Унифицированная форма Т-7 - график отпусков отражает распределение ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год. В статье мы расскажем об особенностях составления этого документа и приведем образец графика отпусков.
Унифицированная форма Т-7 графика отпусков (бланк)
Чье мнение учитывать при составлении графика?
Что отражать в графике отпусков?
График отпусков: правила оформления и внесение изменений
Как составить график отпусков?
График отпусков: образец заполнения в Word и Excel
Знакомить ли с графиком персонал?
Унифицированная форма Т-7 графика отпусков (бланк)
Если организация использует унифицированные первичные документы, график отпусков она оформляет по форме № Т-7. График отпусков - бланк и указания по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Скачать график отпусков формы Т-7 можно на нашем сайте.
Напомним, что для большинства работодателей использование унифицированных форм по кадрам сейчас необязательно, поэтому вы вправе разработать и собственную форму графика отпусков.
Подробнее об этом — «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
Составление графика отпусков
Составление графика отпусков предусмотрено ст. 123 ТК РФ. График отпусков определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков, причем обязателен он как для работодателя, так и для работника. График отпусков обеспечивает право работников на ежегодный отдых. Составление графика отпусков позволяет работодателю:
- заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные;
- найти замену уходящему в отпуск работнику;
- контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.
При составлении графика отпусков следует учитывать, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время. Если у работника есть выбор, при составлении графика рекомендуется получить от него заявление о том, в какое время он хотел бы пойти в отпуск. Если при составлении графика отпусков было учтено пожелание работника, указанное в его заявлении, то изменить впоследствии время отпуска можно только по взаимному согласию сторон.
Если график отпусков утвержден, а работника не устраивает время отпуска, установленное там, он может попросить об изменении дат отпуска. Для этого работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от тех, которые внесены в график отпусков. Если работодатель не возражает против переноса отпуска, то в график отпусков вносятся соответствующие изменения.
Трудовая инспекция внимательно проверяет график отпусков. За отсутствие графика отпусков работодателя могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, предусматривающей штраф:
- для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
- для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
- для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
Чье мнение учитывать при составлении графика?
Как правило, при составлении графика отпусков учитывают мнение каждого из работников. Причем информацию о том, кто и когда хотел бы пойти в отпуск, лучше собирать в письменном виде, чтобы исключить впоследствии возможные конфликтные ситуации.
В то же время работодатель безоговорочно учитывать все пожелания не обязан (за исключением отдельных категорий). Здесь важно лишь совместить интересы персонала и бизнеса и выстроить такую очередность отпусков, которая не помешает деятельности организации.
Если в организации есть профсоюз, график отпусков согласовывается также с ним (п. 1 ст. 123 ТК РФ).
Что отражать в графике отпусков?
В график отпусков включают:
- ежегодные основные оплачиваемые отпуска;
- дополнительные отпуска;
- сведения о переносе отпусков.
Отпуска без сохранения заработной платы в графике отпусков не указываются.
График отпусков: правила оформления и внесение изменений
График отпусков — правила оформления и внесение изменений в него регулируются как ТК РФ, так и постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (в части заполнения графика по унифицированной форме).
Утвердить график отпусков работодатель обязан не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. Например, график на 2017 год должен был быть готов уже к 16 декабря 2016 года.
Как составить график отпусков?
График отпусков формы Т-7 оформляется следующим образом:
- в графе 1 указывается наименование структурного подразделения;
- в графе 2 отражается должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию;
- в графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием;
- в графе 3 указывается Ф. И. О. работника;
- в графе 4 проставляется табельный номер (данная графа заполняется, если в организации работникам присваиваются табельные номера);
- в графе 5 указывается количество календарных дней положенного работнику отпуска;
- в графе 6 отмечается запланированная дата отпуска.
На момент утверждения графика отпусков графы 1–6 формы Т-7 должны быть заполнены.
