Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Какими документами оформляется командировка в 2024 году

Документы для командировки в 2024 году — это не только приказ и авансовый отчет. Собрать полный пакет документов и правильно их оформить вам поможет наш материал.

Документы для командировки в 2024 году: направляем сотрудника в поездку

Любая командировка начинается с оформления распорядительного документа — приказа. Если вы используете унифицированные формы, составляйте его по форме:

  • Т-9, если командируете одного человека;
  • Т-9а, если нескольких.

Оба бланка вы найдете в этой статье. А образец приказа на командировку можно скачать здесь.

ВАЖНО! С 01.01.2013 применять унифицированные формы документов необязательно. Допустимо разработать собственный бланк и утвердить его в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в действие ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». В новом стандарте прописан перечень обязательных реквизитов первичных документов и порядок работы с ними.

О ФСБУ 27/2021 мы рассказывали в статье.

Положение о том, что местом хранения документов может быть только РФ, вступило в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в материале.

НА ЗАМЕТКУ! Командировкой не считается выезд работника в отдаленный район своего населенного пункта (письмо Минтруда от 28.02.2023 № 28-2/В-578).

На основании приказа выдайте работнику аванс. Его сумма должна покрывать суточные за все дни поездки, а также примерные траты, которые возникнут у сотрудника в ходе нее. На выдачу денег составьте расходный кассовый ордер.

В общем случае больше никаких документов для командировки на данном этапе не потребуется. Так, давно уже не нужны командировочные удостоверения и служебные задания. Но могут быть нюансы.

Если, к примеру, работник выезжает, возвращается из командировки или находится в пути в выходной или праздничный день либо, находясь в командировке, в такие дни он будет трудиться (и это не предусмотрено его обычным графиком), нужно получить от работника письменное согласие на работу в выходной и издать соответствующий приказ. Если в выходной или праздник командированный будет отдыхать, эти бумаги не понадобятся.

Подробнее см.: «Как оплачивается командировка в выходной день (нюансы)».

Однодневные командировки и командировки совместителей оформляются по таким же правилам. Никаких документальных особенностей для них нет. Учитывайте только, что при однодневных командировках работникам не положены суточные. Возможна выплата среднего заработка с оплатой переработок (определение Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 25.05.2023 N 88-5265/2023 по делу N 2-85/2023). Так или иначе, способы оплатить работникам  расходы все-таки есть.

См.: «Как оплачивается командировка на один день».

Подготовить другие документы по командировкам вам поможет Путеводитель от «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Документы по командировке для бухгалтерии: списываем расходы

По возвращении работник должен сдать вам авансовый отчет по командировке и документы, подтверждающие понесенные им расходы. Основные из них таковы.

Транспорт:

  • При авиаперелете — маршрут-квитанция и посадочный талон со штампом о прохождении досмотра. Это идеальный вариант. Что делать, если посадочного нет, мы рассказывали здесь.
  • При проезде железной дорогой — выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте (контрольный купон), посадочный купон.
  • Другой общественный транспорт — билеты, транспортные карты, чеки ККТ и т. п.
  • Оплата такси в командировке — кассовый чек либо квитанция в форме БСО, отвечающие требованиям законодательства о ККТ.

Подробнее см.: «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

  • Аренда автомобиля — договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки ККТ и иные документы, подтверждающие использование автомобиля для исполнения служебного поручения.
  • Личное авто — служебная записка, путевой или маршрутный лист (чтобы подтвердить маршрут следования), чеки, квитанции, выписка с карты и др.

Проживание:

  • По расходам на гостиницу в командировке подтверждающими документами будут счет от объекта размещения, чеки ККТ, БСО.
  • При проживании в арендованной квартире — договор аренды/найма, действующий в период командировки, документы на оплату: чеки, выписка с карты, расписка (если арендодатель — физлицо), другие документы, подтверждающие проживание (в т. ч. косвенно).

Документы по остальным расходам будут зависеть от вида трат в командировке. Они, кстати, должны быть согласованы с работодателем. В противном случае вы можете их не возмещать.

См. также: «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги».

Не нужно подтверждать только суточные. Они устанавливаются в твердой сумме за день командировки. Размер должен быть прописан в ЛНА. А как их расходовать, это уже остается на усмотрение работника. Например, они покрывают расходы на питание.

Как учесть расходы на питание работников — в командировке и иных случаях, см. здесь.

Итоги

Пакет документов по командировке в 2024 году не изменился. Это приказ, авансовый отчет и подтверждающие командировочные расходы документы, примерный перечень которых мы указали выше.

Добавить в закладки
Ваши вопросы
11 июля 2023 18:17
Постоянная ссылка
1С фреш
Оформила авансовый отчет по командировке с выплатой суточных за период.
Билеты и проживание оплачены организацией.
Билеты приобретенные организацией внесены, в этом отчете есть отдельное поле для данного. Как и где отразить расходы на проживание в данном отчете? Подскажите пожалуйста

И еще - при данном оформлении проводки Дт 26 (командировочные расходы) Кт 71.01 (суточные расходы)
Дт 26 (командировочные расходы) Кт 76.14 (расходы по билету). Суточные выплачены безнал, в ОСВ по Дт 71.01 "висит вся сумма" и далее перекос большой с отпуском и выплатой зп за месяц, 1с считает некорректные суммы и не начисляет страховые взносы по отпуску и зп. Что я сделала не так?
Ответить
17 июля 2023 00:17
Постоянная ссылка
Попробуйте задать свой вопрос на нашем форуме, возможно, наши специалисты смогут Вам помочь.
Ответить
28 мая 2023 21:58
Постоянная ссылка
Суточные при командировки в Казахстан 55 долларов или 2500
Ответить
16 мая 2023 11:51
Постоянная ссылка
Добрый день! Подскажите, к авансовому отчету должен прилагаться оригинал приказа на командировку? Или же оригинал должен находиться у кадровиков, а к АО можно приложить копию?
Ответить
16 мая 2023 16:39
Постоянная ссылка
Приказы хранятся отдельно от остальных документов, нормативно перечень документов прилагаемых к авансовому отчету не регламентирован. Достаточно будет копии.
Ответить
10 апреля 2023 11:32
Постоянная ссылка
Добрый день! Загранкомандировка. Что-то нужно просить от сотрудников, если гостиницу оплатили через турагентство? От турагентства что требовать, только акт выполненных услуг?
Ответить
10 апреля 2023 14:48
Постоянная ссылка
В вашем случае отдельно услуги гостиницы не оплачивались, но поскольку акт будет от турагентства Вам нужно подумать, как обосновать производственный характер расходов. Турагентство Вам их не даст, это должны быть Ваши внутренние документы, например, отчет по итогам командировки.
Ответить
14 октября 2022 10:29
Постоянная ссылка
если несколько сотрудников добирались до места командировки на одном арендованном авто, какие документы необходимо оформить?
Ответить
14 октября 2022 22:32
Постоянная ссылка
Я полагаю, здесь должны быть в наличии договор аренды, путевой лист, чеки на ГСМ (если за ГСМ будет платить организация).
Ответить
13 сентября 2021 13:42
Постоянная ссылка
Какие документы при отправки сотрудники в командировку нужны ?
Ответить
Ваш вопрос
Отправить
Есть вопросы по налогам? Обсудите их с экспертами на форуме НН