Срок хранения счетов-фактур в различных ситуациях может быть разным. От чего он зависит, как правильно его рассчитать и что грозит компании за его нарушение, вы узнаете из нашей статьи.

 

Коммерческая деятельность — без документов не обойтись

Закрыл бизнес — обязан сохранить счета-фактуры и иные документы

Как долго нужно хранить документы

Организуем правильное хранение счетов-фактур

Учимся правильно рассчитывать срок хранения счета-фактуры

Когда срок хранения счета-фактуры должен продлеваться

Срок хранения электронных счетов-фактур

Итоги

 

Коммерческая деятельность — без документов не обойтись

Любая коммерческая деятельность не обходится без документов. Порой для их хранения компании вынуждены создавать архивы, выделять немалые площади и трудовые ресурсы. Более того, документы не только сопровождают компанию в течение периода ее деятельности, но и вынуждены продолжать свое существование после ее закрытия (ликвидации, банкротства и др.).

Даже если коммерсант проработал всего 1 месяц, к закрытию компании собирается целый пакет документов: налоговая отчетность, документы по реализации товара, поступлению ТМЦ, начислению зарплаты и др. В этот перечень могут входить и счета-фактуры (если коммерсант являлся плательщиком НДС). О проблемах, возникающих при хранении документов после решения коммерсанта прекратить свою деятельность, поговорим далее.

Закрыл бизнес — обязан сохранить счета-фактуры и иные документы

Рассмотрим пример. ИП Рябинин К. Н. принял решение прекратить коммерческую деятельность. Так как арендодатели срочно требовали освободить помещение, все документы коммерсант перевез к себе домой и разместил на свободной площади в хозяйственном помещении. Счета-фактуры занимали немалый объем, так как реализация товара производилась мелкими партиями в адрес многочисленных контрагентов. Прошло определенное время и хранимые в неприспособленном помещении документы выцвели, отсырели и утратили свой первоначальный вид.

Однако закон гласит, что коммерсанты обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ) — иначе их могут наказать по ст. 13.20 или 13.25 КоАП РФ. Не следует забывать также, что налоговики вправе провести выездную проверку за последние 3 года деятельности ИП, поэтому и после закрытия предпринимателю придется хранить документы (в том числе счета-фактуры), если они подтверждают расчет налогов и их уплату (п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для ИП, утв. приказом Минфина № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002).

Как долго нужно хранить документы

Сроки хранения для разных документов могут существенно различаться. Так, налоговые документы подлежат хранению в течение не менее 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Срок хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, установлен также Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – перечень № 558). Так, п. 368 перечня № 558 для счетов-фактур также установлен 4-летний срок их хранения.

В отдельных случаях этот срок может увеличиваться до 6 лет. Например, 6-летний срок предусмотрен для участников региональных инвестиционных проектов (п. 3 ст. 89.2 НК). Годовую же бухгалтерскую отчетность вместе с аудиторскими заключениями ждет постоянное хранение (ч. 1 ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402, п. 351, 408 перечня № 558).

Если в компании трудились наемные работники, у нее собирается приличный объем документов, которые требуется сохранять значительно дольше указанных сроков. Например, акт о расследовании несчастного случая на производстве с материалами расследования нужно хранить не менее 45 лет (ч. 6 ст. 230 ТК РФ), а акт о случае профзаболевания — в течение 75 лет (п. 33 положения «О расследовании и учете профзаболеваний», утв. постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 № 967).

Сокращать законодательно установленные сроки хранения документов нельзя. За нарушение сроков хранения учетных документов штраф предусмотрен ст. 15.11 КоАП.

Информацию о том, какая ответственность предусмотрена для коммерсанта за налоговые нарушения, см. в материале «Ответственность за налоговые правонарушения: основания и размер санкций».

Организуем правильное хранение счетов-фактур

Продолжим пример. Степанова П. А., ранее работавшая главбухом у ИП Рябинина К.Н., нашла аналогичную работу во вновь открывшейся компании ООО «Возрождение». Помня упущения предыдущего работодателя по обеспечению сохранности счетов-фактур и иных документов, она решила взять этот вопрос в новой компании под свой контроль.

Так как компания только начала работать, необходимо было в первую очередь организовать хранение документов, в том числе счетов-фактур. Специальных требований к хранению счетов-фактур в законодательстве она не нашла, поэтому решила следовать порядку хранения, установленному для бухгалтерских документов, согласно которому бухгалтерские документы нужно хранить в специальных помещениях, сейфах или шкафах (п. 6.2 положения, утв. письмом Минфина от 29.07.1983 № 105).

Между тем счеты-фактуры не относятся к бланкам строгой отчетности и не являются документами, содержащими коммерческую тайну, поэтому хранение их возможно без сейфов и металлических шкафов. Руководство ООО «Возрождение» выделило для этой цели отдельное изолированное помещение в офисе компании. Главбух определил ответственных за сохранность документов (пп. 6.2–6.4 положения, утв. письмом Минфина № 105).