Изменения в график отпусков вносятся при переносе отпуска с согласия работника и в случае отзыва из отпуска (ст. 124, ч. 2 ст. 125 ТК РФ, постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). В этих случаях в графы 8 и 9 вносятся корректирующие сведения:
- в графе 8 указывается документ, на основании которого производится перенос отпуска;
- в графе 9 приводится дата начала использования отпуска (или его части);
- в графе 10 можно указать дополнительные сведения (например, причину переноса отпуска, отзыва из отпуска и другие сведения).
В графе 7 приводятся даты фактического ухода работника в отпуск.
В случае замены части отпуска денежной компенсацией эта информация должна быть отражена в графике отпусков. Для этого в графе 10 «Примечание» графика отпусков необходимо сделать запись о том, что часть ежегодного отпуска (указать количество дней) заменена денежной компенсацией и отразить реквизиты приказа о замене отпуска денежной компенсацией.
Еще один момент, касающийся внесения изменений в график отпусков, связан с отпусками работников-совместителей. Планируемый отпуск такого работника отражается в графике отпусков по основному месту работы и по совместительству. При этом если у работника-совместителя переносится отпуск по основному месту работу, то такой перенос должен найти свое отражение не только в графике отпусков по основному месту работы, но и в графике отпусков по совместительству. Это объясняется тем, что согласно ст. 286 Трудового кодекса ежегодный оплачиваемый отпуск совместителю предоставляется одновременно с ежегодным оплачиваемым отпуском по его основному месту работы.
График отпусков утверждается в конце предыдущего года, а новые работники принимаются на работу в течение всего года. Возникает вопрос: нужно ли в этом случае вносить изменения в график отпусков? Внесение изменения в график отпусков для вновь принятых работников нормативными документами не урегулировано. На практике применяется один из 2 вариантов:
- К действующему графику отпусков оформляют приложение по форме Т-7, в котором отражается информация об отпусках новых работников. При этом если в организации есть профсоюз, то график отпусков для новых сотрудников предварительно с ним согласовывают (ч. 1 ст. 123, ст. 372 НК РФ).
- График отпусков, утвержденный до приема нового работника, не корректируются. Уход нового работника в отпуск осуществляется по согласованию с руководителем.
При составлении графика отпусков образец заполнения лучше иметь перед глазами.
График отпусков: образец заполнения в Word и Excel
Чтобы получить представлении о том, как заполняется документ, график отпусков скачать можно на нашем сайте.
График отпусков на 2017 год в Excel скачать можно здесь:
Скачать график отпусков в Excel
Знакомить ли с графиком персонал?
Прямой обязанности по ознакомлению сотрудников с утвержденным графиком отпусков в законе нет. Статья 123 ТК РФ требует лишь известить работника о времени начала отпуска под подпись не позднее чем за 2 недели до его начала.
Однако целесообразно всё же знакомить персонал с этим документом. Для этого можно оформить отдельную ведомость, где распишется каждый работник, или дополнить унифицированную форму Т-7 - график отпусков строками, в которых будут ставиться подписи об ознакомлении.
Нередко возникает вопрос: нужно ли работнику писать заявление на отпуск, предусмотренный графиком отпусков? Для ответа обратимся к ч. 3 ст. 123 ТК РФ, согласно которой о времени начала отпуска работник должен быть извещен под расписку не позднее чем за 2 недели до начала. Из этого следует, что для ухода работника в отпуск в соответствии с графиком отпусков требуется уведомить работника, а не работодателя. Дополнительное заявление от работника не требуется.
Хранение графика отпусков
График отпусков – форма Т-7 должен храниться в организации в течение 1 года после окончания его действия (п. 1.4 ст. 693 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Например, график отпусков на 2017 год, утвержденный в декабре 2016 года, заканчивает свое действие 31 декабря 2017 года, следовательно, хранить график отпусков на 2017 год нужно в течение всего 2018 года.
График отпусков с истекшим сроком хранения и иные аналогичные документы уничтожаются в соответствии с актами об уничтожении документов (пп. 2.2.5, 2.3.2, 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002).
Получать уведомления о важных налоговых изменениях
Оформить подпискуУчаствуй в обсуждении в нашей группе Вконтакте