Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета

Подотчет на карту сотрудника с расчетного счета можно перечислять только после надлежащего оформления документации. О подробностях читайте далее.

Можно ли осуществлять выдачу подотчета на карту сотрудника?

В законодательстве РФ нет отдельного нормативного документа, устанавливающего порядок выдачи подотчетных средств на карту сотрудника. Известное бухгалтерам указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций ЮЛ и ИП» от 11.03.2014 № 3210-У регулирует выдачу подотчета только в наличной форме.

Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:

  • письмом от 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
  • письмом от 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
  • письмом от 05.10.2012 № 14-03-03/728.

В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см. п. 2.5):

  • оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на территории РФ;
  • оплата командировочных и представительских расходов на территории РФ и за ее пределами;
  • проведение иных операций, не запрещенных законодательством РФ.

Как применять ККТ при расчетах через подотчетных лиц? Узнайте экспертное мнение в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.

См. также «Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами».

Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника

Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.

В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:

«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.

При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.

Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».

Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.

С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах - образец».

Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.

К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:

  • цель получения подотчетных денег;
  • сумма запрашиваемого подотчета;
  • банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
  • период, на который предоставляются подотчетные деньги;
  • разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
  • подпись подотчетного лица;
  • дата составления.

Ниже представлены готовые образцы заявления и приказа на выдачу подотчета на карту. Вы можете скачать их бесплатно:

Скачать образец заявления о подотчете на карту

 

Скачать образец приказа о подотчете на карту

Срок представления авансового отчета по подотчету, выданному на карту сотрудника, в отличие от подотчета, выданного наличными, законодательством РФ не установлен. Чтобы сотрудники, получившие безналичный подотчет, своевременно сдавали авансовые отчеты, в приказе на выдачу подотчета или инструкции для подотчетных лиц добавьте положение:

«По денежным средствам, полученным под отчет безналичным способом, авансовый отчет предоставляется в срок не позднее __ рабочих дней после окончания периода, на который выданы подотчетные средства».

ВНИМАНИЕ! Требование об обязательном сроке сдачи авансового отчета в течение 3-х дней с 30.11.2020 отменено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.

О том, как должен быть заполнен авансовый отчет и какие документы должны быть к нему приложены, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к К+, получите его бесплатно и переходите к разъяснениям и образцам.

Для доказательства того, что произведенные расходы были оплачены за счет полученных на карту подотчетных сумм, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте. Это могут быть как чеки, выданные продавцом при оплате картой товаров или услуг, так и чеки, распечатанные банкоматом при получении с карты наличных денег.

Что указывать в назначении платежа при выдаче подотчета на карту сотрудника?

При перечислении подотчетных денег на карту сотрудника в поле (24) платежного поручения наиболее емко указывайте их назначение. Тогда при получении налоговых запросов будет легче найти все подтверждающие документы (заявления, приказы, авансовые отчеты). К примеру:

«Выдача под отчет на покупку проездных билетов по заявлению от 26.10.20ХХ № 124».

Все остальные реквизиты заполняются в обычном порядке.

С правилами и образцом заполнения платежных поручений ознакомьтесь в этой статье.

Проводки по перечислению денежных средств на карту сотрудника в подотчет

Выдача подотчетных средств на карту сотрудника в бухучете фиксируется следующей проводкой:

Дт 71 Кт 51 (52).

При возврате неиспользованных подотчетных средств наличными через кассу делается запись:

Дт 50 Кт 71.

При перечислении неиспользованного подотчета безналичным способом — с карты сотрудника на расчетный счет фирмы — вносится запись:

Дт 51 (52) Кт 71.

О нюансах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ к системе бесплатно.

Итоги

В законодательстве РФ нет ни запретов, ни четких инструкций по предоставлению подотчета на карту сотрудника. Поэтому организации и ИП должны сами определять порядок выдачи подотчета на карту. Основная цель этого порядка — документальное подтверждение правомерности выдачи и надлежащего использования подотчетных сумм. Иначе выданный на карту подотчет будет отнесен проверяющими органами к налогооблагаемому доходу сотрудника.

Добавить в закладки
Ваши вопросы
14 октября 2022 17:21
Постоянная ссылка
Мне на карту перечеслялись подотчетные деньги .никаких заявлений я неподписывал .а с меня требуют эти деньги вернуть.что делать в такой ситуации???
Ответить
14 октября 2022 17:59
Постоянная ссылка
Если это были подотчетные деньги от вашей организации, но вы их не потратили на нужды организации, то деньги нужно вернуть.
Ответить
14 сентября 2022 12:05
Постоянная ссылка
Добрый день.
У нас ситуация следующая. Сотрудник находится в командировке в другом регионе. Командировку пришлось продлить на несколько дней. Можно ли ему перечислить суточные на карту его жены, так как его карта заблокирована?
Ответить
14 сентября 2022 17:57
Постоянная ссылка
Здравствуйте!
Перечисление как суточных, так заработной платы на счета, не принадлежащие работникам, действующим законодательством не запрещено. Поэтому на наш взгляд, вы можете перечислить суточные на карту жены работника.
Ответить
21 июня 2022 11:09
Постоянная ссылка
Можно ли переводить сотруднику денежные средства в подотчет, если на момент перевода дс он находится в очередном отпуске?
Ответить
21 июня 2022 14:58
Постоянная ссылка
Я не могу утверждать, что прям строго нельзя переводить отпускнику денежные средства под отчет. Но полагаю, что во время отпуска он не должен выполнять свои трудовые обязанности. Квалифицируют ли трудовики такой случай как нарушение не могу сказать, но сам факт в принципе не совсем правильный.
Ответить
14 февраля 2022 17:24
Постоянная ссылка
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста если директор покупает бумагу на выходных, а в понедельник приносит товарную накладную, я его конечно же ругаю, но мне приходится ему переводить безналом на карту сумму потраченную на покупку бумаги. У нас кассы нет . Подскажите пожалуйста насколько это критично?
Ответить
15 февраля 2022 17:49
Постоянная ссылка
Вот честно, не скажу, насколько это критично. Если Вы интересуетесь,как на это посмотрят проверяющие, то они это смогут обнаружить только при выездной проверке. Обратят ли внимание на это проверяющие, будут ли сверять выходные и рабочие дни - все это будет зависеть от конкретного инспектора. Я лично не вижу каких-то препятствий к тому, чтобы оприходовать бумагу, купленную в выходной день. Самое главное - чтобы права работника (директора) не нарушались в связи с тем, что он выполняет какие-то рабочие обязанности в свой выходной. Но это мое мнение, возможно есть и другие, чтобы их узнать обратитесь к участникам нашего форума
Ответить
2 октября 2020 16:04
Постоянная ссылка
Мне на карту перечислялись денежные средства (премия) за проделанную работу. Однако после проведения аудита выяснилось, что деньги проводились как подотчетные, которые с меня сейчас требуют вернуть. Никаких приказов и заявлений о выдаче мне подотчет денежных средств я не подписывал. Что делать в такой ситуации.
Ответить
4 октября 2021 21:53
Постоянная ссылка
Мне на карту перечеслялись подотчетные деньги .никаких заявлений я неподписывал .а с меня требуют эти деньги вернуть.что делать в такой ситуации
Ответить
Ваш вопрос
Отправить