Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту

Сроки хранения документов по номенклатуре дел имеют разную продолжительность и устанавливаются специальными перечнями. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы придется хранить в компании постоянно, а от каких периодически можно избавляться.

 

Зачем нужна номенклатура дел, и как она связана со сроками хранения документов?

Структура номенклатуры дел компании

Документы канцелярии: как долго их придется хранить?

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Сроки хранения бухгалтерской документации

Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения

Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить?

Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне?

Как определить срок хранения документа, если его наименование отсутствует в типовом и ведомственных перечнях?

Итоги

 

Внимание! С 13.03.2016 г. до 50 лет сокращен срок хранения некоторых документов по личному составу. Об этом см. «Сокращен срок хранения «свежих» документов по личному составу». 

 

Зачем нужна номенклатура дел, и как она связана со сроками хранения документов?

Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.

Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.

Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.

ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).

Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставить периоды сохранения документов напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.

ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. Основой для определения сроков служит Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

О том, как Мария справилась с этим заданием, расскажем далее.

Структура номенклатуры дел компании

Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

  • подразделение организационных вопросов (канцелярия);
  • кадровое подразделение;
  • департамент труда и заработной платы;
  • отдел экономического планирования, статистики и финансов;
  • департамент бухгалтерского учета и отчетности;
  • департамент налогового учета и декларирования;
  • отдел охраны труда;
  • производственно-технический отдел (ПТО);
  • другие подразделения.

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 558. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.

Часть названий дел из номенклатуры Мария видела впервые, хотя в высшем учебном заведении, которое она закончила, теоретические знания о них были получены. Столкнувшись с ними на практике, бывшая студентка наконец получила возможность подержать их в руках и познакомиться с ними поближе.

В следующих разделах мы расскажем подробнее о проделанной Марией работе, связанной с проставлением сроков хранения документов по номенклатуре дел отдельно по подразделениям.

Документы канцелярии: как долго их придется хранить?

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

01. Канцелярия

01-01

Устав ООО «Вираж»

 

Постоянно

ст. 50

 

01-02

Коллективный договор ООО «Вираж»

 

Постоянно

ст. 576

 

01-03

Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж»

 

1 год

ст. 773

После замены новыми

01-04

Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности

 

Постоянно

ст. 19

 

01-05

Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности

 

5 лет

ст. 19

 

01-06

Протоколы совещаний у руководителя

 

Постоянно

ст. 18«е»

Протоколы оперативных совещаний — 5 лет

01-07

Годовой отчет по основным вопросам деятельности ООО «Вираж»

 

Постоянно

Постоянно

01-08

Перечень телефонов и адресов сотрудников ООО «Вираж»

 

1 год

ст. 785

После замены новыми

01-09

Номенклатура дел

 

Постоянно

ст. 200«а»

 

---

---

---

---

---

 

Резерв

 

 

 

 

Резерв

 

 

 

Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках появятся только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел — пока Мария оставила их пустыми.

После заполнения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения. Объемы и разнообразие кадровой документации в сопоставлении со сроками их хранения представлены в следующем разделе.

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Документацию кадровой службы отличает один нюанс — множество дел подлежат хранению в течение 75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.

Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

02. Кадры

02-01

Штатное расписание

 

Постоянно

ст. 71

 

02-02

Личные дела работников

 

75 лет

ст. 656 б

 

02-05

Графики предоставления отпусков

 

1 год

ст. 693

 

02-06

Списки работников организации

 

75 лет

ст. 685«г»

 

02-07

Списки лиц, подлежащих воинскому учету

 

3 года

ст. 685

 

02-08

Списки работников, ушедших на пенсию

 

5 лет

ст. 685

 

02-09

Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины

 

3 года

ст. 694

 

02-10

Журнал регистрации трудовых договоров

 

75 лет

ст. 695«б»

 

 

02-11

Документы (доклады, отчеты, справки, и др.) о состоянии и проверке работы с кадрами

 

Постоянно

ст. 648

 

---

---

---

---

---

 

Резерв

 

 

 

 

Резерв

 

 

 

Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.

Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.

Например, о виде и содержании штатного расписания можно узнать из материала «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)».

О сроках утверждения графика отпусков и наказании за его отсутствие говорится в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышает 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.

Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

03. Труд и заработная плата

03-01

Положение об оплате труда и премировании

 

Постоянно

ст. 411 а

 

03-02

Лицевые счета по заработной плате работников

 

75 лет

ст. 413

 

03-03

Заявления о выплате материальной помощи

 

5 лет

ст. 415

 

03-04

Расчетные ведомости на выдачу заработной платы работникам ООО «Вираж»

 

5 лет

ст. 412

 

03-05

Листки нетрудоспособности сотрудников

 

5 лет

ст. 896

 

03-06

Исполнительные листы работников ООО «Вираж»

 

Пока есть надобность

ст. 416

Не менее 5 лет

---

---

---

---

---

 

Резерв

 

 

 

 

Резерв

 

 

 

Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.

Подробнее с формой и порядком заполнения документации, связанной с зарплатными расчетами, вы можете ознакомиться на нашем сайте: к примеру, посмотреть образец заполнения расчетного листка сотрудника компании можно в материале «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист».

Узнать подробности об оформлении ведомости на выплату зарплаты можно из материала «Зарплатная ведомость формы Т53 (скачать бланк)».

Затем Мария приступила к самым важным для себя, как финансиста с высшим образованием, разделам номенклатуры. Далее будет рассказано о сроках хранения дел, сформированных в бухгалтерской службе, плановом и налоговом подразделениях ООО «Вираж».

Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Изучая заголовки дел номенклатуры по департаменту налогового учета и декларирования, Мария сделала для себя следующий вывод: этот вид документации относится к бумагам кратковременного хранения. Практически все дела этого отдела, включая налоговую отчетность и декларации, подлежали хранению в течение 4–5 лет:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

04. Налоговый учет и декларирование

04-01

Учетная политика по налоговому учету ООО «Вираж»

 

5 лет

ст. 360

 

04-02

Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, о регистрации в Фонде социального страхования

 

постоянно

ст. 381

 

04-03

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения

 

5 лет

ст. 398

 

04-04

Счета-фактуры

 

4 года

ст. 368

 

04-05

Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц

 

5 лет

ст. 394

При условии проведения проверки (ревизии)

 

04-06

Декларации по НДС, имуществу, налогу на прибыли, транспортному и земельному налогу

 

5 лет

ст. 392

 

04-07

Реестры расчета земельного налога ООО «Вираж»

 

5 лет

ст. 389

 

04-08

Акты сверок об уплате налогов с ИФНС

 

5 лет

ст. 385

 

04-09

Сведения о доходах физических лиц

 

5 лет

ст. 396

 

04-10

Книги покупок и продаж ООО «Вираж»

 

4 года

ст. 459«у»

 

---

---

---

---

---

 

Резерв

 

 

 

 

Резерв

 

 

 

С налоговой документацией Мария была знакома в основном только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.

Подробности о заполнении исправленного счета-фактуры вы можете узнать из материала «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?».

Практический пример заполнения корректировочного счета-фактуры содержится в статье «Образец заполнения корректировочного счета-фактуры (2015)».

Правильно заполнить декларацию по НДС поможет статья «Какой порядок заполнения декларации по НДС (пример, инструкция, правила)».

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Из полученных в университете знаний Мария помнила, что иногда при получении фирмой убытка его сумму, по нормам НК РФ, можно переносить на будущий период, учитывая для уменьшения налоговой базы в течение последующего 10-летнего срока. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов? С этим вопросом Мария решила разобраться подробнее.

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.

Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).

Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться весь период переноса убытка плюс 4 года после полного его списания. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, и этот нюанс, связанный с исчислением сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации, его не касался.

Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материале «Как и на какой срок можно осуществить перенос убытков на будущее?».