Подшивать счета-фактуры к журналу учета полученных и выставленных счетов-фактур в ООО «Возрождение» не стали, т. к. с 01.01.2015 компании этот журнал не ведут, если они не являются застройщиками или экспедиторами и не осуществляют посреднических операций.

Подробнее об обязанности ведения журнала счетов-фактур читайте в материале «Журнал учета счетов-фактур: кому он потребуется в 2017 году».

Отдельные подшивки счетов-фактур тоже решили не делать — просто подшивали счета-фактуры вместе с накладными.

Учимся правильно рассчитывать срок хранения счета-фактуры

Теперь настало время разобраться с определением даты начала срока хранения счетов-фактур.

Порядок хранения счетов-фактур описан в п.10 Правил ведения счетов-фактур (до 01.10.2017 – п. 14 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур), утвержденных постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Согласно этому нормативному документу счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке соответственно по дате их выставления или получения за соответствующий налоговый период.

 Минфин РФ в письмах от 19.07.2017 № 03-07-11/45829, от 30.03.2012 № 03-11-11/104 разъясняет, что срок хранения начинает отсчитываться после окончания периода, в котором счет-фактура в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов. То есть если НДС из указанного счета-фактуры компания отразит в декларации за 3-й квартал 2017 года, отсчет срока хранения начнется с 01.10.2017.

О том, как правильно заполнить декларацию по НДС, читайте в материале «Какой порядок заполнения декларации по НДС (пример, инструкция, правила)».

На практике часто бывает, что при подшивке документов счета-фактуры от накладных не отделяются и для их хранения устанавливаются одинаковые сроки. Такой подход объясняют тем, что добровольное увеличение срока хранения (согласно п. 1 ст.29 закона № 402-ФЗ срок хранения накладных составляет 5 лет и превышает срок хранения счетов фактур) закону не противоречит. Однако при данном способе установленный срок хранения счетов-фактур будет нарушен в случае:

  • их поступления после окончания налогового периода;
  • наличия ошибок, которые потребуют внесения исправлений;
  • выставления по каким-либо причинам несвоевременно.

Для предупреждения данного нарушения рекомендуется организовывать хранение счетов-фактур и первичных документов отдельно.

Когда срок хранения счета-фактуры должен продлеваться

Оговоренный ранее обязательный 4-летний срок хранения счетов-фактур может увеличиваться. Это связано с тем, что с 01.01.2015 компании могут переносить налоговые вычеты. Право переноса вычетов НДС в пределах 3-летнего срока с момента принятия на учет товаров (работ, услуг) закреплено в п. 2 ст. 171 НК РФ.

Подробнее о том, как определить крайний срок для отражения вычетов в налоговой декларации, читайте в материале «Минфин пояснил, до каких пор можно откладывать вычет».

Учитывая дату оприходования товаров из рассмотренного примера (11.08.2017), заявить его, если компания отложит вычет ровно на 3 года, нужно в декларации за 3-й квартал 2020 года. 4-летний же срок хранения нужно будет отсчитываться с 01.10.2020, т.е. в этом случае он фактически составит 7 лет.

Рассматривая увеличенные сроки хранения счетов-фактур при переносе вычетов, необходимо помнить, что на вычет при возврате аванса покупателю на 3 года перенести нельзя. Вычет может быть осуществлен только в том налоговом периоде, в котором выполнены условия, предусмотренные статьями ст. 171, 172 НК РФ (письмо Минфина России от 21.07.2015 № 03-07-11/41908).

Срок хранения электронных счетов-фактур

Сейчас все больше коммерсантов переходит на электронный документооборот, используя в том числе и электронные счета-фактуры. Электронный счет-фактура равносилен бумажному (п. 1 ст. 169 НК), порядок его оформления регламентирован приказом Минфина России «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015 № 174н.

Еще до того, как будет организовано хранение электронного счета-фактуры, т. е. уже при его оформлении, необходимо учесть, что подписан он должен быть квалифицированной электронной подписью (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 05.05.2015 № 07-01-06/25701).

Подробнее о том, какую электронную подпись безопаснее использовать для документов, читайте в материале «Как подписывать электронную первичку: позиция Минфина-2015».

Сроки хранения электронных счетов-фактур те же, что у бумажных — 4 года (п. 1.13 Порядка, утв. приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Хранить распечатанные бумажные экземпляры электронных счетов-фактур компании не обязаны (письмо ФНС от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984).

Итоги

Обычный срок хранения счетов-фактур — 4 года вне зависимости от их формы (электронные или бумажные). При этом срок может увеличиваться, если вычеты заявляются в более поздние периоды.