Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Что относится к обязательной кадровой документации?

Кадровая документация служит отражением трудовых отношений между работодателем и сотрудниками. Основные и наиболее часто встречающиеся ее виды будут перечислены в статье.

 

 

Что такое кадровое делопроизводство?

Под кадровым делопроизводством понимается организация порядка формирования документов, регламентирующих трудовые отношения в компании. Кадровым делопроизводством может заниматься как один человек, если штат компании небольшой, так и целый отдел кадровых специалистов в крупных компаниях. 

Кадровая документация в компании состоит из:

  • бланков унифицированных форм;
  • положений и инструкций, разработанных самой компанией.

Вся кадровая документация визируется руководителем компании или уполномоченным сотрудником.

Какие документы кадрового делопроизводства бывают?

Всю кадровую документацию можно разделить на две группы:

1 группа: документы, которые регулируют взаимоотношения работодателя с каждым сотрудником по отдельности.

2 группа: документация, отражающая трудовые отношения в целом по всей компании.

К первой группе можно отнести следующую кадровую документацию:

  • приказ о приеме на работу (Т-1);
  • контракт с сотрудником (ТД-1);
  • трудовую книжку (постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225);
  • личную карточку сотрудника (Т-2);
  • документы о переводе (Т-5);
  • приказ об оформлении отпуска (Т-6);
  • приказ об увольнении (Т-8);
  • приказ о направлении работника в командировку (Т-9);
  • командировочное удостоверение (Т-10);
  • служебное задание (Т-10А);
  • распорядительный документ, свидетельствующий о поощрении сотрудника (Т-11).

Ко второй группе относятся:

  • График отпусков (Т-7).
  • Штатное расписание (Т-3).
  • Приказ об увольнении нескольких работников (Т-8а).
  • Распоряжение о командировании работников (Т-9а).
  • Приказ о поощрении сотрудников (Т-11А).
  • Табель учета рабочего времени (Т-12)
  • Документ, на основании которого осуществляется контроль количества отработанных часов и расчета ЗП (Т-13).
  • Журнал проверок воинского учета граждан.
  • Приказ об организации воинского учета.
  • Внутренние положения:
    • коллективный договор;
    • положение об охране труда;
    • положение о премировании;
    • правила внутреннего распорядка;
    • положение о командировках;
    • положение о коммерческой тайне;
    • положение об оплате труда;
    • положение об использовании личного транспорта в служебных целях;
    • прочее.

О хранении кадровых документов см. материал «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

Что из кадровой документации обязательно должно быть в наличии?

В любой компании обязательными являются документы, которые отражают:

  • перемещение персонала: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение;
  • отработанное время: учет отработанного времени, командировки, отпуска.
  • доход сотрудника: заработная плата, премии;
  • общую информацию о сотрудниках: их численность и должности;
  • обязательные правила, действующие внутри компании.

Важно! С 08.01.2015 командировочное удостоверение и служебное задание вышли из перечня обязательных документов (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Следует отметить, что в зависимости от специфики деятельности компании и работы конкретного сотрудника перечень обязательных документов может меняться. Рассмотрим на примерах.

Пример 1. В компании некоторые сотрудники пользуются личным автомобилем для выполнения служебных заданий. Следовательно, в организации следует издать положение, в котором будет регламентирован порядок компенсации за использование сотрудником личного транспорта.

Пример 2. В контракте с каждым сотрудником предусмотрен порядок выплаты премий. Таким образом, в компании  не нужно формировать положение о премировании.

Кто осуществляет контроль кадрового делопроизводства?

 Основным органом, отвечающим за контрольную деятельность по кадровому делопроизводству, признается Государственная инспекция труда. 

Помимо контрольной деятельности, инспекция выполняет функции:

  • защиты трудовых прав  сотрудников;
  • уведомления компаний и их сотрудников об оптимальных способах соблюдения ТК РФ;
  • информирования компетентных органов о выявленных правонарушениях.

Начиная проверку, контролирующий орган запрашивает всю кадровую документацию, на основании которой он проводит оценку соответствия кадрового учета действующему трудовому законодательству. Обнаружив какие-либо отклонения от нормы, привлекает работодателя к ответственности.

