Каков порядок возмещения по авансовому отчету?

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту

Возмещение расходов по авансовому отчету в основном происходит в двух случаях: если работник съездил в командировку или приобрел товары (услуги) за наличный расчет. Во второй ситуации документы, подтверждающие расходы, очевидны: кассовый, товарный чек, квитанция и т.п. А вот подтверждение командировочных расходов — тема более сложная, поэтому на ней остановимся подробнее.

 

Выдача денежных средств под отчет и их возврат

Расходы, подлежащие возмещению при отправке работника в командировку

Возмещение расходов на проезд

Возмещение расходов на наем помещения

Возмещение суточных

Итоги

 

Выдача денежных средств под отчет и их возврат

Согласно п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У наличные деньги выдаются под отчет при соблюдении следующих условий:

  • Работник полностью погасил задолженность по ранее полученной сумме.
  • Имеется его заявление на выдачу денег, подписанное руководителем. В заявлении должна быть указана сумма, которую необходимо выдать, и срок, на который она выдается.

Отчитаться за использование выданной суммы работник должен в течение 3 дней по истечении срока, указанного в заявлении на выдачу, или в течение 3 дней после возвращения из командировки. Для этого работник составляет авансовый отчет. Отчет сдается бухгалтеру, главному бухгалтеру (а если их нет, то руководителю) вместе с подтверждающими расходными документами. Сроки утверждения отчета законодательно не закреплены — они устанавливаются руководителем.

Форма авансового отчета

Скачать форму авансового отчета

Если выданная сумма была потрачена не полностью, остаток должен быть возвращен работником в кассу. Если этого не произошло или руководитель не утвердил отчет, посчитав, что понесенные расходы организации не нужны, можно удержать невнесенную сумму из зарплаты. Это позволяет сделать ст. 137 ТК РФ.

Подробнее об авансовых отчетах читайте в статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете»

На практике встречаются ситуации, когда работник расходует больше, чем ему выдали, или приобретает что-то для нужд организации за свой счет. Эту сумму можно выплатить работнику. Подтверждением того, что расходы экономически обоснованны, является утвержденный руководителем авансовый отчет. При этом выплаченная сумма не рассматривается как доход, полученный работником, с нее не удерживается НДФЛ.

Как поступить в случае, если работник не может предоставить кассовый чек, читайте в статье «Особенности авансового отчета без кассового чека»

Расходы, подлежащие возмещению при отправке работника в командировку

При отправке работника в командировку организация возмещает ему:

  1. Расходы на проезд.
  2. Расходы на наем помещения.
  3. Суточные.
  4. Другие расходы, письменно разрешенные работодателем.

Обязанность работодателя возмещать вышеперечисленные расходы закреплена в ст. 168 ТК РФ. Причем согласно этой же статье размеры таких расходов должны быть закреплены в локальных нормативных актах (например, в приказе по организации) или коллективном договоре.

Возмещение расходов на проезд

Основанием для возмещения таких расходов, как и раньше, являются проездные документы, чаще всего билеты. Кроме проезда возмещаются расходы на услуги по оформлению проездных документов и использование в поезде постельного белья.

Если работник покупал не бумажные, а электронные билеты, то для подтверждения проезда по железной дороге он должен приложить к авансовому отчету распечатанную квитанцию. А для подтверждения авиаперелета — квитанцию на бумажном носителе и посадочный талон (письмо Минфина России от 14.01.2014 № 03-03-10/438).

О том, какие документы нужно запросить у работника, если он отправился в командировку на своем транспорте, читайте в статье «Работник едет в командировку на личном транспорте. Как подтвердить расходы?».

Возмещение расходов на наем помещения

Документами, свидетельствующими о проживании командированного в гостинице, являются счет-фактура, гостиничный бланк, счет или кассовый чек. Если сотрудник останавливался в частном секторе, необходим договор с собственником о найме жилого помещения и документ, подтверждающий оплату (например, расписка).

Важно! При проживании командированного в частном секторе принять НДС к вычету не получится. С гостиничных услуг НДС к вычету можно принять на основании счета-фактуры, а также гостиничного бланка, счета или чека. Но для этого налог в вышеперечисленных документах должен быть выделен отдельной строкой. Если этого нет, налоговая может отказать в вычете.

Об учете арендной платы за квартиру для командированных работников читайте в нашей статье «Арендуете квартиру для арендованных работников? Арендную плату можно учесть в полном размере».

Возмещение суточных

Существенные изменения в положение «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, которые вступили в силу с 2015 года, касаются отмены таких документов, как служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о выполненном поручении.

Пока в ходу было командировочное удостоверение, количество дней командировки определялось именно по нему. С 8 января 2015 года документами, подтверждающими продолжительность командировки, стали проездные документы. А с 8 августа 2015 года к ним добавились документы о найме жилого помещения. С этой же даты для расчета суточных может быть использована служебная записка или другой документ (например, письмо), в котором принимающая сторона подтверждает прибытие и выбытие командированного сотрудника.

Итоги

Работнику может быть выдан под отчет аванс, об использовании которого он должен отчитаться в установленные законом сроки. Для этого он составляет авансовый отчет и прикладывает к нему документы, подтверждающие расходы, которые ему обязана возместить фирма. Сроки утверждения отчета законом не установлены — их руководство компании определяет самостоятельно.

Форма авансового отчета

Скачать форму авансового отчета

Чтобы документы, подтверждающие расходы, содержали все необходимые для принятия их к учету реквизиты, рекомендуем выдавать работникам, которые получают деньги под отчет, памятку, в которой перечисляются все документы, которые нужно представить в бухгалтерию фирмы, и нюансы оформления, на которые следует обратить внимание.

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения