Кто вправе сдавать 2-НДФЛ на бумажных носителях и как это правильно оформить

Кто может сдать 2-НДФЛ на бумаге в 2022-2023 годах

Начиная с отчетности за 2021 год (то есть в первый раз до 01.03.2022) справки 2-НДФЛ сдаются в ИФНС не в качестве самостоятельного документа, а в составе годового расчета 6-НДФЛ. Так теперь подают и сведения о доходах, и сообщения о невозможности удержать НДФЛ.

Право подавать 6-НДФЛ (включающий 2-НДФЛ) на бумаге закреплено в п. 2 ст. 230 НК РФ и с 2020 года предоставляется налоговым агентам, численность физлиц, получивших доходы, у которых — до 10 человек. До 2020 года этот лимит был равен 25 получателям.

В кодексе именно так и написано «до 10 человек». И не совсем ясно, как быть, если численность ровно 10. Устранить эту неясность взялась ФНС. В письме от 09.12.2019 № БС-4-11/25215@ ведомство пояснило, что сдать бумажные сведения за 2019 год можно на 10 человек и менее. То есть налоговики истолковали спорную формулировку в пользу налоговых агентов, как до 10 человек включительно.

Как правильно заполнить справку 2-НДФЛ за 2022 год, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Порядок и способы подачи сведений

При подаче 2-НДФЛ или извещении инспекции о невозможности удержания налога, все налогоплательщики в 2022-2023 годах должны использовать форму и руководствоваться Порядком, которые утверждены приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ в актуальной редакции. Этот документ устанавливает правила представления 6-НДФЛ (включая 2-НДФЛ) на бумажных носителях, а также в электронном виде.

Для НДФЛ-отчетности на бумаге налоговому агенту предоставляется возможность выбрать способ сдачи сведений в инспекцию: лично, через представителя, почтовым отправлением.

У каждого из этих путей есть свои особенности.

1. Если документы подаются через законного или уполномоченного представителя, то:
• в статусе законного представителя могут выступать лица, которым такое право предоставлено законом или учредительными документами (ст. 27 НК РФ);
• в статусе уполномоченного представителя могут выступать физические или юридические лица, действующие на основании доверенности, выданной налогоплательщиком (ст. 29 НК РФ).
Днем представления сведений в этих случаях считается дата подачи формы в налоговый орган.
2. Если документы отправляются по почте, то с обязательной описью вложения, при этом почтовое отделение для подтверждения отправки должно выдать вам квитанцию. Нарушения не будет, если сведения отправить до 24 часов последнего дня установленного срока представления (п. 8 ст. 6.1 НК РФ). Днем представления в таких случаях считается дата оправки сведений почтой (абз. 2 п. 8 ст. 6.1 НК РФ, п. 6.2 Порядка № ЕД-7-11/753@).

Как проводится камеральная проверка справок 2-НДФЛ в составе расчета 6-НДФЛ, читайте в Готовом решении от «КонсультантПлюс». Пробный доступ можно получить бесплатно. 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 1 января 2023 г. меняются сроки представления расчета 6-НДФЛ и соответственно справок 2-НДФЛ. Связано это с переходом на уплату бюджетных обязательств посредством единого налогового платежа. Начиная с указанной даты, сроки их сдачи привязываются к 25 числу. Отчет за год нужно будет передать в налоговую инспекцию не позднее 25 февраля, но поскольку в 2023 г. эта дата попадает на выходной, то срок смещается на понельник - 27 февраля 2023 г.

Итоги

Процедура сдачи бумажных 2-НДФЛ в 2022-2023 годах по сравнению с прошлыми периодами поменялась. Теперь справки сдаются в ИФНС не пачкой отдельных документов с реестром, а в составе годового расчета 6-НДФЛ. Порог численности для бумажной отчетности сохранился прошлогодний — 10 человек. Срок сдачи с 1 января 2023 г. изменится — крайней датой устанавливается 25 февраля года, следующего за отчетным годом. В 2023 г. нужно будет отчитаться за предшествующий год до 27 февраля (с учетом переноса).