положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) касаются отмены таких документов, как служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о выполненном поручении.

Пока в ходу было командировочное удостоверение, количество дней командировки определялось именно по нему. С 08.01.2015 документами, подтверждающими продолжительность командировки, стали проездные документы. А с 08.08.2015 к их числу добавились документы о найме жилого помещения. С этой же даты для расчета суточных можно использовать служебную записку или другой документ (например, письмо), в котором принимающая сторона подтверждает прибытие и выбытие командированного сотрудника.

Итоги

Работнику может быть выдан под отчет аванс, об использовании которого он должен отчитаться в установленные законом сроки. В качестве отчетности работник составляет авансовый отчет, прикладывая к нему документы, подтверждающие произведенные им расходы. Сумму, оказавшуюся израсходованной сверх суммы выданного аванса, работодателю, согласному с показанными в отчете расходами, придется выдать работнику дополнительно.