Как учитывать в материальных расходах на УСН расходы на спецодежду
Согласно НК РФ (статья № 346.18 (п.1)) вы не можете учитывать спецодежду в расходах, если работаете с объектом УСН «доходы».
Учитывайте в материальных расходах затраты на спецодежду для работников предприятия, применяя УСН «доходы минус расходы», соблюдая аналогичные условия, предусмотренные для налога на прибыль.
Списывая затраты на спецовку (делая проводку в учетных документах), ставьте дату фактической ее оплаты.
Для проведения таких операций должны быть соблюдены следующие условия:
- затраты на спецодежду допускается учитывать, если Вы обязаны выдавать ее рабочим согласно требованиям действующего российского законодательства, при этом выдача спецовки осуществляется в пределах установленных норм;
- если расходы на спецовку для рабочих возмещает СФР, тогда Вы обязаны включать средства фонда в доходы, независимо от используемого объекта на УСН – «доходы минус расходы» или «доходы»;
- учитывайте в расходах спецодежду, как ОС, если по своим признакам она соответствует основному средству;
учитывайте форменную одежду, которая к спецовке не относится, в расходах на оплату труда либо материальных расходах.
Чем отличается форменная одежда от спецодежды, и облагается ли она НДФЛ? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Читайте статью «Списание спецодежды в бухгалтерском учете в 2026 году».
Когда допускается списание расходов на спецодежду как материальных расходов
Списание по спецодежде расходов на УСН допускается при соблюдении следующих условий:
- Приобретенная спецовка не должна относиться к категории амортизируемого имущества. Если же по каким-либо признакам одежду можно отнести к такой имущественной группе, тогда ее учитывайте как ОС (основное средство) в расходах.
- Вы обязаны выдавать спецодежду своим работникам исключительно на законных основаниях, т.е. когда рабочий процесс сопровождается одним из следующих условий:
- наличие любых типов загрязнений;
- предусмотрен особый режим температур;
- опасные для жизни (вредные для здоровья) трудовые условия.
Наличие на предприятии особых условий труда, требующих выдачи работникам спецовки, Вы обязаны подтвердить документально на основании Закона о спецоценке (статьи №3 и №7 (п.1)). Без подтверждения особых трудовых условий в организации списание расходов на спецовку является рискованным. Проверяющие органы могут признать такие операции экономически необоснованными.
- Выдавать спецодежду Вы обязаны в пределах установленных норм, разработанных Вами на основе утвержденных «Единых типовых норм выдачи СИЗ и смывающих средств» Приказом №767н (29.10.21) Минтруда РФ. При разработке таких норм обязательно учитывайте:
- результаты ОПР (оценка профессиональных рисков) и СОУТ (специальная оценка условий труда);
- требования правил ОТ (охрана труда);
- мнения уполномоченного представительного органа рабочих (если такой есть) либо выборного органа первичной профсоюзной организации;
- требования паспортов безопасности, если в рабочем процессе используются конкретные химические средства;
- требования прочих нормативных документов, в которых говорится о необходимости использования СИЗ.
Разработанные нормы Вы должны утвердить локальным нормативным актом (см. Правила обеспечения рабочих СИЗ (п.п.4,10,14)).
Внимание: Некоторые работники имеют право получения СИЗ на основе Типовых норм (см. Правила обеспечения СИЗ (п.5)), к примеру, сотрудники атомной промышленности. В любом случае списание расходов на спецодежду свыше установленной нормы является рискованным, так как налоговый инспектор во время проверки организации может признать такое списание экономически необоснованным.
Также читайте статью «Обеспечение работников средствами индивидуальной защиты».
См. статьи НК РФ №№252 (п.1), 254 (п.1), 256 (п.1), 346.16 (п.1,2), статьи ТК РФ №№214 (ч.3), 221 (ч.3,4)
Что такое спецодежда?
Согласно НК РФ (статья №254 (п.1)) к спецодежде относятся средства индивидуальной защиты рабочих разных предприятий с особыми условиями работы, например:
- сапоги и ботинки;
- костюмы, халаты, фартуки и рукавицы;
- прочие варианты одежды и средства, которые защищают работников от загрязнений, вредных веществ, удара электротоком, иных опасных факторов для человеческого здоровья.
Полный перечень средств, относящихся к спецодежде, смотрите в «Единых типовых нормах выдачи СИЗ».
Также читайте статью «Учет спецодежды в бюджетном учреждении».
Как списывать в материальные расходы затраты на спецодежду
Списывайте расходы на приобретение спецодежды по УСН «доходы минус расходы» аналогично списанию прочих материальных расходов Вашей компании, т.е. сразу после оплаты спецовки и оприходования в бухучете, и независимо от того, выдана она рабочим или еще нет.
Внимание: Вы не можете принимать к вычету по спецовке «входной» НДС, если пользуетесь сниженными налоговыми ставками либо полностью освобождены от НДС. Учитывайте «входной» НДС в подобной ситуации в расходах.
См. статьи НК РФ №№254 (п.1), 346.16 (п.1,2), 346.17 (п.2), Письмо №03-11-11/30607 (31.07.2013) Минфина России
См. образец «Акта на списание спецодежды».
Как учитывать расходы на спецодежду на УСН в составе ОС
Учитывать расходы на спецовку в ОС (основные средства) допускается исключительно при работе с объектом УСН «доходы минус расходы». Согласно НК РФ (ст.346.18 (п.п.1,2)) нельзя учитывать расходы на спецовку, применяя объект УСН «доходы».
Если стоимость единицы спецовки (к примеру, одного защитного костюма) выше 100 тыс. руб., период полезной эксплуатации – более 12 мес., в т.ч. присутствуют прочие признаки амортизируемого имущества, тогда расходы на спецовку списываются аналогично прочим ОС. Спецодежда должна быть полностью оплачена (см. НК статья №346.17 (п.2)), а списание данных расходов на основании общепринятых правил осуществляется на протяжении календарного года, непосредственно в котором спецовка введена в эксплуатацию, равными частями (см. статьи НК №№256 (п.1), 346.16 (п.1), 346.17 (п.2)).
Учет спецодежды в бюджетном учреждении смотрите тут.
Внимание: нельзя принимать к вычету «входной» НДС по спецовке, если Вы законно от НДС освобождены или пользуетесь сниженными ставками. В данном случае учитывайте налог в первичной стоимости спецодежды.
См. статьи НК №№170 (п.2), 346.16 (п.3), ФСБУ 6/2020 (п.12) – «Основные средства», ФСБУ 26/2020 (п.9,10) – «Капитальные вложения».
Чтобы признать расходы, Вам не требуется соблюдать условия, определенные для учета спецовки в материальных расходах. К примеру, нормы выдачи спецодежды учитывать не нужно, так как для ОС такие требования не предусмотрены.
Смотрите образец «Договора на поставку спецодежды».
Как учитывать на УСН затраты на спецодежду, которые возмещает СФР
Порядок учета расходов на спецовку, которые возмещает СФР, не регулируется налоговым кодексом России. Социальный фонд финансирует предупредительные меры, направленные на снижение травматизма на производстве и профзаболеваний.
См. Правила (п.9), утвержденные 11.07.24 Приказом №347н Минтруда РФ, Перечень госуслуг от СФР (п.44.3), утвержденный 17.02.23 Приказом №210 СФР.
Согласно указанным Правилам (п. 2) СФР может профинансировать закупку средств индивидуальной защиты и спецовки для сотрудников предприятий, работающих в опасных для жизни и вредных для здоровья трудовых условиях, в т.ч. связанных с загрязнениями и особым температурным режимом.
Читайте статью «Как возместить расходы на предупредительные меры СФР в 2026 году».
Если Вы работаете с объектом УСН «доходы минус расходы», учитывать такие расходы можно в стандартном порядке, зависимо от их типа (материальные либо на покупку ОС).
См. статьи НК РФ №№254 (п.1), 256 (п.1), 346.16 (п.1), 346.17 (п.2), 346.18 (п.2)
Если Вы используете объект УСН «доходы», расходы на спецовку учитывать нельзя (см. статью НК №346.18 (П.1)).
Внимание: независимо от применяемого объекта на УСН, в доходах обязательно учитывайте сумму, переведенную СФР на Ваш расчетный счет, связанную с государственным финансированием предупредительных мер по травматизму и профзаболеваниям на производствах. Данное требование вытекает из объяснений представителей Минфина РФ в отношении закупки аптечек первой медпомощи, применяется к рассматриваемому случаю, т.к. нормативное регулирование таких расходов аналогично (см. Письмо №03-11-06/2/38508 (16.04.25) Минфина РФ).
Более подробно о ведении бухгалтерии ООО на УСН рассказали в статье.
Как учитывать в доходах на УСН компенсацию расходов на спецодежду
Денежные средства, перечисленные Вам СФР для возмещения затрат на спецодежду по УСН для сотрудников вашего предприятия, работающих в тяжелых и вредных трудовых условиях, учитывайте по общепринятым правилам в доходах на дату, когда деньги поступили на расчетный счет вашего предприятия.
См. статьи НК РФ №№248 (п.1), 250, 346.15 (п.1), 346.17 (п.1).
Как учитывать на УСН затраты на форменную одежду
Если Вы применяете на УСН объект «доходы», согласно статье НК РФ №346.18 Вы не вправе учитывать стоимость форменной одежды в расходах.
Если же Вы применяете на УСН объект «доходы минус расходы», тогда учитывайте расходу на форму следующим образом:
- в материальных расходах (списание осуществляйте на дату оплаты и оприходования, ждать фактической выдачи работникам не требуется) – в случае передачи работнику формы только во временное пользование (т.к. форменная одежда не становится собственностью рабочего производства);
См. статьи НК РФ №№254 (п.1), 346.16 (п.1,2), 346.17 (п.2), Письма Минфина №№ 03-11-06/2/87 (18.07.12), 03-03-06/1/54958 (30.10.14)
- в расходах на оплату труда (списание осуществляйте на дату выдачи формы сотруднику, т.к. в данный момент Вы погашаете перед ним задолженность по оплате труда) – в случае передачи форменной одежды сотруднику в собственность, т.е. безвозвратно.
См. статьи НК РФ №№ 255 (п.5), 346.16 (п.1,2), 346.17 (п.2), Письмо Минфина № 03-03-06/1/43 (9.02.09).
Как проходит учет малоценных предметов в бюджетных учреждениях? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Если Вы выдаете форму сотрудникам не на основании положений российского законодательства, а по собственной инициативе, тогда рекомендуется соблюдать такие дополнительные условия:
- Форменная одежда должна иметь единый стиль, расцветку и логотип вашей организации. При этом логотип (символика) компании должен быть исполнен не отдельно, к примеру, на значке (повязке, косынке или галстуке), а нашит (вшит) непосредственно на форму.
- Использование форменной одежды в компании нужно оформить внутренним приказом (прочим локальным актом). В документе нужно четко обозначить типы, порядок и сроки эксплуатации формы, в т.ч. перечень должностей сотрудников, которым она полагается.
- Положения о выдаче работникам предприятия форменной одежды также рекомендуется закрепить в коллективном и трудовых договорах.
Такой порядок основан на разъяснениях Минфина России и применяется при наличии документов, подтверждающих служебное назначение формы, порядок ее выдачи и условия перехода права собственности.
См. Письма №03-03-06/1/207 (2.04.09) от Минфина РФ, №16-15/133972 (18.12.09) от УФНС РФ по г. Москва
Нужна ли онлайн-касса для ИП на УСН, рассказали в материале.
В чем отличие специальной и форменной одежды?
Ключевое отличие формы от спецовки в том, что ее целевое назначение – не защита сотрудников организации от вредных, опасных факторов на производстве (как для спецодежды), а выделение их принадлежности к конкретному предприятию (компании). На это указывает индивидуальный логотип (символика) организации на форменной одежде, пошитой в едином стиле и цветовой гамме.
Внимание: Многие компании спецодежду для своих работников также шьют под заказ в едином стиле с логотипом. В таком случае расходы на изготовление учитываются как расходы на спецовку.
Читайте, когда спецодежда облагается и не облагается НДФЛ, в этой статье.
Итоги
При учете спецодежды на УСН расходы на ее закупку включают в материальные расходы только при использовании объекта «доходы минус расходы». В налоговом учете расход отражают в КУДиР после оплаты и оприходования спецодежды. Бухгалтерскую проводку делают на дату ее фактической оплаты. Нельзя учитывать спецовку в материальных расходах, применяя объект УСН «доходы».
Нельзя принимать к вычету по спецодежде «входной» НДС, используя сниженные налоговые ставки, в случае полного освобождения от НДС. «Входной» НДС в подобной ситуации учитывается в расходах.
Порядок учета расходов на спецодежду, возмещаемые СФ России, не регулируется НК РФ. Социальный фонд финансирует из собственного бюджета предупредительные меры, связанные с уменьшением рисков травматизма и профзаболеваний на производствах.