ТК РФ предусматривает следующие виды ответственности за нарушение законодательства:

  • дисциплинарная (ст. 192 ТК РФ);
  • административная (ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ);
  • уголовная (ст. 143, 145, 145.1, 146, 147, 215, 216, 217 УК РФ);
  • гражданско-правовая (ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ).

Следует отметить, что, помимо трудовой инспекции, кадровую документацию вправе затребовать:

  • налоговые органы при выездных проверках;
  • военкомат в целях контроля ведения воинского учета.

Как оформляется спецоценка рабочих мест?

В компетенцию трудовой инспекции также входит выявление несоответствий в организации рабочих мест с существующими нормами. Данная процедура осуществляется на основании результатов специальной оценки. Спецоценку должны осуществлять все работодатели. Ее порядок регламентирует закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ.

Важно! Проводить спецоценку нет необходимости по сотрудникам, которые осуществляют свою работу удаленно или в домашних условиях (п. 3 ст. 2 закона № 426-ФЗ).

Для проведения спецоценки нанимается сторонняя компания. Перед началом процедуры она анализирует кадровую документацию: трудовые контракты, штатное расписание, положение об охране труда и прочие. Процедура проводится раз в 5 лет, но бывают случаи внеплановой проверки (ст. 17 закона № 426-ФЗ).

К документам, которые формируются во время оценки, относятся:

  • приказ о проведении специальной оценки, свидетельствующий о начале проверки;
  • приказ об утверждении графика проведения, регламентирующий последовательность;
  • декларация соответствия условий труда, отражающая соответствие нормам;
  • отчет с результатами.

Ответственность за непроведение оценки предусмотрена по ст. 5.27.1 КоАП РФ: на должностных лиц и ИП налагается штраф 5 000–10 000 руб., на компании – 60 000–80 000 руб.

Об уплате взносов по результатам спецоценки см. материал «Аттестация рабочих мест произведена частично: как начислять доптарифы страховых взносов».

Все ли компании обязаны вести воинский учет?

Согласно подп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона «Об обороне» от 31.05.1996 № 61-ФЗ все компании обязаны вести воинский учет. Основной целью данного учета является сбор, хранение и передача в военкомат информации о военнообязанных сотрудниках.

Важно! ИП не обязаны вести воинский учет (п. 6 ст. 1 закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ).

Ответственный за воинский учет специалист назначается руководителем компании. Для ведения воинского учета может быть привлечен как новый сотрудник, так и уже работающий, с которым оформляется контракт на совмещение должностей. Количество специалистов, ведущих данный учет, зависит от численности военнообязанных сотрудников (п. 12 постановления Правительства РФ «Об утверждении Положения о воинском учете» от 27.11.2006 № 719).

В ходе воинского учета важное значение имеют следующие документы:

  • приказ об организации воинского учета;
  • журнал проверок воинского учета;
  • личная карточка Т-2.

О порядке внесений сведений о военном билете в Т-2 см. материал «Унифицированная форма № Т-2 – бланк и образец заполнения».

Проверка ведения воинского учета осуществляется каждые три года при численности до 500 человек.  Если штат больше указанного количества, то контроль должен проводиться раз в год (п. 3 Приложения 1 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях).

Ответственность за нарушение в порядке ведения воинского учета предусмотрена ст. 21.1–21.4 КоАП РФ. Например, в случае, если работодатель не осуществил подачу списка военнообязанных, наступает ответственность в виде штрафа в сумме 300–1 000 руб., а если не сообщил сотруднику о его вызове в военкомат – 500–1000 руб.

Итоги

Каждый работодатель должен следить за правильностью оформления кадровой документации. Вовремя и корректно оформленные документы позволяют избежать ответственности за нарушение трудового законодательства.

Добавить в закладки
Предыдущая статья Следующая статья
Ваш вопрос
Отправить
Помогаем в работе. Подпишитесь на рассылку – 1 раз в неделю, бесплатно.
Есть вопросы? Получите быстрый ответ на форуме