Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту

Учет с подотчетными лицами ошибки может предполагать самые разнообразные: связанные как с неверным документальным оформлением операций, так и с нарушением регламента выдачи и возврата подотчетных сумм. Разберем самые распространенные ошибки, а также посмотрим, как можно их исправить.

 

Ошибка № 1: отсутствуют заявления на выдачу подотчетных сумм

Ошибка № 2: выдача новых подотчетных сумм неотчитавшемуся сотруднику

Ошибка № 3: несвоевременные отчеты

Ошибка № 4: отсутствие корпоративного регламента по безналичному подотчету

Ошибка № 5: в первичных документах не расшифровано содержание покупки

Ошибка № 6: расходы подотчетника оплачены не его банковской картой

Итоги

 

Ошибка № 1: отсутствуют заявления на выдачу подотчетных сумм

Выдавать деньги подоточетникам приходится практически каждому хозяйствующему субъекту — предпринимателю или компании. Многие бухгалтера еще помнят времена, когда работодатель мог устанавливать список с одинаковыми для всех сотрудников сроками подотчета и максимальными к выдаче суммами и на основании этого списка выдавать средства под отчет.

Сегодня действует другой порядок, определенный п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, согласно которому каждая подотчетная сумма в наличной форме может быть выдана только на основании соответствующего заявления работника. Отсутствие таких заявлений налоговые органы часто считают административным правонарушением (правда, далеко не всегда их претензии правомочны, поскольку ответственности именно за отсутствие заявлений подотчетных лиц в законодательстве не существует).

ВАЖНО! Нормы указания № 3210-У распространяют свое действие только на расчеты наличными. Безналичный подотчет должен регулироваться локальными актами хозсубъекта.

Исправляем ситуацию

Естественно, необходимо как можно быстрее оформить недостающие документы, завизировав их у подотчетников и руководителя, и тогда неприятностей можно избежать. Однако может быть и такая ситуация, когда контролеры с проверкой уже пришли, а заявления у вас отсутствуют. Но и здесь есть возможность оперативно исправить положение. Дело в том, что проверяющие не имеют права требовать документы немедленно — на их представление у вас имеется 1 рабочий день (п. 31 приказа Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н). За этот срок нужно постараться подготовить отсутствующие документы.

ВАЖНО! Согласно ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ давность привлечения к административным правонарушениям — 2 месяца. Поэтому заявления у вас могут потребовать проверяющие только за 2 месяца, предшествующие началу проверки.

Обратите внимание — заявления следует оформлять не только рядовым сотрудникам, но и руководителю.

Подробности — в статье «Как правильно выдать деньги в подотчет директору».

Дополнительно к заявлениям мы вам советуем утвердить перечень лиц, которым разрешено брать деньги под отчет. Несмотря на то что перечень не является обязательным, его оформление крайне полезно для оптимизации работы персонала вашей фирмы. Во-первых, каждый сотрудник будет четко знать, может ли он получить деньги для совершения покупок на нужды своего работодателя. Во-вторых, работникам бухгалтерии будет легче контролировать тех сотрудников, которые обязаны оформлять заявления на подотчет и представлять отчетные документы. В-третьих, таким способом вы усиливаете внутрикорпоративный контроль над расходованием денежных средств.

Образец такого списка вы можете скачать здесь:

Список лиц

Скачать список лиц

ВАЖНО! Утверждать список подотчетников следует отдельным приказом, а не учетной политикой: перечень подотчетных лиц может неоднократно меняться, при этом издать новый приказ не составит труда, а вот изменить учетную политику может быть проблематично (ч. 6 ст. 8 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Ошибка № 2: выдача новых подотчетных сумм неотчитавшемуся сотруднику

Согласно абз. 3 п. 6.3 указания № 3210-У работнику следующие подотчетные суммы можно выдавать только тогда, когда он полностью отчитается за предыдущие. За нарушение данного правила возможен штраф по ст. 15.1 КоАП (40 000–50 000 руб. для юрлиц, 4 000–5 000 руб. — для должностных лиц).

И хотя напрямую в ст. 15.1 КоАП данное нарушение не обозначено, судьи в таких ситуациях нередко встают на сторону контролеров (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 22.08.2014 № А45-5774/2014, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.02.2014 № 09АП-47328/2013).

Исправляем ситуацию

В заявлениях подотчетников следует предусмотреть поле, в котором бухгалтер будет фиксировать факт отсутствия у них задолженности по ранее выданным суммам. Руководителю не следует подписывать заявление без визы бухгалтера.

О штрафах за нарушение кассовой дисциплины узнайте из публикации «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Ошибка № 3: несвоевременные отчеты

Согласно п. 6.3 Указания № 3210 отчитаться по полученным суммам работник обязан в 3-дневный срок, отсчитываемый со дня окончания периода, на который они выдавались. Немного другое правило установлено для командировочных расходов — по ним подотчетник обязан отчитаться в 3 рабочих дня, исчисляемых со дня возвращения из командировки (п. 26 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Отчетная документация лица, взявшего деньги на совершение покупок для работодателя, включает авансовый отчет, а также комплект первичных документов, подтверждающих произведенные расходы. Если полученные сотрудником средства не были потрачены полностью, их остаток он обязан внести в кассу.

Правильно оформить авансовый отчет вам поможет материал «Образец заполнения авансового отчета в 2015 году».

ВАЖНО! Принимать авансовый отчет без документального подтверждения осуществленных трат недопустимо. Существует риск переквалификации налоговиками выданных подотчетных сумм в доход сотрудника (постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12).

Данные правила хорошо известны практикующим бухгалтерам, которые стараются соблюдать их. Однако на практике бывает, что сами подотчетники не торопятся отчитаться, а удержать суммы из их зарплаты возможно только с их согласия (ст. 137 ТК РФ).

