Летние шины, кондиционер, вода и другие издержки теплого времени года

Расходы на авто: замена зимних шин на летние, нормы ГСМ

Сомневаться в обоснованности расходов на покупку летних шин для служебного транспорта, полагаем, никто и не подумает. Здесь все очевидно. Купить и поменять шины, естественно, можно с уменьшением прибыли. Если резина приобретается отдельно от авто, это материальные расходы. Подробно учет шин мы разбирали здесь на примере резины для зимы. Летние шины учитывают аналогичным образом (не забывайте про резерв на утилизацию в бухучете).

Расходы на сезонную замену шин признаются затратами на содержание служебного транспорта.

А что насчет хранения? Полагаем, его тоже можно учесть в расходах. Если у предприятия нет гаража или другого помещения для сезонного хранения авторезины, у него нет другого выбора, кроме как воспользоваться услугами фирм, предлагающих соответствующие услуги. Договор на услуги + акт — и комплект документов для подтверждения расходов готов. К обоснованности тоже претензий быть не должно. Не на балкон же их к директору!

И кстати, летом можно продолжать списывать амортизацию по зимней технике. Если только вы не переводите ее на консервацию (п. 3 ст. 256 НК РФ, письмо Минфина от 12.04.2018 № 03-03-06/1/24220).

Что касается ГСМ, то здесь все зависит от того, используете ли вы нормы, и если да, то какие. Напомним, списывать расходы на ГСМ можно в фактическом размере, нормировать их для налога на прибыль не обязательно (см. письмо Минфина от 22.03.2019 № 03-03-07/19283). Но если вы это все-таки делаете, да еще используете нормативы Минтранса (распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р), не забывайте, что к ним есть зимние надбавки (от 5 до 20% в зависимости от региона) и надбавка за кондиционер (7%). Для норм, разработанных самостоятельно, сезонность тоже нужно учитывать.

См. также: «Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам».

Установка кондиционера

Приобретение и установку кондиционера и другой климатической техники можно учесть для налога на прибыль. Расходы на нее вполне обоснованны и отвечают требованиям НК РФ (ст. 252, подп. 6 и 7 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Работодатель должен обеспечивать своему персоналу комфортное существование на рабочих местах. В том числе безопасную температуру воздуха. А если сделать это он не в состоянии, обязан сокращать рабочий день — при сильной жаре (от 30,5 °С) аж наполовину. Речь о температуре в помещении, а не за окном, конечно же.

Подробнее см. здесь.

Таким образом, отсутствие кондиционера может влиять на общую производительность предприятия. А значит, это не прихоть и не излишество, а вполне себе адекватная мера в рамках охраны труда. Ее, кстати, нужно закрепить в коллективном договоре или ЛНА (в положении об охране труда, например).

Для пущей убедительности можете сделать оценку микроклимата без кондиционера: замерить температуру и влажность в помещениях. Какими должны быть температурные показатели в летний период по СанПиН 1.2.3685-21 (утв. постановлением Госкомсанэпиднадзора от 28.01.2021 № 2) смотрите в «КонсультантПлюс». Пробный доступ к системе бесплатный.

Если есть отклонения, основания для установки климатической техники очевидны.

Как учесть кондиционер, зависит от суммы затрат. Если стоимость на покупку и установку больше лимита стоимости ОС, значит, в составе ОС. Проводки см. здесь. Если меньше, то как матрасходы. Подробнее см.: «Учет основных средств стоимостью до 100 000 рублей».

ВАЖНО! По мнению Минфина, для целей УСН можно признать только покупку кондиционера стоимостью от 100 000 руб., учитываемого в составе ОС. Более дешевый прибор списать в расходы нельзя, так как это расходы на условия труда, а такие для УСН не учитываются (см. письмо от 09.06.2023 № 03-11-11/53648).

Вода и кулеры

Эти расходы тоже не проблема. Обеспечение работников питьевой водой также относится к мерам по обеспечению условий труда. Причем не только летом, но и круглый год. Минфин с этим не спорит (см. письмо от 23.03.2020 № 03-03-07/22134). И даже перестал требовать проводить анализ воды из-под крана для обоснования таких расходов. Не получится учесть эти траты только у тех, кто на упрощенке. Их перечень расходов этого не позволяет (см. письма от 26.05.2014 № 03-11-06/2/24963, от 06.12.2013 № 03-11-11/53315).

Аргументы на случай спора с налоговой по этим расходам вы найдете в Энциклопедии спорных ситуаций от «КонсультантПлюс»:

Если у вас еще нет доступа к системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Проводки по учету питьевой воды смотрите в «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ и переходите в типовую ситуацию.

Благоустройство и озеленение прилегающей территории

Эта категория расходов спорная. По мнению Минфина, учитывать их для налога на прибыль могут только те организации, у которых благоустройство связано с коммерческой деятельностью (парки, санатории и т. п.) или производится по требованию закона (магазины, торговые центры, АЗС, см. соответствующие СанПин).

Есть шанс отстоять расходы у тех, кто несет их по требованию арендодателя. В случае спора можно упирать на то, что договор аренды без них было не заключить (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 16.07.2012 № Ф09-5675/12).

Если же траты на благоустройство и озеленение у вас только для красоты, а зарабатывать доход не помогают (или вы не сможете доказать связь этих расходов с доходами), брать их в расчет налога на прибыль опасно. На проверке их снимут, скорее всего.

Это следует из писем Минфина от 01.04.2016 № 03-03-06/1/18575, от 17.07.2012 № 03-03-06/2/81 и др.

Кстати, благоустройство территории — это установленный муниципальным образованием комплекс мероприятий, направленных (п. 36 ст. 1 ГрК РФ):

• на обеспечение и повышение комфортности условий проживания граждан;
• поддержание и улучшение санитарного и эстетического состояния территории;
• содержание территорий населенных пунктов и расположенных на них объектов (включая территории общего пользования), земельных участков, зданий, строений, сооружений, прилегающих территорий.