Подписывайтесь на новости
Ежемесячно нам доверяют 5 млн человек
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора

Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора, представленных в нашей статье, помогут бухгалтерам справиться с постоянно растущими и не дающими им покоя подотчетными суммами. Переходим к их подробному изучению.

Как грамотно обнулить подотчет директора?

Подотчет директора, как и любого другого подотчетного сотрудника, можно в любом объеме списывать на уменьшение налога на прибыль (относить на расходы по УСН) и при этом не платить с него НДФЛ и/или взносы в бюджет. Но такое возможно при условии, что выданный подотчет тратится только на нужды фирмы, а бухгалтерия своевременно получает документы, подтверждающие целевое использование подотчетных сумм (кассовые и товарные чеки, накладные и т. п.).

Посмотрите, что в подотчете изменилось с 30.11.2020.

Предположим, что по Дт 71 на конец очередного месяца накопилась сумма, выданная директору под отчет, в размере 700 000 руб. Оправдательные документы и авансовые отчеты под эту сумму отсутствуют и их появление маловероятно.

Если действовать по правилам НК РФ, то эта сумма должна быть учтена как доход директора с уплатой по ней следующих налогов и взносов:

  • НДФЛ — 91 000 руб. (700 000 × 13%);
  • страховые взносы — 211 400 руб. (700 000 × [22% + 5,1% + 2,9% + 0,2%]).

Итого в бюджет с полученного директором дохода придется заплатить 302 400 руб.

К уменьшению по налогу на прибыль можно поставить сумму в 911 400 руб. (700 000 + 211 400). Значит, налога на прибыль к уплате будет меньше на 182 280 руб. (911 400 × 20%).

В целом с подотчетной суммы в 700 000 руб. вы заплатите налогов и сборов на сумму 120 120 руб. (302 400 – 182 280). А если у организации нет прибыли, то придется все 302 400 руб.

Подробнее о налогообложении невозвращенных подотчетных сумм рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Рассмотрим теперь, сколько же налогов надо будет заплатить, если применить иные способы обнуления подотчета.

Способ 1. Начисление дивидендов

Кто может применять: организации, у которых по итогам отчетного периода есть прибыль.

Процедура обнуления подотчета: после окончания квартала, полугодия или года составляем протокол учредителей и справку о начислении промежуточных (или годовых) дивидендов. Проводим следующие операции:

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Возврат подотчета (фиктивный)

50

71

700 000

Начисление дивидендов

84

75

700 000

Выделение НДФЛ с дивидендов

75

68

91 000

= 700 000 × 13%

Выплата дивидендов (фиктивная)

75

50

609 000

= 700 000 – 91 000

Уплата НДФЛ

68

51

91 000

Сумма налогов и взносов к уплате: 91 000 руб. (НДФЛ). Страховые взносы уплачивать не нужно (письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). На уменьшение налога на прибыль дивиденды поставить нельзя (п. 1 ст. 270 НК РФ).

ВАЖНО! Выплачивать дивиденды наличными могут только ООО и только из сумм, которые не являются выручкой от реализации товаров, услуг (п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У). Например, из возвращенных подотчетных сумм. В АО выплата дивидендов должна производиться строго в безналичной форме (п. 8 ст. 42 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ). 

Совет: при начислении и выплате дивидендов не забывайте про сроки.

О подробностях читайте в статье «Какие сроки выплаты дивидендов в 2021 году?».

Способ 2. Начисление компенсации за использование имущества директора

Кто может применять: ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета: составьте обоснованный расчет размера компенсации за использование имущества директора, расходы по которому можно учесть в деятельности фирмы. Например, его автомобиля. Для этого запросите у директора документы, показывающие, сколько он тратит на обслуживание своего авто в год (месяц, квартал). Затем оформите от имени директора заявление на компенсирование расходов по использованию автомобиля и впишите в него рассчитанную сумму по обслуживанию машины. В бухучете фиксируете следующие операции:

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Возврат подотчета (фиктивный)

50

71

700 000

Начисление компенсации

20, 26, 44

73

700 000

Уплата компенсации (фиктивная)

73

50

700 000

Сумма налогов и взносов к уплате: 0,00 руб. НДФЛ и страховые взносы уплачивать не нужно. Но только при условии достаточного документального обоснования выплаты компенсации за имущество (ст. 188 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ). На уменьшение налога на прибыль траты на компенсацию за использование личного транспорта можно отнести только в размере от 600 до 1 500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ «Об установлении норм расходов на компенсацию за использование личного транспорта» от 08.02.2002 № 92).

Совет: размеры компенсации должны быть реальными, т. е. соразмерными с рыночными. При оформлении документов следите за тем, чтобы в них отсутствовало слово «аренда». С доходов, полученных директором от аренды имущества, придется платить НДФЛ.

