Правила ведения книги учета доходов и расходов при ЕСХН

Требования к заполнению и ведению книги учета доходов и расходов при ЕСХН

Индивидуальные предприниматели на ЕСХН обязаны вести книгу учета доходов и расходов (п. 8 ст. 346.5 НК РФ). Организации на ЕСХН книгу не ведут — они учитывают показатели для расчета налога на основании данных бухгалтерского учета (п. 8 ст. 346.5 НК РФ).

Актуальная форма книги доходов и расходов при ЕСХН (КДР) и порядок её заполнений утверждены приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@. 

Какие организации имеют право на применение ЕСХН, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно. Если примите решение пользоваться справочно-правовой системой на постоянной основе, запросите ее расценки.

К заполнению этого налогового регистра необходимо подходить внимательно и скрупулезно, поскольку от этого зависит:

• правильность определения налогооблагаемой базы по сельхозналогу и размер самого налога;
• снижение риска налоговых санкций за неправильное ведение учета.

Плательщик ЕСХН может совмещать данный спецрежим с патентом — при котором также ведется отдельная книга учета.

Для достижения указанных целей записи в КДР необходимо вести:

• на русском языке;
• непрерывно, отражая операции на основании первичных документов в хронологическом порядке;
• в полном объеме (без пропусков и изъятий).

Как рассчитать авансовый платеж при ЕСХН, мы писали в статье. 

При этом следует соблюдать совокупность требований к оформлению КДР:

• на каждый новый налоговый период оформлять новую КДР;
• после окончания налогового периода распечатывать КДР (если она велась в электронном виде), бумажный вариант КДР прошить и пронумеровать, указав на последней странице количество страниц (подтвержденных подписью налогоплательщика) и скрепить печатью (при наличии);

ВАЖНО! В 2026-2027 гг. заверять КДР по ЕСХН в налоговой не нужно. Требование о заверении для сельхозпроизводителей отменено с 2024 года. Подробнее см. здесь.

• ошибочную запись исправлять обоснованно, подтверждая исправление подписью коммерсанта и проставлением даты (печать ставится при наличии).

Состав КДР:

• титульный лист (информация о налогоплательщике, налоговый период и др.);
• раздел 1, посвященный полученным доходам и произведенным расходам;
• раздел 2, содержащий информацию о списании стоимости основных средств и нематериальных активов.

Какова налоговая ставка ЕСХН, читайте здесь. 

Скачать бланк книги доходов и расходов при ЕСХН вы можете, кликнув по картинке ниже:

Книга учета доходов и расходов при ЕСХН Скачать

Нюансы заполнения книги доходов и расходов

Основное правило заполнения КДР — наличие движения денежных средств в виде:

• полученных на расчетный счет и в кассу денег (в отношении доходов);
• оплаченных расходов, входящих в список допускаемых (п. 2 ст. 346.5 НК РФ).

При этом пристальное внимание должно уделяться обоснованности включения в КДР расходов — наиболее часто происходит занижение сельхозналога из-за включения в расходную часть затрат, не указанных в налоговом перечне.

Какие расходы можно учесть при ЕСХН, вы узнаете в статье "Перечень расходов, которые учитываются при ЕСХН".

В том случае, когда расход есть в списке допускаемых, необходимо проконтролировать выполнение 2 обязательных условий:

• наличие должного документального обоснования расхода; 
• подтверждение его экономической целесообразности.

При наличии у коммерсанта расходов на приобретение основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА) следует обратить внимание на особенности отражения в КДР операций по списанию их стоимости.

Как перейти на ЕСХН с иного режима налогообложения, мы писали в статье "Переход на ЕСХН - как перейти и какие преимущества".

Чтобы не ошибиться в заполнении раздела 2 «Расчет расходов налогоплательщика на приобретение (сооружение, изготовление), достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение) основных средств, а также расходы на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов, учитываемых при исчислении налоговой базы по единому сельскохозяйственному налогу», необходимо разграничить все ОС и НМА на 2 группы:

• введенные в эксплуатацию и оплаченные в период применения ЕСХН;
• ОС и НМА, приобретенные до перехода на ЕСХН и имеющие на дату перехода остаточную стоимость.

Стоимость ОС и НМА из первой группы после оплаты списывается с момента ввода основных средств в эксплуатацию, а нематериальных активов — с момента принятия на бухгалтерский учет (пп. 1 п. 4 ст. 346.5 НК РФ); расходами они признаются после фактической оплаты.

В отношении второй группы действует ограничение — стоимость такого имущества нельзя списать единовременно. Этот процесс может растянуться на срок от 1 года до 10 лет — в зависимости от срока полезного использования ОС и НМА (до 3 лет включительно — в течение первого календарного года применения ЕСХН; от 3 до 15 лет включительно — 50%, 30% и 20% стоимости в течение первых трех лет; свыше 15 лет — равными долями в течение первых 10 лет). Нюансы списания их остаточной стоимости в таком случае регламентированы п. 4 ст. 346.5 НК РФ.

Читайте о ведении бухгалтерского учета основных средств.

Отсутствие КДР при ЕСХН является грубым нарушением правил ведения учета, что влечет за собой наложение штрафных санкций. Все ли плательщики ЕСХН должны вести КДР? Ответ есть в КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к правовой системе и узнайте, есть ли у вас обязанность по ведению КДР. 

Штраф за отсутствие книги учета доходов и расходов при ЕСХН

За грубое нарушение правил учета доходов и расходов, совершенное в течение одного налогового периода, штраф — 10 000 рублей; в течение более одного налогового периода — 30 000 рублей; если нарушение привело к занижению налоговой базы — 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей (ст. 120 НК РФ).

Итоги

Соблюдение правил ведения КДР при ЕСХН позволяет своевременно и в полном объеме отражать принимающие участие в расчете сельхозналога доходы и расходы. Особое внимание необходимо уделить расходам — их документальному подтверждению, экономической целесообразности и соответствию списку разрешенных Налоговым кодексом затрат.