Как учесть расходы на медосмотр при УСН

Что относится к медосмотру на работе и какие бывают виды?

Это контрольное медицинское обследование состояния здоровья сотрудника. Его главная задача — убедиться, что человек по здоровью может выполнять свои трудовые функции, а также вовремя заметить, не начинает ли работа негативно влиять на организм (например, провоцировать профессиональные заболевания).

Медосмотры бывают двух видов:

1. Обязательные медицинские осмотры сотрудников проводятся в соответствии с Порядком, утверждённым приказом Минздрава России от 28.01.2021 № 29н (последняя редакция — от 29.04.2026).

Такие осмотры обязательны:

Получайте рекомендации по налогам, учёту и кадрам.
Подписывайтесь на нас удобным способом и смотрите полезный контент.

• при выполнении работ с вредными и (или) опасными условиями труда;
• в отдельных сферах деятельности — в частности, в торговле и общественном питании;
• в иных случаях, предусмотренных законодательством.

Основанием для установления перечней работ и факторов служат приказы Минтруда России № 988н и Минздрава России № 1420н от 31.12.2020.

Обязательные медосмотры организовывает и оплачивает наниматель тогда, когда этого требует закон (применительно ко ст. 220 ТК). Расходы по ним может также возмещать СФР. Наниматель вправе компенсировать расходы работнику, прошедшему медосмотр.

Как возместить расходы на предупредительные меры за счет средств СФР? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

2. Необязательные медосмотры персонала может проводить по своей инициативе наниматель (при согласовании с работником). Такие «добровольные» медицинские мероприятия организовываются в целях заботы о здоровье сотрудников. Например, в рамках программы ДМС, для контроля за здоровьем, как дообследование по причине ухудшения здоровья сотрудника.

В отличие от обязательных они не регламентированы законом, но могут предусматриваться локальными актами. Поэтому «добровольные» не предполагают ответственности за нарушение процедур, их непроведение либо не прохождение.

Вид медосмотра на УСН влияет на налогообложение, учет средств, потраченных нанимателем на его проведение.

Как «упрощенцу» уменьшить единый налог на страховые взносы, рассказываем здесь.

Сравнительная таблица медосмотров на работе по основным критериям 

УСН и НДС с 2027 года: выясняем, считаем, правим договоры – как, смотрите тут.

Как учитывать расходы при УСН с 2026 года: открытый перечень и медосмотры

С 1 января 2026 года правила учёта расходов при УСН (объект «доходы минус расходы») изменились — и для многих компаний это хорошая новость. Ключевое новшество: в пункт 1 статьи 346.16 НК РФ добавили подпункт 45. Он позволяет учитывать «иные расходы», определяя их по правилам главы 25 НК РФ (той самой, что регулирует налог на прибыль организаций). По сути, перечень расходов при УСН стал открытым.

Что это значит на практике? Раньше некоторые затраты просто не входили в закрытый список статьи 346.16 и их нельзя было списать. Теперь, опираясь на подпункт 45, можно учитывать те траты, которые раньше были запрещены на упрощёнке, но при этом признавались при налоге на прибыль. Среди таких затрат — и расходы на медосмотры работников.

Теперь затраты на медосмотр работников можно включать в расходы при УСН (15%) напрямую по НК общим порядком.

Чтобы снизить налоговую базу при УСН (объект «доходы минус расходы», ставка 15 %), расходы нужно не просто оплатить — их надо корректно обосновать и документально подтвердить. Базовые требования закреплены в статье 252 НК РФ, и они обязательны для всех налогоплательщиков на упрощёнке.

На практике это значит два ключевых условия:

• Экономическая обоснованность. Трата должна быть связана с деятельностью, направленной на получение дохода, и быть разумной. Например, расходы на обязательные медосмотры работников обоснованы: они требуются по закону и позволяют допускать сотрудников к работе. А вот личные траты предпринимателя под это условие не подпадают.
• Документальное подтверждение. У каждой суммы должен быть первичный документ, который подтверждает факт и сумму расхода. Для медосмотров это, как правило, договор с медорганизацией, акт об оказании услуг, счёт и платёжные документы. Без бумаг налоговая не примет расход к учёту.

Отражение начисления и выплаты больничных в бюджетных учреждениях можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Правила учета расходов за обязательные медосмотры: актуальные нормы с 2026 года

Учёт расходов на обязательные медосмотры зависит от даты совершения операции и источника финансирования. Ниже — ключевые правила и основания для корректного отражения таких затрат в учёте.

С 2026 года подход стал более гибким: отнесение к материальным расходам больше не является обязательным. Теперь такие затраты можно учитывать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, на основании пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ (после оплаты), при одновременном соблюдении двух условий:

1. Медосмотр обязателен по закону. То есть его проведение прямо предусмотрено нормами трудового или иного законодательства (например, для отдельных категорий работников по ТК РФ).
2. Расходы экономически оправданы и документально подтверждены. В качестве подтверждающих документов выступают:

• договор с медицинской организацией;
• акты оказанных услуг;
• платёжные документы (платёжные поручения, кассовые чеки и т. п.).

Важно учитывать, за счёт каких средств оплачен медосмотр: от этого зависит порядок отражения расходов.

1. За счёт средств работодателя. Применяются правила, указанные выше: расходы признаются прочими (пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ) после оплаты при наличии обязательности и документального подтверждения.
2. За счёт средств СФР — за счёт взносов на травматизм. Если медосмотр финансируется по линии СФР в рамках Правил расходования средств на предупредительные меры (утверждаются Минтрудом ежегодно), учёт ведётся в обычном порядке. При этом следует ориентироваться на разъяснения Минфина, в том числе на письмо № 03‑11‑06/2/38508 от 16.04.2025, где ведомство разъясняет подходы к учёту подобных затрат. 

Как начисляется больничный в бюджетной организации, расскажем здесь.

Правила учета расходов за необязательные медосмотры

Если работодатель сам инициирует медосмотр, который не обязателен по закону, такие расходы нельзя учесть при расчёте налога на УСН (15 %). Это значит, что снизить сумму налога за счёт оплаты подобных медосмотров не получится.

Под исключение подпадают медосмотры, если:

• медосмотр предусмотрен локальными нормативными актами компании — например, коллективным договором или иным внутренним документом;
• затраты на медосмотр экономически обоснованно включены в систему оплаты труда и подпадают под нормы пп. 6 п. 1 ст. 255 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ.

При соблюдении всех перечисленных условий расходы учитывают по правилам для расходов на оплату труда — в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ. При УСН (15 %) это означает, что затраты принимаются к учёту на дату фактической оплаты.

Чтобы учесть расходы по «добровольному» медосмотру при УСН (15%), которые входят в оплату труда, требуется их документальное подтверждение. Необходимо подтвердить, что они обоснованно включаются в систему оплаты труда, а также факт проведения и оплаты самого медосмотра. 

Как получить справку об отсутствии задолженности по страховым взносам на травматизм? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Итоги

Расходы на медосмотры сотрудников можно учесть при УСН только при объекте налогообложения «доходы минус расходы» (УСН 15 %).

• Обязательные медосмотры включаются в расходы как прочие затраты на основании пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, со ссылкой на пп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При этом должны соблюдаться требования ст. 252 НК РФ (экономическая обоснованность, документальное подтверждение и связь с деятельностью). Порядок отражения зависит от того, за счёт каких средств проведена оплата — работодателя или СФР.
• Необязательные медосмотры разрешено учитывать лишь в ограниченном случае: если они закреплены локальными актами работодателя, являются элементом системы оплаты труда и документально подтверждены.