«Зарплатные» начисления
Оплата расходов дистанционного сотрудника, которые он несет по работе, является установленной законодательством компенсационной выплатой, связанной с выполнением физлицом трудовых обязанностей (ст. 312.6 ТК РФ). А значит, она не облагается:
- НДФЛ — на основании п. 1 ст. 217 НК РФ;
- страховыми взносами — на основании абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.
О каких расходах может идти речь? В частности, это траты на оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, расходы на услуги связи и др.
Используемое работником оборудование может быть как собственным, так и арендованным. А организация должна располагать копиями документов, подтверждающих:
- приобретение (аренду) оборудования (средств);
- расходы, понесенные работником при использовании их в служебных целях;
- расходы на используемые в служебных целях услуги связи и т. п.
Об этом — в письмах Минфина от 11.01.2022 № 03-04-06/263, от 21.07.2021 № 03-03-06/1/58342, от 09.07.2021 № 03-03-06/1/54895, ФНС от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@.
Освобождаемый от «зарплатных» начислений размер компенсации с 1 января 2024 года закреплен в НК. Его размер 35 руб. в день (ст. 217, 422 НК РФ).
Всё указанное выше касается работающих на удаленке как в России, так и за рубежом.
Расходы по прибыли
Как поясняет ФНС, расходы на компенсацию затрат дистанционщика организация может учесть для налога на прибыль, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством и из них четко следует, какие расходы и на какие цели были произведены. То есть организация должна располагать копиями документов, подтверждающих расходы, понесенные работником в служебных целях: на оплату электроэнергии, услуг связи, интернета и др.
С 31.08.2023 компенсация удаленщикам за использование своего ПО и оборудования для целей налога на прибыль нормируется НК РФ. Её лимит 35 руб. в день.
Перечень компенсируемых расходов дистанционных сотрудников с указанием подтверждающих документов компания утверждает локальным нормативным актом самостоятельно. Такими документами могут быть, например, оплаченные счета за электроэнергию, интернет и т. д.
ВАЖНО! Если удаленщик — за границей, для документов, составленных на иностранном языке нужно иметь перевод на русский. Чиновники считают, что это обязательно (например, письмо Минфина от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2476).
Компенсация по ст. 236 ТК РФ за задержку при компенсации расходов
Если работодатель задерживает компенсационные выплаты за личное имущество работника, он должен уплатить их с процентами. Так считают в Минтруде (письмо от 02.04.2024 № 14-1/ООГ-1917). В ведомстве обосновывают это тем, что перечень выплат, при нарушении сроков выплаты которых предусмотрена уплата денежной компенсации, в ст. 236 ТК РФ является открытым.
Важно! Разъясняет «КонсультантПлюс»
Что делать, если сотрудник требует перевода на удаленку?
Можно ли за один день вернуть дистанционщика в офис?
Достаточно ли уведомить об увольнении по электронной почте?
Как суды отвечали на эти и другие вопросы, читайте в Обзоре, бесплатно, оформив пробный доступ.