Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту

Регистр налогового учета по НДФЛ разрабатывается и применяется для отражения дохода, полученного физическим лицом от организации, например зарплата, а также удержанных и перечисленных в бюджет налогов. Оформление регистров налогового учета по НДФЛ является основой в оценке правильности начисления и перечисления НДФЛ.

 

Общие требования по разработке налогового регистра по НДФЛ

Разделы регистра налогового учета по НДФЛ

Итоги

 

Общие требования по разработке налогового регистра по НДФЛ

При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования.

  1. Налоговый регистр по НДФЛ должен обязательно содержать следующие сведения:
  • информацию для возможности идентификации физического лица;
  • признак налогового резидентства;
  • виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
  • суммы и даты выплаты доходов;
  • даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений.
  1. Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
  2. Форма регистра должна быть определена учетной политикой.
  3. Если во время налоговой проверки регистры по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).

Разделы регистра налогового учета по НДФЛ

Основное назначение налогового регистра по НДФЛ — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем регистр целесообразно разделить на следующие разделы:

1. Основные данные об организации — налоговом агенте:

  • ИНН, КПП;
  • код ИФНС, в которой организация числится на учете;
  • наименование организации.

2. Основные данные о налогоплательщике:

  • ИНН;
  • Ф.И.О.;
  • вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
  • дата рождения;
  • гражданство;
  • адрес места жительства на территории РФ;
  • адрес в стране проживания.

3. Резидентство

Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам. Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору необходимо облагать по ставке 30%, за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов.

Подробнее о правильном определении статуса см. в материале «Как правильно определить период, необходимый для придания гражданину статуса налогового резидента»

4. Виды доходов и вычетов с присвоением соответствующего кода

При присвоении кода необходимо обратиться к приказу ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ (ред. от 14.11.2013) «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендаций по ее заполнению», где каждому виду дохода присвоен соответствующий код. Например, при указании зарплаты используется код 2 000, а если предоставляется вычет на первого ребенка, возраст которого не достиг 18 лет, указывается код 114.

5. Доходы, к которым применяется ставка 13%, а также налоговые вычеты отражаются и помесячно, и нарастающим итогом с начала года. Доходы, к которым применяются другие ставки, достаточно указывать только помесячно.

Доходы, необлагаемые НДФЛ, можно не включать (например, пособие по беременности и родам).

Доходы, размер которых лимитирован при расчете НДФЛ, необходимо указывать в реестре для контроля соблюдения такого лимита. Одним из таких доходов является материальная помощь, которая не будет облагаться НДФЛ, пока ее размер не достигнет 4 000,00 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).

6. Дата выплаты дохода

Последний день месяца, за который начислена зарплата, признается фактической датой ее получения (ст. 223 НК РФ). Если трудовые отношения завершены в день, который является не последним в данном месяце, то датой получения зарплаты будет являться последний день выхода на работу.

При отражении сумм отпускных необходимо руководствоваться указаниями письма Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/08-139: датой их получения будет являться день выплаты. Данный подход целесообразно применять и при указании даты выплаты пособий по больничным листам.

По вопросу определения даты дохода в виде отпускных см. материал «Когда перечислять НДФЛ с отпускных?»

Трудовое законодательство обязывает рассчитываться с работниками по зарплате не реже, чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Но, несмотря на полученный аванс, доход у работника не возникает, а обязательство перед бюджетом образуется в последний день месяца, поэтому дату перечисления аванса отражать не нужно.

Подробнее об удержании НДФЛ с аванса см. в материале «Надо ли и когда платить НДФЛ с аванса?»

7. Дата перечисления налога

В п. 6 ст. 226 НК РФ отмечено, что организация обязана перечислить удержанный НДФЛ не позже даты погашения задолженности перед сотрудниками.

Федеральным законом от 02.05.2015 № 113-ФЗ с 01.01.2016 внесено дополнение в п. 6 ст. 226 НК РФ: закреплен крайний срок, когда можно будет погасить задолженность перед бюджетом по НДФЛ с отпускных и пособий по больничным листам. Данный срок приходится на последний день месяца, в котором произведена выплата.

См. также материал «С 2016 года крайний срок перечисления НДФЛ с отпускных и больничных будет закреплен в НК РФ»

Итоги

Таким образом, основными задачами при разработке налогового регистра по НДФЛ являются:

  1. отражение в полном объеме достоверной информации;
  2. группировка показателей для получения аналитических данных.

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения