У нас заключен договор на грузоперевозки с юридическим лицом. Мы оплачиваем услугу грузоперевозки,...

1. Транспортная накладная (ЭТрН)Главный документ, подтверждающий факт перевозки. Без неё расходы на доставку не примет ФНС. С 1 сентября 2026 года оформляется только в электронном виде (ЭТрН) через оператора ИС ЭПД с передачей в ГИС ЭПД — бумажный формат допускается лишь в исключительных случаях (нет связи, технические сбои).

Обычно ТН оформляет грузоотправитель, но перевозчик заполняет свои разделы (данные о себе, транспортном средстве, водителе).

2. Заказ-заявка (ЭЗЗ) С 1 сентября 2026 года — обязательна в электронном виде на каждую перевозку. Это двусторонний документ: титул 1 подписывает грузоотправитель, титул 2 — перевозчик. Фиксирует условия перевозки: маршрут, сроки, требования к транспорту, стоимость.

3. Закрывающие документы для бухгалтерии Перевозчик предоставляет один из вариантов:
-УПД (универсальный передаточный документ) со статусом «1» — объединяет счёт-фактуру и акт, самый распространённый вариант;
- Акт оказанных услуг + счёт-фактура — классическая связка, если УПД не используется.
Эти документы подтверждают, что услуга перевозки фактически оказана, и позволяют принять НДС к вычету.

4. Счёт на оплату Документ, на основании которого вы перечисляете деньги. Не является строгой формой, но нужен для бухгалтерии.

5. Путевой лист. Оформляется на каждое транспортное средство, задействованное в перевозке. Содержит данные о водителе, маршруте, предрейсовом медосмотре и техосмотре. С 1 сентября 2026 года электронный путевой лист (ЭПЛ) обязателен при перевозке алкогольной продукции, для остальных грузов допустим бумажный или электронный формат.