Если смущает отсутствие документов, отразите внереализационный расход в бухгалтерском учете и не учитывайте в налоговом. Если отчет как то подписан (например ЭЦП), его можно принять к учету, кроме того, в договоре наверняка есть пункт про штрафы, можно дополнительно сослаться на него.
Подскажите как учитывать штрафные санкции от ВБ. документов на них нет, только строчка в отчете.