Исправляем ситуацию

Необходимо четко контролировать сроки подотчетов. Чтобы работники знали, когда им следует отчитаться, составьте для них памятку. При систематической задержке представления авансовых отчетов проинформируйте своих сотрудников о том, что по закону возможно удержание НДФЛ по невозвращенным вовремя суммам. В случае если перечисленные мероприятия неэффективны, следует провести процедуру изъятия неподтвержденных первичкой сумм из зарплаты.

О возможных удержаниях из зарплаты расскажет наш материал «Ст. 138 ТК РФ: вопросы и ответы».

ВАЖНО! Сотрудники Соцстраха считают, что с не возвращенных подотчетниками и не удержанных из их зарплаты сумм по истечении месяца, исчисляемого с окончания срока представления авансового отчета, следует начислить страховые взносы (письмо ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250, письмо Минтруда РФ от 12.12.2014 № 17-3/В-609).

Ошибка № 4: отсутствие корпоративного регламента по безналичному подотчету

Как мы уже выяснили, выдавать под отчет возможно не только наличность, но и безналичные суммы (на корпоративные, личные карты сотрудников). При этом законодательного регламентирования безналичного подотчета не имеется. В то же время существует позиция чиновников, согласно которой порядок выдачи безналичных подотчетных средств должен быть зафиксирован в учетной политике (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Во избежание споров с проверяющими органами мы советуем прислушаться к мнению финансового ведомства.

Исправляем ситуацию

Пропишите в учетной политике для целей бухучета оба способа выдачи подотчетных сумм: в наличной и безналичной форме, а также акцентируйте внимание на том, что безналичный подотчет может перечисляться как на личную карту работника, так и на корпоративную карту. Данная информация может быть сформулирована следующим образом:

«Денежные средства под отчет работникам на целевые расходы организации выдаются в наличной или безналичной (путем перечисления на корпоративную карту организации или личную карту работника) форме. Способ выдачи подотчетных средств указывается в заявлении работника».

ВАЖНО! Перечисляя подотчетнику деньги, не забудьте в платежке указать соответствующее назначение платежа — «под отчет», тогда контролеры не смогут предъявить претензий по поводу того, что средства были перечислены по иным основаниям — например в качестве зарплаты (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Исчерпывающую информации о безналичном подотчете вы найдете в публикации «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Ошибка № 5: в первичных документах не расшифровано содержание покупки

Представим ситуацию. Ваш сотрудник принес авансовый отчет, к которому приложил кассовый и товарный чек. При этом ни в том, ни в другом документе не расшифрованы наименования и количество приобретенных ТМЦ, а указаны их стоимость и обобщенное название (например, запчасти). Можно ли принять такой авансовый отчет?

Мы бы не советовали. Согласно п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ все расходы должны быть документально подтверждены. Правила документального подтверждения хозопераций первичными документами установлены ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Согласно данной норме к обязательным реквизитам первичного документа относятся наименование и количество приобретенных активов, работ, услуг. В нашем примере это условие не выполняется, а значит, нет основания принять такие документы к учету.

ВАЖНО! Не все арбитры согласны с налоговиками и иногда встают на сторону налогоплательщика, принявшего к учету расходы, в которых указано обобщенное название покупок (постановление ФАС Поволжского округа от 03.02.2006 № А55-14012/05-32). Однако гарантии того, что именно вас поддержит суд в подобном случае, никто не может дать.

Исправляем ситуацию

Судиться из-за проблемы, которую можно решить быстро и без существенных усилий, совершенно непродуктивно. Здесь можно поступить следующими способами:

  • Попросить продавца выдать товарный чек, в котором будут верно указаны наименование и количество купленных товаров.
  • В случае нежелания продавца пойти навстречу, сделать расшифровку покупки самостоятельно и приложить ее к авансовому отчету вместе с имеющимися первичными документами.

Пример такой расшифровки может выглядеть так:

Пример расшифровки

Скачать расшифровку

Ошибка № 6: расходы подотчетника оплачены не его банковской картой

Как ни странно, но такая ситуация на практике тоже имеет место. Предположим, сотрудник решил совместить поход за личными и «корпоративными» покупками в компании родственника и случайно расплатился и за те, и за другие его картой.

Казалось бы, все в порядке: правильно оформленные документы на приобретение и покупку имеются, они в полном комплекте. Однако в чеке ККТ указаны данные не вашего сотрудника, а совсем другого лица.

Принимать такой авансовый отчет рискованно, поскольку контролеры, заметив, что оплата была произведена лицом, не имеющим отношения к вашей фирме, сочтут такие расходы неправомерными.

Исправляем ситуацию

Если и вы столкнулись с подобной проблемой, необходимо получить от подотчетника объяснительную записку, в которой следует указать, что лицо, чьей картой была произведена оплата, делало покупку по поручению вашего сотрудника:

Скачать объяснительную

Кроме того, нужно получить расписку от этого лица о том, что деньги ему подотчетник вернул и претензий к нему не имеется:

расписка

Скачать расписку

Таким способом вы получите полное подтверждение того, что расходы произведены именно вашим сотрудником. Аналогичные рекомендации дают и сами чиновники (письмо Минфина РФ от 11.10.2012 № 03-03-07/46, письмо ФНС РФ от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876).

Итоги

Учет расчетов с подотчетниками сопряжен с соблюдением множества процедур — как организационных, так и документального характера. В связи с этим возможно возникновение различных ошибок, которые, однако, можно своевременно исправить. Если ошибки останутся неисправленными, неизбежны претензии со стороны проверяющих ведомств.

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения