Кому необходимо сдавать отчет ЕФС-1
Форму ЕФС-1 за 3 квартал обязаны направлять все хозяйствующие субъекты и предприниматели, заключившие трудовые соглашения с работниками. Документ представляется даже в ситуации, когда единственным сотрудником выступает директор-собственник или когда хозяйственная деятельность приостановлена — тогда формируется отчетность с нулевыми показателями.
От сдачи освобождаются только предприниматели, ведущие деятельность без привлечения наемного труда, и субъекты, применяющие автоматизированную упрощенку (АУСН). Для последних закреплен фиксированный годовой взнос в размере 2750 рублей на основании постановления Правительства от 14.11.2024 № 1547.
Структура и сроки представления формы ЕФС-1 за 3 квартал 2025
Утверждение формы произведено приказом СФР от 17.11.2023 № 2281, электронный вариант регламентирован приказом от 23.11.2023 № 2315. Отчетность сформирована из двух обособленных разделов, имеющих различные временные рамки для направления.
Вы можете скачать бесплатно бланк ЕФС-1, а также образец его заполнения, кликнув по картинке ниже:
Форма ЕФС-1 за 3 квартал (9 месяцев) 2025 года
Раздел 1 ЕФС за 3 квартал включает персонифицированную информацию о кадровых изменениях. Передача осуществляется по факту события: оформление и расторжение трудовых отношений — на протяжении следующего рабочего дня, остальные кадровые операции (включая перемещения по должностям) — в срок до 25-го числа месяца, следующего за событием. Если в период июль — сентябрь подобные события отсутствовали, раздел не составляется.
Раздел 2 ЕФС за 3 квартал является квартальным расчетом страховых сумм на случай производственного травматизма, для него применяется код периода 09. Предельная дата направления — 25-е число месяца после завершения отчетного квартала. Учитывая календарные особенности 2025 года, отчет ЕФС-1 за 9 месяцев должен поступить в фонд до 27.10.2025.
Раздел 2 ЕФС-1: как заполнить и сдатьСубъекты, насчитывающие 10 и более застрахованных лиц, направляют документацию исключительно электронным способом. Страхователи с количеством до 10 человек включительно вправе самостоятельно определить метод представления — бумажный носитель или электронные каналы связи.
Как отчитаться в Социальный фонд по форме ЕФС-1 при ликвидации компании, узнайте из Готового решения на сайте «КонсультантПлюс». Детальная информация поможет быстро сориентироваться в сложных отчетных нюансах — достаточно оформить бесплатный пробный доступ к системе.
Заполнение ЕФС за 3 квартал: раздел 1 — персонифицированный учет
Первый раздел структурирован на три подраздела:
- Подраздел 1.1 объединяет информацию о трудовой и связанной с ней деятельности — оформление персонала, перемещения по должностям, прекращение трудовых отношений, а также операции в рамках гражданско-правовых соглашений.
- Подраздел 1.2 аккумулирует данные о страховых периодах и направляется в рамках годовой отчетности.
- Подраздел 1.3 охватывает информацию о вознаграждениях для определенных групп страхователей.
При зачислении нового работника в подразделе 1.1 фиксируются исчерпывающие персональные характеристики, день заключения трудового соглашения, наименование позиции согласно штатной структуре, результаты оценки рабочих условий. Когда сотрудник трудоустраивается на позицию с вредными или опасными производственными элементами (класс начиная с 3.1), этот факт подлежит обязательной фиксации.
Когда происходит перемещение на иную позицию или трансформация рабочих условий, подраздел 1.1 оформляется в срок до 25-го числа месяца, наступающего после изменения. Переводы временного характера в ЕФС-1 в 3 квартале не документируются; при трансформации временного перевода в постоянный — необходимо отразить постоянное перемещение в подразделе 1.1 в установленный срок до 25-го числа.
При расторжении трудовых отношений подраздел 1.1 направляется на протяжении следующего рабочего дня. Обязательным требованием является указание правового основания разрыва соглашения с отсылкой на соответствующую норму Трудового кодекса. Если разрыв инициирован работником, применяется код «01», при взаимном соглашении — «02», по инициативе нанимателя — код определяется конкретной причиной (оптимизация штата, профессиональная непригодность и подобное).
Пример заполнения раздела 1.
Организация ООО «Альфа» 15 июля 2025 года трудоустроила на позицию менеджера Иванову М. С. Специалист бухгалтерии оформил подраздел 1.1 16 июля, внеся: день трудоустройства 15.07.2025, категорию условий труда «допустимый» (код 2), полный комплект паспортных реквизитов и СНИЛС работницы. Передача документации в СФР произведена через систему электронного документооборота.