Способ 3. Начисление материальной помощи

Кто может применять: ограничений нет, но этот способ подойдет лишь при списании маленьких сумм подотчета — до 4 000 руб. за 1 год. Далее покажем на цифрах почему.

Процедура обнуления подотчета: сформируйте от имени директора заявление на выплату материальной помощи. В бухучете отметьте следующие операции:

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Возврат подотчета (фиктивный)

50

71

700 000

Начисление материальной помощи

84, 96

73

700 000

Выделение НДФЛ из суммы матпомощи

73

68

90 480

= (700 000 – 4 000) × 13%

Выплата материальной помощи (фиктивная)

73

50

609 520

Начисление страховых взносов

20, 26, 44

69

210 192

= (700 000 – 4 000) × 30,2%

Уплата НДФЛ и взносов

68, 69

51

300 672

= 90 480 + 210 192

Сумма налогов и взносов к уплате: 300 672 руб. (НДФЛ, взносы). Не облагается НДФЛ и взносами только материальная помощь в размере до 4 000 руб., выданная в пределах 1 года. На уменьшение налога на прибыль выплаченную матпомощь ставить нельзя (п. 23 ст. 270 НК РФ).

Совет: ознакомьтесь с особенностями обложения материальной помощи НДФЛ и взносами в наших статьях:

Как отразить материальную помощь в отчетности, узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Способ 4. Договор займа

Кто может применять: ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета: подготовьте договор о предоставлении директору беспроцентного займа с автоматической пролонгацией. В бухучете отметьте следующие операции:

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Возврат подотчета (фиктивный)

50

71

700 000

Выдача займа (фиктивная)

73

50

700 000

Ежемесячный НДФЛ по доходам директора в виде материальной выгоды от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, письмо Минфина от 27.06.2016 № 03-04-06/37295)

73

68

1 342,46

= (700 000 × 2/3 × 10% [ставка рефинансирования]) / 365 × 30 (количество дней в месяце) × 35% (ставка НДФЛ)

Уплата НДФЛ за месяц

68

51

1 342,46

Сумма налогов и взносов к уплате: 1 342,46 руб. в месяц или 16 333,33 руб. в год (700 000 × 2/3 × 10% × 35%). Взносы с материальной выгоды не уплачиваются.

Совет: злоупотреблять этим способом не надо, так как выданный заём тоже нужно будет когда-то возвращать. Возможен и такой вариант: списать сумму предоставленного займа на расходы фирмы после истечения срока исковой давности. Но здесь есть свои нюансы.

О подробностях читайте в статье «Порядок списания договора займа (нюансы)».

Способ 5. Личные расходы директора

Кто может применять: ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета: попросите директора принести кассовые и товарные чеки, накладные, полученные при покупке им имущества в личное пользование или получении услуг. Отберите из них те, которые можно отразить в расходах фирмы (канцтовары, мебель, отделочные материалы, ремонтные работы и др.). Составьте по ним авансовый отчет. В бухучете отметьте следующие операции:

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Отражение расходов на основании авансового отчета

10, 20, 26, 41, 44, 91

71

700 000

Сумма налогов и взносов к уплате: 0,00 руб. Некоторые личные расходы директора вполне подойдут на роль расходов по основной деятельности фирмы. А значит, их можно поставить на уменьшение налога на прибыль.

Совет: тщательно соотносите произведенные траты с деятельностью организации. Например, чек из ветеринарной клиники не совсем подойдет для фирмы, занимающейся строительством домов.

Как замаскировать личные траты директора под расходы компании, пошагово разъяснено в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Итоги

При обнулении крупных подотчетов директора не следует применять какой-то 1 способ и списывать всю сумму за 1 день. Избегайте ситуаций, когда на расчетный счет фирмы или в ее кассу возвращается полная сумма выданного ранее подотчета. Особенно если она была выдана в крупных размерах и на вполне достижимые цели. Нужно, чтобы хотя бы часть этого подотчета была потрачена. В противном случае не исключена вероятность начисления НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному использованию подотчетных средств.

Оптимальный вариант обнуления подотчета — равномерно на протяжении нескольких месяцев (возможно и лет) списывать подотчет всеми предложенными выше способами.

Несмотря на то что существует немало возможностей обнуления подотчета, мы настоятельно вам советуем бороться с практикой неконтролируемой траты денежных средств руководством с помощью языка цифр и наглядного представления убытков, которые несет фирма в связи с действиями директора. Для этого следует периодически составлять расчет налогов, связанных с подотчетными суммами, в 2 сравнительных вариантах: если директор отчитывается по подотчетам и если он не делает этого. Этот расчет представляйте директору в качестве предложения по оптимизации налогообложения (в данный расчет можно ввести и другие статьи, кроме подотчета, чтобы ваши действия не воспринимались руководителем назидательно). Таким способом постепенно можно добиться своевременного предоставления документов по выданным подотчетам и не допустить дальнейшего нарастания неподтвержденных подотчетных сумм.

Добавить в закладки
Ваши вопросы
9 августа 2021 07:39
Постоянная ссылка
Добрый день! Директор были предоставлены документы и оформлены а/о,то по не понятным мне причинам не были получены деньги и закрыты а/о,а сумму перенесли на счет 50(касса) и выдавали з/пл на протяжении 2019,2020,2021.Каким образом это все оформить? Помогите советом.
Ответить
9 августа 2021 22:33
Постоянная ссылка
Я несколько раз перечитала, что Вы написали, но так толком ничего не поняла. Директор отчитался по авансовым отчетам: ДТ 10, 41, 20, 44 ... Кт 71. У Вас остался висеть кредитовый остаток по счету 71. Что значит сумму перенесли на счет 50 (касса)? Это было сделано таким образом: Дт 71 Кт 50? Если да, то значит все в порядке, и по авансовым отчетам рассчитались. Если нет, то я Вас не понимаю. Зарплата, это уже отдельная тема - это счет 70. 71-го счета зарплата не касается за исключением случаев, когда производят удержание сумм, по которым подотчетное лицо не отчиталось. Но я так понимаю, это не Ваша ситуация. Попробуйте еще раз подробнее пояснить с перенесением (чего?) на счет 50.
Ответить
11 августа 2021 13:20
Постоянная ссылка
спасибо,что ответили.Я сама не понимаю как бухгалтер могла это сделать,но теперь веду учет я и ломаю голову,как это красиво закрыть.На 31.12.2018 год числится Дт 71-475404,80(еще не выяснила,но как директор сказал,что снимали и проводили по 71 счету наличные деньги)
В 2019 директор отчитывается ДТ 26 КТ 71-249286,а остаток проводят Дт 50 Кт 71-345908,80. И в течение 2019,2020 года деньги по з/пл проводят КТ 50 и таким образом остаток закрывается и по сч..71 и по сч. 50. И вот теперь я пытаюсь что то придумать и как-то это оформить.
Ответить
12 августа 2021 14:51
Постоянная ссылка
То есть задолженность директора перед организацией 475 тыс. Отчитался он на 249 тыс., а выдали больше - 345 тыс. То есть директор опять остался должен организации. Так? В сумме примерно 119 тыс.? И затем эту сумму удерживают из его зарплаты:
1) Дт 94 Кт 71 - 119 тыс.,
2) Дт 70 Кт 94 - в сумме удержания каждый месяц.
Примерно так? Здесь ничего, наверное, оформлять не нужно, поскольку идет правомерное удержание подотчетных средств из заработной платы. Но хотя можно составить приказ: "В связи с невозвратом подотчетных средств приказываю удерживать из заработной платы такого-то такую-то сумму ежемесячно". Может, конечно, у Вас не через счет 94 было сделано (корректные проводки посмотрите в этой статье). Но даже если без него, ничего страшного я в этом не вижу.
Ответить
13 августа 2021 07:39
Постоянная ссылка
Спасибо,что ответили.Нет,я не правильно цифры написала.
1.На 31.12.2018 год числится Дт 71-475404,80(еще не выяснила,но как директор сказал,что снимали и проводили по 71 счету наличные деньги)
2.Директор предоставил отчитался:Дт 26 Кт 71-130286.Остаток на Дт 71-345118,80
3.Делают проводку:Дт 50 Кт 71-345118,80
4.В течение всего 2019,2020,2021-проводят по Кт 50-выдачу з/пл,отпускных и.д.
А почему я изначально написала 249286,т.к. я подняла а/о и там эта сумма .а бухгалтер проводит 130286.Но это уже другая история и в 2021 году делали исправление.
Ответить
4 июля 2021 21:12
Постоянная ссылка
Подотчет директора переводится в статус "доход" и с него удерживается НДФЛ 13 %, а страховые взносы с какого бока? Если их начислить, тогда и в расчет по страх.взносам нужно включать эту сумму?
Ответить
5 июля 2021 10:25
Постоянная ссылка
Что значит "С какого бока"? Если это является доходом в рамках трудового договора, то оно должно облагаться страховыми взносами в общем порядке. Все выплаты, на которые страховые взносы не начисляются, перечислены в ст. 422 НК РФ.
Ответить
25 июня 2021 14:28
Постоянная ссылка
Думаю, что варианты 1-4 стали не актуальными после вступления в действие новых указаний ЦБ - от 9 декабря 2019 г. N 5348-У "О ПРАВИЛАХ НАЛИЧНЫХ РАСЧЕТОВ" ибо за такой операцией как "Возврат подотчета (фиктивный)" должно следовать реальное движение денег в банк....
Ответить
25 июня 2021 23:47
Постоянная ссылка
