Возмещение работнику командировочных расходов предусмотрено трудовым законодательством (ст. 168 ТК РФ). Следовательно, расходы на оплату визы для служебной поездки за рубеж относятся к законодательно установленным компенсациям, связанным исполнением работником его трудовых обязанностей. Отмена командировки не меняет сути данных расходов и не дает оснований для их переквалификации. Поэтому даже если командировка сорвалась, расходы на визу не нужно облагать:
- страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, Письмо Минтруда России от 27.11.2014 № 17-3/В-572);
- НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134).
С налогом на прибыль сложнее. По мнению финансового и налогового ведомств, признать обоснованными и учесть при налогообложении можно только расходы, связанные с состоявшейся командировкой. А если она отменена, визовые затраты не могут уменьшать налоговую базу (Письма Минфина РФ от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134, ФНС России от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756@).
На наш взгляд, данная позиция чиновников не бесспорна. Если причина отмены командировки уважительная, и вины организации в этом нет, то учет платы за визу в расходах правомерен. Однако заметим, что арбитражная практика по данному вопросу отсутствует. Поэтому доказать такую точку зрения будет не просто.
Обратите внимание, для получения визы в некоторые страны может потребоваться медицинская страховка.
О том, можно ли учесть стоимость страховки в целях налогообложения, см. в нашем материале «Расходы на оформление полиса медицинского страхования для зарубежной командировки»