Раздел 2: расчет взносов на травматизм
Этот раздел ЕФС-1 за 9 месяцев направляется всеми страхователями вне зависимости от фактических кадровых операций. Даже при отсутствии начислений формируется отчетность с нулевыми значениями. В титульной части фиксируется код периода 09 для девятимесячного интервала, календарный год — 2025, среднесписочный состав персонала и численность сотрудников, занятых на позициях с вредными производственными элементами.
Подраздел 2.1 представляет базовые вычисления. Табличная часть состоит из девяти строк, информация группируется по столбцам: накопительный итог от начала года (столбец 3), состояние на окончание предшествующего квартала (столбец 4) и помесячная детализация за июль, август, сентябрь (столбцы 5–7).
Строка 1 аккумулирует всю совокупность начислений персоналу, охватывая заработную плату, стимулирующие выплаты, отпускные суммы, компенсации за неиспользованные дни отдыха. Строка 2 — суммы, не входящие в базу обложения: государственные пособия, материальная поддержка в границах 4000 рублей, компенсация транспортных расходов и питания в рамках установленных лимитов.
Строка 3 демонстрирует базу для начисления взносов (математическая разность строк 1 и 2). Строки 5–7 включают тарифные характеристики: базовую величину ставки в соответствии с классом профессионального риска, скидку или увеличение при их наличии. Финальная тарифная ставка в строке 8 определяется с точностью до третьего знака после запятой. Строка 9 содержит итоговую сумму взносов к перечислению.
Подраздел 2.1.1 оформляют субъекты, имеющие обособленные структуры, которые выступают самостоятельными классификационными единицами. Информация детализируется отдельно по каждой структуре.
Подраздел 2.2 необходим страхователям, направляющим работников для исполнения трудовых функций в сторонние организации. Здесь фиксируются возмещаемые принимающей стороной суммы.
Подраздел 2.3 является обязательным для всех без исключения. В нем фиксируются данные о реализации специальной оценки рабочих условий и обязательных медицинских освидетельствований по состоянию на 01.01.2025. Показатели сохраняются идентичными во всех квартальных формах текущего года. При отсутствии проведенной спецоценки или недавней государственной регистрации организации указываются нулевые значения.
Важные детали отчетного периода в ЕФС-1 за 9 месяцев
Работа с самозанятыми
Вознаграждения лицам, применяющим специальный налоговый режим для самозанятых, включаются в расчетную базу исключительно при закреплении в контракте условия о начислении взносов на травматизм либо когда самозанятый не сформировал чек НПД. В таком случае оформляется подраздел 1.1 — фиксация начала и завершения договора ГПХ — и начисления отражаются в подразделе 2.1. Разъяснения содержатся в письме СФР от 05.08.2024 № 19-20/35785.
Обособленные подразделения
Филиал, располагающий расчетным счетом и полномочиями по начислению вознаграждений, формирует отчетность самостоятельно. В иных ситуациях информация аккумулируется головной структурой по месту ее регистрации.
Реорганизация
Правопреемник собирает в своей отчетности показатели реорганизуемого субъекта от начала года, проставляя соответствующую отметку в документе.
Корректировки
При выявлении неточностей после направления формы представляется уточненный вариант документа с номером корректировки 001, 002 и далее. В титульной части фиксируется основание для уточнения.
Ответственность за нарушения в ЕФС-1
Документ ЕФС-1 за 3 квартал 2025 года, поступивший после 27 октября, влечет штрафные санкции 5% от рассчитанных взносов за каждый месяц задержки. Минимальная величина — 1000 рублей, максимальная — 30% от общей суммы взносов согласно ст. 26.30 закона № 125-ФЗ.
Неточности в персонифицированных данных раздела 1 влекут штраф 500 рублей на каждого застрахованного по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП. Должностные лица дополнительно получают предупреждение либо штраф 300–500 рублей согласно ст. 15.33 КоАП.
Итоги
ЕФС за 3 квартал 2025 года (код периода 09) сформирован из двух обособленных частей. Первый раздел направляется по факту кадровых операций, второй — поквартально до 27 октября. Обязательными к оформлению выступают подразделы 2.1 и 2.3, остальные составляются при наличии соответствующих оснований.
Взносы перечисляются помесячно до 15-го числа непосредственно на реквизиты СФР, минуя механизм ЕНП. Для субъектов с численностью более 10 застрахованных лиц электронный формат направления обязателен. При отсутствии хозяйственной деятельности представляется нулевая отчетность — исключений из обязанности сдачи документа не предусмотрено.