В налоговую справка о доходах сдается по окончании налогового периода в составе годового расчета 6-НДФЛ. Но если она понадобилась работнику в течение года, ее нужно предоставить (письмо ФНС от 18.09.2020 № БС-4-11/15230@).
НК РФ не устанавливает ответственности налогового агента за невыдачу работнику справки о доходах. Вместе с тем согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику, в частности, копии документов, связанных с работой (справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя). К таким документам, считает финансовое ведомство, можно отнести и справку 2-НДФЛ (см. письмо Минфина от 21.06.2016 № 03-04-05/36096).
Несоблюдение 3-х дневного срока или отказ в выдаче такой справки работнику может повлечь ответственность по ст. 5.27 и 5.39 КоАП:
- За несвоевременную выдачу предупреждение или штраф до 5 тыс. руб. на должностных лиц и/или ИП, до 50 тыс. руб. на юрлицо.
- За отказ в выдаче справки должностному лицу грозит штраф до 10 тыс. руб.
Поэтому лучше не игнорировать требование работника и выдать ему 2-НДФЛ. В противном случае, налоговый агент нарушает права физлица. На этом основании Минфин рекомендует сотруднику обратиться в суд.
Правильно составить справку о доходах для работника вам поможет образец от «КонсультантПлюс». Посмотреть его можно бесплатно, оформив пробный доступ.