Подотчетные суммы не являются доходом работника, облагаемым НДФЛ и взносами, если он просрочил авансовый отчет. Это долг, который он должен вернуть. Предполагается, что эти суммы не могут остаться у работника и он не сможет использовать их в своих интересах. Значит, экономической выгоды ему они не несут.
В то же время работодатель должен принять все предоставленные законом меры по возврату этих денег: удержать их из зарплаты или взыскать через суд, если с удержанием работник не согласен.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Принять решение об удержании из зарплаты работодатель вправе в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ).
Важно! Рекомендации от КонсультантПлюс
Чтобы удержать из заработной платы работника невозвращенную сумму, нужно:
1)составить приказ руководителя об удержании в произвольной форме. Сделать это нужно не позднее...
Подробнее см. готовое решение от К+. Пробный доступ бесплатен.
А вот если возврата не будет (вы приняли решение простить долг или истек срок на его взыскание), здесь уже появляется доход, уплатить с которого НДФЛ и взносы нужно в общем порядке. Возникнет он на дату прощения долга либо на дату, с которой взыскание стало невозможным (см. письма ФНС от 23.07.2021 № ЗГ-2-2/1090@, УФНС по Московской области от 14.09.2018 № 16-10/099623@).
Возможен ли перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета, узнайте здесь.