Налоговый статус физлица за календарный год определяется исходя из общего времени его фактического нахождения в РФ в календарном году. Если находила не менее 183 дней — резидент. Иных критериев, например, гражданство или вид на жительство, нет.
В первую очередь, документами, подтверждающими фактическое нахождение человека в стране (а значит, и его налоговое резидентство) являются копии страниц паспорта с отметками о пересечении границы. Если их нет, то можно использовать сведения из табеля учета рабочего времени. Кстати, табеля вполне достаточно, если человек редко бывает за границей.
Если работник часто выезжает за границу, у него можно запросить документ, выданный налоговым органом по форме, приведенной в Приложении № 2 к приказу ФНС от 07.11.2017 № ММВ-7-17/837@. Этот документ подтверждает статус налогового резидента за календарный год (текущий или предыдущий). Как получить документ, разъясняется, например, в письме ФНС от 27.12.2023 № ШЮ-4-17/16342@.
Также подтвердить статус резидента РФ могут (письма ФНС от 27.12.2023 № ШЮ-4-17/16342@, Минфина от 21.04.2020 № 03-04-05/31921, от 13.01.2015 № 03-04-05/69536, ФНС от 19.09.2016 № ОА-3-17/4272@, от 06.09.2016 № ОА-3-17/4086, от 30.12.2015 № ЗН-3-17/5083):
- миграционная карта с данными о въезде и выезде из РФ;
- справки с места работы (в том числе с предыдущего);
- приказы о командировках, путевые листы и т.п.;
- авансовые отчеты и документы к ним (проездные документы, документы за проживание);
- справка, полученная по месту проживания в РФ;
- договор с медицинскими (образовательными) учреждениями и справка о проведении лечения (прохождении обучения) с указанием времени такого лечения (обучения).
Пример расчета времени пребывания в России смотрите в «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, получите пробный доступ. Это бесплатно.
Для чего и как определять налоговый статус физлица см. «Налоговый резидент РФ – это …».
Как делать перерасчет НДФЛ при изменении статуса работника, рассказываем здесь.