Сроки хранения бухгалтерской документации

Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием. Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Последние из перечисленных подлежали постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички — срок ее хранения не превышал (согласно перечню) 5 лет:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

05. Бухгалтерский учет и отчетность

05-01

Учетная политика по бухгалтерскому учету ООО «Вираж»

 

5 лет

ст. 360

 

05-02

Годовой бухгалтерский отчет организации

 

Постоянно

ст. 351 б

 

05-03

Квартальные бухгалтерские отчеты организации

 

5 лет

ст. 351«в»

 

05-04

Документы (протоколы, акты, расчеты) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств

 

Постоянно

ст. 429

 

05-05

Документы (протоколы, акты, ведомости) об инвентаризации имущества и товарно-материальных ценностей

 

Постоянно

ст. 427

О товарно-материальных ценностях — 5 лет

При условии проведения проверки (ревизии)

05-06

Документы (копии отчетов, заявления, списки, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи

 

5 лет

ст. 415

 

05-07

Первичные бухгалтерские документы (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, накладные и авансовые отчеты)

 

5 лет

ст. 362

 

05-08

Договоры о материальной ответственности материально-ответственных лиц

 

5 лет

ст. 457

После увольнения материально-ответственного лица

05-09

Оборотные ведомости по учету материалов, инвентаря, оборудования

 

5 лет

ст. 361

При условии проведения проверки (ревизии)

05-10

Кассовая книга ООО «Вираж»

 

5 лет

ст. 362

 

05-11

Главная книга ООО «Вираж»

 

5 лет

ст. 361

 

05-12

Карточки учета основных средств

 

5 лет

ст. 459«д»

После ликвидации основных средств

---

---

---

---

---

 

Резерв

 

 

 

 

Резерв

 

 

 

С подробным перечнем унифицированных документов вы можете ознакомиться в материале «Унифицированные формы первичных документов (перечень)».

Подробности о каждом из указанных документов описаны в отдельных статьях, размещенных на нашем сайте.

Например, о нюансах оформления товарной накладной вы можете узнать из материала «Унифицированная форма Торг-12 — бланк и образец».

Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения

После отражения в номенклатуре фирмы сроков хранения документов бухгалтерского и налогового назначения Мария приступила к совсем не ведомому для себя разделу — делам отдела охраны труда. Все обозначенные в номенклатуре заголовки дел присутствовали в типовом перечне, утвержденном приказом № 558, поэтому проставить сроки их хранения было просто:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

06. Охрана труда

06-01

Инструкции по технике безопасности и охране труда

 

3 года

ст. 27«б», 28«б»

После замены новыми

06-02

Протоколы аттестации по технике безопасности

 

5 лет

ст. 625

 

06-03

Акты, предписания по технике безопасности, документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении

 

5 лет

ст. 603

 

06-04

Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности

 

5 лет

ст. 624

 

06-05

Журнал регистрации вводного инструктажа

 

10 лет

ст. 626«б»

 

06-07

Журнал инструктажа по пожарной безопасности

 

3 года

ст. 870

 

06-08

Журнал регистрации выдачи инструкций по охране труда работникам

 

2 года

ст. 259«б»

 

06-09

Журнал учета медицинского осмотра водителей

 

3 года

ст. 914

 

---

---

---

---

---

 

Резерв

 

 

 

 

Резерв

 

 

 

Как видно из номенклатуры, отдел охраны труда оформлял разнообразные журналы, хранить которые надлежало от 2 (например, журнал выдачи инструкции по ОТ) до 10 лет (журнал регистрации вводного инструктажа). Но основная масса документации этого отдела подлежала хранению в пределах 5-летнего срока.

Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить?

Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Все прогнозные и плановые бумаги в целом по компании ООО «Вираж» перечнем предписано было хранить постоянно. И только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

07. Планирование, статистика и финансы

07-01

Планы экономического и социального развития ООО «Вираж»

 

Постоянно

ст. 270

 

07-02

Бизнес-планы ООО «Вираж», документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним

 

Постоянно

ст. 271

 

07-03

Годовые планы ООО «Вираж» по основным направлениям деятельности

 

Постоянно

ст. 285

 

07-04

Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности

 

Пока не исчезнет надобность

ст. 288

 

07-05

Индивидуальные планы работников

 

1 год

ст. 291

 

07-06

Документы (таблицы, справки, расчеты) сводных статистических отчетов

 

5 лет

ст. 473

 

07-07

Индивидуальные отчеты сотрудников

 

1 год

ст. 476

 

---

---

---

---

---

 

Резерв

 

 

 

 

Резерв

 

 

 

Вслед за плановыми документами номенклатура содержала совсем неизвестные и непонятные для Марии названия дел — относились они к производственно-техническому отделу. Об этом речь пойдет далее.

Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне?

Раздел номенклатуры по делам, формируемым или используемым в производственно-техническом отделе (ПТО), включал заголовки дел, совсем не знакомых Марии. И в типовом перечне, утвержденном приказом № 558, документов с подобными названиями она не обнаружила. Поскольку срок хранения в графу 4 номенклатуры внести в любом случае необходимо, за помощью Мария обратилась к своему непосредственному руководителю, поручившему ей это задание.

От него Мария узнала, что сроки хранения документов фирмы определяются на основе типового перечня, утвержденного приказом № 558, а также ведомственных перечней. К примеру, периоды хранения документов ПТО необходимо определять по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).

Согласно указанному перечню Мария проставила в номенклатуре соответствующие сроки хранения документации ПТО:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

08. ПТО

08-01

 

 

 

 

08-02

Технологические карты

 

Постоянно

ст. 141

 

08-03

Технологические правила и предписания

 

До замены новыми

ст. 143

 

08-04

Технические условия технологического процесса

 

До ликвидации организации

ст. 145

 

08-05

Технологический паспорт

 

Пока существует надобность

ст. 197

 

08-06

Карта наладки инструмента

 

До замены новыми

ст. 213

 

---

---

---

---

---

 

Резерв

 

 

 

 

Резерв

 

 

 

Изучив вышеуказанный перечень, Мария задала еще один вопрос своему руководителю: как определить периоды, в течение которых документы ПТО подлежат хранению, если они не указаны и в этом перечне? Ответ на это вопрос вы узнаете из следующего раздела.

Как определить срок хранения документа, если его наименование отсутствует в типовом и ведомственных перечнях?

В деятельности компании возможны ситуации, когда название дела по номенклатуре невозможно найти ни в одном нормативном документе, регламентирующем сроки хранения документов. В этом случае самостоятельно устанавливать сроки хранения для такой документации компания не вправе.

ВАЖНО! В соответствии с Основными правилами работы архивов в случае, если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, он устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией организации.

Аналогичный порядок предусмотрен и в п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Таким образом, Мария еще раз убедилась в том, что вопрос соблюдения сроков хранения документов является важным, а обеспечение сохранности документации — ответственной процедурой для каждой организации. В том числе для ООО «Вираж».

В последующем, когда испытательный срок закончился и девушка приступила к выполнению своих основных обязанностей в департаменте бухгалтерского учета и отчетности, она с надлежащей ответственностью относилась к оформлению дел в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой, не допуская при этом, чтобы в одно дело помещались бумаги с постоянным и временными сроками.

Итоги

Сроки хранения устанавливаются типовым или ведомственными перечнями с целью обеспечения сохранности важных документов.

Период хранения документов устанавливается в промежутке от 1 года до 75 лет, в зависимости от значимости. Отдельные виды документации подлежат хранению на постоянной основе.

Если в одном деле сгруппированы документы временного хранения с разными сроками (1 год, 3 года, 5 лет и т.д. — что означает различную степень их значимости), то срок хранения дела по номенклатуре устанавливается по наиболее ценной документации, то есть более длительный.

Запрещено сокращать установленные перечнем сроки хранения и самовольно устанавливать их для документов, по которым отсутствует информация о сроках хранения в типовых и ведомственных перечнях. Для определения сроков хранения по такой документации необходимо обращаться к специалистам Росархива.

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения