Как учесть компенсацию сотруднику за использование личного транспорта при УСН

Когда сотруднику полагается компенсация за использование личного транспорта

Выплату компенсации за использование личного имущества (включая авто, мотоцикла) сотрудника в интересах нанимателя изначально предусматривает ст. 188 ТК РФ. Из статьи следует, что:

• компенсация выплачивается за использование личного транспорта работника, расходы во время его эксплуатации (ремонт, ГСМ, износ);
• автомобиль (мотоцикл) при этом должен использоваться с согласия / ведома нанимателя, и, соответственно, для выполнения трудовых обязанностей;
• размер выплаты - разный (т. к. предельных лимитов для нее не установлено), определяется по соглашению сторон (например, в виде фиксированной суммы) и закрепляется, письменно, обычно в трудовом договоре.

Ст. 188 ТК РФ является, по сути, основанием для компенсационной выплаты. Но сам вопрос по выплате требует согласования сторон и корректного оформления.

Выплата компенсации за использование транспорта на работе, возможна и в том случае, если он принадлежит сотруднику на праве общей собственности (применительно к п. 1 и 2 ст. 244 ГК).

Получайте рекомендации по налогам, учёту и кадрам.
Подписывайтесь на нас удобным способом и смотрите полезный контент.

Как лицам на УСН получить освобождение от уплаты НДС в 2026-2027 годах? Смотрите тут.

Можно ли при УСН «доходы минус расходы» учесть компенсацию за использование автомобиля сотрудника, если автомобиль находится в общей собственности? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость. 

Особенности оформления компенсационной выплаты

Выплата компенсации подлежит обязательному оформлению. Тогда ее можно зачесть для целей налогообложения установленным порядком.

На законодательном уровне конкретный перечень документов и их форм для оформления такой компенсации не установлен.

Чтобы оформить / предусмотреть такую выплату, можно использовать не только трудовой договор, но и отдельное допсоглашение, стандартный приказ нанимателя. В тексте документа важно отметить, что авто (мотоцикл) сотрудника будет использоваться для совершения служебных поездок, а также указать:

• сведения о личном транспорте сотрудника и условия его использования;
• какими документами, когда и что подтверждать;
• порядок выплаты, размеры компенсации.

Помимо основного документа, к примеру, того же допсоглашения, для целей налогообложения у нанимателя требуются подтверждающие документы. Посредством их подтверждают разные факты, включая использование авто (мотоцикла) в служебных целях, сопутствующие траты.

Компенсационная выплата не облагается НДФЛ и взносами. Основание - п.1 ст.217 НК и п.1 ст.422 НК, разъяснения по взносам - в письме Соцфонда  № 19-02/93616л от 26.09.2025!

Уплачивается ли НДС при безвозмездной передаче имущества? Расскажем тут.

Как подтверждать расходы и использование транспортного средства

Документального подтверждения в рассматриваемой ситуации требуют разные обстоятельства. В зависимости от них и применяют те либо иные документы, например:

1. Правоустанавливающие и идентифицирующие авто (мотоцикл) - для подтверждения права собственности владельца (свидетельство о регистрации авто, копия либо выписка из ПТС).

Перечень идентифицирующих документов содержит ст. 14 ФЗ № 283 (послед. ред. от 04.08.2026).

2. Путевые / маршрутные листы, служебные задания, приказы нанимателя, трудовой договор с указанием разъездного режима работы, должностные инструкции - чтобы подтвердить использование авто (мотоцикла) в служебных целях.
3. Чеки (квитанции, счета, иное) за платные дороги и парковки, автосервис (техобслуживание, ремонт), ГСМ, авансовый отчет - для подтверждения финансовых трат работника.
4. Договор с сотрудником, приказ нанимателя о выплате, бухгалтерскую справку-расчет, платежные документы - для подтверждения суммы и факта выплаты компенсации.

Документального подтверждения, обоснования расходов для целей налогообложения при УСН (15%)  требует п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ.

Как применять освобождение от НДС по отдельным операциям? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Учет компенсации для целей налогообложения при УСН (15%)

Компенсация, назначенная сотруднику за использование авто (мотоцикла) в служебных целях, подлежит учету при УСН (15%) после фактической выплаты. За счет такой компенсационной выплаты в пределах установленных нормативов можно снизить сумму «упрощенного» налога к уплате.

На это указывает пп. 12 п. 1ст. 346.16 НК, согласно которому при учете трат нужно придерживаться лимитов, обозначенных пп. 11 п. 1 ст. 264 НК.

Для иного транспорта (грузового и пр.) — используйте пп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК, компенсация за использование иного транспорта может быть учтена как «прочие расходы» при наличии обоснования и документов.

Как бюджетному учреждению учитывать приобретение автомобиля? Расскажем здесь.

Перечисленные нормы расходов определяются ПП № 92 от 08.02.2002 (послед. - от 03.04.2024) и касаются ОСНО, УСН и ЕСХН. Начиная с 25.05.2026, они устанавливаются НК в соответствии с ФЗ № 104 от 25.04.2026.

Снижение налоговой базы при УСН (15%) возможно, если расходы экономически оправданы, подтверждены документами, совершены в рамках деятельности, приносящей доход. Таковы общие условия признания расходов, которые устанавливаются ст. 252 НК и причисляются к прочим затратам, связанным с производством / реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК).

Датой совершения расходов считается дата перечисления компенсации либо выдачи денег из кассы. Повторная же компенсация при этом учету не подлежит.

Данная позиция и разъяснения по ней представлены Минфином в письме № 03-03-07/3188 от 17.01.2025.

Пример учета расходов на личный автомобиль при УСН (15%)

Корсак Л. Д. недавно устроился на работу менеджером в организацию, которая применяет УСН (15%). В трудовом договоре, который он заключил, прописано, что он будет использовать личное авто (двигатель 1900 куб. см.) в работе для служебных поездок. Тут же оговорено, что наниматель будет выплачивать ему за это ежемесячную компенсацию размером 6 000 руб.

Поскольку рабочий объем двигателя личного авто Корсака Л. Д. меньше 2000 куб. см., снижать «упрощенный» налог ежемесячно организация имеет право только на 2 400 руб. Оставшаяся сумма (6 000 - 2 400 = 3 600) учету не подлежит, так как она превышает установленный лимит.

Как учреждению закупить автомобиль? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Итоги

Компенсацию, выплаченную сотруднику нанимателем за использование личного авто (мотоцикла) в служебных целях, можно учесть в прочих расходах при УСН (15%). Это позволяет сделать ст. 346.16 НК, но только в пределах лимитов, установленных пп. 11 п.1 ст. 264 НК. Сумма, которая превышает действующий лимит, не учитывается и, соответственно, не снижает «упрощенный» налог к уплате.

Что также важно: компенсация должна быть оформлена, выплачена, а расходы и использование транспортного средства - обоснованы, подтверждены соответствующими документами соответственно требованиям ст. 252 НК.