С 01.01.2022 введены (c 01.01.2023 года фактически применяются) новые правила выдачи усиленной ЭП юрлицу и порядок подписания документов квалифицированной ЭП физлица, являющегося представителем юрлица.
Подробнее о действующих правилах вы можете узнать в Готовом решении от «КонсультантПлюс», получив бесплатный пробный доступ к системе.
Зачем онлайн-кассам нужна ЭЦП
В настоящее время повсеместно в РФ действуют кассовые аппараты принципиально нового типа — онлайн-кассы, характеризующиеся не только более высокой степенью защиты данных, формируемых в них, но и наличием постоянного электронного взаимодействия с ИФНС.
Такое взаимодействие позволяет дистанционно осуществлять следующие операции в отношении кассовых аппаратов нового типа:
- их регистрацию;
- перерегистрацию, связанную с изменением регистрационных данных или с заменой фискального накопителя;
- передачу всех сформированных в нем фискальных данных в ИФНС;
- снятие с учета;
- обмен информацией с ИФНС.
Подробнее о назначении онлайн-касс читайте здесь.
Процедура электронного взаимодействия с ИФНС налогоплательщикам знакома по системам электронной сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности (ТКС). Она предполагает передачу сведений в налоговый орган через уполномоченного оператора. Для онлайн-касс такой оператор называется оператором фискальных данных. Наличие договора с ним является обязательным условием эксплуатации онлайн-кассы.
Реестр операторов фискальных данных ищите здесь.
Важно, чтобы фискальные данные передавались в ОФД своевременно.
Для осуществления электронного взаимодействия отправителю информации нужно располагать квалифицированной электронной подписью (КЭП). Соответственно, возникает необходимость и в электронной подписи для онлайн-касс. Причем потребуется она уже в момент первого контакта с ИФНС по кассе — при первичном внесении данных о ККТ в личном кабинете на сайте налоговой службы для постановки аппарата на учет.
Следующими шагами в использовании электронной подписи станут завершение процедуры регистрации в ИФНС и регистрация у выбранного оператора фискальных данных. Таким оператором может стать и тот, через которого осуществляется электронная сдача бухгалтерской и налоговой отчетности, но в качестве подобного клиента у оператора придется зарегистрироваться дополнительно и оплатить ему услуги, оказываемые оператором фискальных данных.
Эксперты КонсультантПлюс подробно рассказали о порядке регистрации ККТ в ФНС. Получите пробный доступ к публикации на данную тему бесплатно.
Электронная подпись — что это такое и ее виды
Электронная подпись — это зашифрованная электронным способом информация (сертификат или ключ), идентифицирующая определенное должностное или физическое лицо. Привязка ее к какому-либо электронному документу равнозначна заверению этого документа подписью соответствующего лица. Существует электронная подпись в виде ее записи на электронном носителе. Срок ее действия обычно устанавливается равным 1 году.
ВАЖНО! «КонсультантПлюс» предупреждает
Электронная подпись организации по умолчанию выдается ее руководителю, но иногда требуется, чтобы документы от имени организации подписывало другое лицо, например бухгалтер.
В этих целях:
- до 31.08.2024 года — возможно применение ЭЦП юрлица, в которой отражено, что ее может использовать в том числе управомоченное физлицо, не являющееся руководителем (ч. 2.4 ст. 3 Закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ);
- начиная с 31.08.2024 года — в установленном порядке оформляется доверенность.
Подробнее о применении доверенности в рассматриваемой ситуации читайте в экспертной публикации, размещенной в системе КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к ней бесплатно.
Различают несколько видов электронной подписи:
- простая;
- усиленная неквалифицированная;
- усиленная квалифицированная.
Узнайте о том, какая ЭП подойдет для юридического лица.
Наиболее надежной (наиболее защищенной) является усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), и именно она используется для осуществления электронного обмена данными с ИФНС. Формированием таких подписей занимаются специальные учреждения — удостоверяющие центры.
Ключевые отличия электронных подписей подробно рассмотрены в «КонсультантПлюс». Получите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Путеводитель.
По уровню защиты информации усиленная квалифицированная ЭП, применяемая для подачи в ИФНС электронной бухгалтерской и налоговой отчетности, удовлетворяет тем требованиям, которые необходимы для электронной подписи документов, имеющих отношение к онлайн-кассам. Поэтому налогоплательщикам, сдающим отчетность электронно, нет необходимости получать еще одну аналогичную ЭП для работы с онлайн-кассами. Для этой цели подойдет уже имеющаяся.
Подробнее о подписи, применяемой при сдаче электронной отчетности, читайте в материале «Усиленная квалифицированная электронная подпись — что это такое».
Как получить электронную подпись для онлайн-касс
Если оформление электронной подписи оказывается нужным, то налогоплательщику следует обратиться:
- в ФНС — за оформлением бесплатной ЭП (на ИП, на руководителя юрлица);
- в любой из аккредитованных удостоверяющих центров (полный список их есть на сайте Минцифры) для оформления ЭП на коммерческой основе (ориентировочно — 3000 рублей) — на физлицо (сотрудника организации).
Возможность оформить бесплатную ЭП в ФНС действует с 01.07.2021. Узнайте больше о данной процедуре.
При обращении в коммерческий УЦ заявку на изготовление подписи, как правило, можно подать по телефону или лично, а также через сайт соответствующего учреждения.
При обращении нужно будет заполнить заявку на создание ЭП:
- на бумаге, если обращение делается не через сайт;
- электронно, если она оформляется на сайте.
Одновременно с заявкой в удостоверяющий центр потребуется предоставить копии (сканы) документов, подтверждающих указанные в заявке сведения о налогоплательщике.
После принятия заявки удостоверяющий центр выставит счет на оплату услуг по изготовлению ключа (сертификата проверки) ЭП. Получить готовый ключ можно будет после оплаты счета. Сделать это сможет:
- лично то лицо, в отношении которого оформлен ключ подписи;
- его представитель по доверенности.
Узнайте больше об оформлении доверенности на получение ЭП для юрлица.
Для получения нужно будет предъявить в удостоверяющем центре платежный документ и оригиналы (заверенные копии) документов, содержащих отраженные в заявке сведения о налогоплательщике.
Существует установленный порядок продления ЭП для ФНС онлайн. Подробнее читайте в статье «ФНС напоминает про онлайн продление электронных подписей».
Итоги
Онлайн-кассы предусматривают необходимость осуществления постоянного электронного обмена данными с налоговым органом. Такой обмен требует наличия у налогоплательщика электронной цифровой подписи надлежащего уровня.
Этому уровню соответствует усиленная квалифицированная электронная подпись, применяемая для отправки в ИФНС бухгалтерской и налоговой отчетности, поэтому при ее наличии дополнительно обзаводиться подобной подписью не потребуется. Оформить электронную подпись, если ее у налогоплательщика нет, можно через ФНС, у доверенного лица ведомства (если подпись нужна ИП, руководителю юрлица) или любой аккредитованный удостоверяющий центр (для физлица).