Возможно, вы правы. Мы разберемся в данном вопросе и при необходимости внесем исправления в статью.
Ответить
30 июня 2021 13:03
Постоянная ссылка
Автор выше прав. Возвращённые из подотчёта деньги должны быть оприходованы на расчётный счёт. Потом получены и потом произведены расчётные операции. Трактовать возврат подотчёта, как прочие поступления и тратить, как захочется - так себе идея. Чревато разборками с проверяющими.
Ответить
25 июня 2021 12:08
Постоянная ссылка
Я не понял, почему в конце месяца "по правилам НК" (?!) подотчётная сумма ВДРУГ становится доходом директора, где в законодательстве (НК) происходит такое "перевоплощение"?
Я не понял, с какой стати директору выплачиваются дивиденды, разве он всегда собственник предприятия? К тому же, ПРИБЫЛЬ как таковая для выплаты дивидендов, возникает по итогу года, а не отчётного периода (там налогооблагаемая база, "обозванная" в отчётности прибылью), хотя, согласен, решением собственников (не директора) выплаты могут происходить в течение года.
Ответить
25 июня 2021 23:45
Постоянная ссылка
Прямо нигде не прописано, что подотчетная сумма становится доходом, если по ней вовремя не отчитались. НО! налоговики придут, проверят, и насчитают НДФЛ и взносы с таких сумм. Про разного рода перевоплощения будете говорить уже с ними, а не на форуме.
Директор, конечно же, не всегда является собственником предприятия. Но зачастую, если он бесконтрольно берет деньги под отчет, то в 90% случаях он собственник . Или Вы видели много предприятий, где собственники разрешали постоянно брать деньги из кассы и потом не возвращать эти суммы? Таких директоров обычно быстренько снимают.
Ответить
30 июня 2021 11:55
Постоянная ссылка
Налоговики уже давно не цепляются к подотчетным суммам если вовремя не отчитались. вы отстали лет на 15. Кроме того, предложенные Вами варианты имеют существенные недостатки, особенно они проявятся, при больших суммах подотчета.
Ответить
28 июня 2021 08:27
Постоянная ссылка
НО, Вы же, как бы, налоговым специалистом себя считаете, раз пишете на эту тему. Так зачем же читателя вводить в заблуждение, ссылаясь на НК? Знаю, что ФНС наплевать на НК и они его "вольно" трактуют - Вы тоже? Сошлитесь тогда на судебную практику или "опасность" перетрактовки ФНС подотчёта. Закон при этом НЕ нарушается - это уровень компетентности.То же самое про дивиденды - читателю надо додумывать Вашу мысль? Я знаю МНОГО предприятий (лично их обслуживаю), где это стандартная ситуация и подотчёт директора фактически разрешён собственником, т к директор отчитывается перед собственником и тратит деньги для целей бизнеса (в т ч ресторан с клиентом, подарки и т п ), вот только списать эти траты нельзя в рамках Закона. Думал, что и Вы про ту же ситуацию пишете, но "недодумал" за Вас.
Ответить
6 июля 2020 18:01
Постоянная ссылка
Добрый день! Подскажите ,пожалуйста, из Вашего примера в 700.000:
1.если оформить возврат в кассу п/о суммы и выдачу из кассы займа (минуя расчетный счет одни днем ) , не будет ли нарушения кассовой дисциплины?( не сдали наличные в банк)
2. Применимо ли в данной ситуации требование по расчету с юр. лицом наличными в сумме не превышающей 100.000 ?
Ответить
25 июня 2021 12:13
Постоянная ссылка
1. Сдают в банк остатки, а не каждые поступившие "3 копейки".
2. На расчёты с физлицами ограничения не действуют.
Ответить
19 декабря 2019 14:37
Постоянная ссылка
Добрый день! Подскажите ,пожалуйста, из Вашего примера в 700.000:
1.если оформить возврат в кассу п/о суммы и выдачу из кассы займа (минуя расчетный счет одни днем ) , не будет ли нарушения кассовой дисциплины?( не сдали наличные в банк)
2. Применимо ли в данной ситуации требование по расчету с юр. лицом наличными в сумме не превышающей 100.000 ?
Ответить
Ваш вопрос
Отправить
Бесплатный доступ к Путеводителям по бухучету различных операций. Рекомендации от экспертов К+.
Бесплатный доступ к Путеводителям по бухучету. От экспертов К+.
Помогаем в работе. Подпишитесь на рассылку – 1 раз в неделю, бесплатно.
Есть вопросы? Получите быстрый ответ на форуме