Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2017-2018 годах

Налог-налог
27 мая 2018
197344
Все материалы сюжета «Путевые листы: бланки, образцы, примеры»
Учет ГСМ по путевым листам – 2017-2018 (далее — ПЛ) должен быть правильно организован в любой организации. Он позволит навести порядок и контролировать расход материальных ресурсов. Наиболее актуально использование ПЛ для учета бензина и дизельного топлива.

Понятие ГСМ

Что такое путевой лист

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Бухгалтерский учет ГСМ

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Пример списания ГСМ по путевым листам

Итоги

 

Понятие ГСМ

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом в 2018 году.

О последних требованиях Минтранса к обязательным реквизитам в путевых листах читайте в материалах:

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены здесь.

О недавних изменениях в форме путевого листа вы можете узнать из наших обсуждений в группе «ВК».

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

О путевых листах для ИП читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

образец акта о списании ГСМ

Скачать образец акта о списании ГСМ

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

  1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
  2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.

Важный нюанс учета ГСМ при выплате работнику компенсации за личный автомобиль здесь.

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в феврале 2018 года закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Учет ГСМ при поступлении

Дт

Кт

Сумма, руб.

Операция (документ)

10

60

3 800

Оприходован бензин (ТОРГ-12)

19

60

684

Отражен НДС (счет-фактура)

Рассчитываем среднюю себестоимость списания за февраль: (50 л × 44 руб. + 100 л × 38 руб.) / (50 л + 100 л) = 40 руб.

Вариант 1. Учет ГСМ при списании по факту

В ПЛ сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 10 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 20 л.

Рассчитываем фактическое использование: 10 + 30 – 20 = 20 л.

Сумма к списанию: 20 л × 40 руб. = 800 руб.

Дт

Кт

Сумма, руб.

Операция (документ)

26

10

800

Списание бензина (бухгалтерская справка-расчет)

Вариант 2. Учет ГСМ при списании по нормам

В ПЛ сделаны отметки о пробеге: на начало рейса — 2 500 км, в конце — 2 550 км. Значит, было пройдено 50 км.

В п. 7 раздела II распоряжения № АМ-23-р есть формула для расчета расхода бензина:

Qн= 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

где: Qн — нормативный расход топлива, л;

Hs — базовая норма расхода топлива (л/100 км);

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (его значения приведены в приложении 2 к распоряжению № АМ-23-р).

По таблице в подп. 7.1 по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8 л.

По приложению 2 коэффициент D = 10% (для Московской области).

Считаем расход бензина: 0,01 × 8 × 50 × (1 + 0,01 × 10) = 4,4 л

Сумма к списанию: 4,4 л × 40 руб. = 176 руб.

Дт

Кт

Сумма, руб.

Операция (документ)

26

10

176

Списание бензина (бухгалтерская справка-расчет)

Так как автомобиль используется в качестве служебного, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Итоги

ГСМ — существенная статья расходов во многих организациях. Это значит, что бухгалтерам нужно уметь вести учет ГСМ и обосновывать эти расходы. Использование путевых листов — один из способов определения количества использованных ГСМ.

С помощью ПЛ можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.

После определения фактического или нормативного объема использования сумму к списанию можно рассчитать путем умножения стоимости единицы на объем.

Учет ГСМ, списанного в результате работы спецтехники, не имеющей одометра, может производиться на основании акта списания ГСМ.

Особое же внимание нужно уделять признанию расходов на ГСМ в рамках налогового учета.

Добавить в закладки
Предыдущая статья Следующая статья
Ваши вопросы
8 июня 2018 22:54
Постоянная ссылка
А подскажите если на фирме 2 легковые машины на которых ездет гендиректор и зам по служебным вопросам, без оформления как водитель,обязательно ли нужен мед и тех осмотр
Ответить
1 июня 2018 09:59
Постоянная ссылка
Может ли ИФНС запросить полис ОСАГО при проверке списания ГСМ?
Ответить
2 июля 2018 21:03
Постоянная ссылка
Теоретически вполне. Вопрос только для каких целей, подробнее посмотрите вот здесь на форуме
Ответить
15 мая 2018 16:13
Постоянная ссылка
Где можно скачать бланк путевого листа для легкового автомобиля?
Ответить
6 июня 2018 19:13
Постоянная ссылка
На НН есть новая форма
Ответить
11 апреля 2018 14:39
Постоянная ссылка
Добрый день, подскажите, пожалуйста, обязательно ли заполнять в путевом листе 4с в графе задание водителю все адреса? Можно ли просто указать согласно транспортным накладным и приложить их?
Ответить
16 апреля 2018 12:47
Постоянная ссылка
Однозначно сказать сложно, судебная практика да и действующее законодательство говорит о том что можно, но вот налоговики считают по прежнему по другому. Подробнее вот в этой ветке форума посмотрите
Ответить
17 марта 2018 02:03
Постоянная ссылка
Подскажите пожалуйста, если у меня назначена компенсация 5000 руб в месяц гендиректору за личное авто по доп соглашению к трудовому договору, могу ли я также компенсировать ему еще и затраты на ГСМ? Он будет сдавать авансовый отчет с приклеенными чеками на бензин и потом раз в месяц ему вместе с компенсацией перечислять эти суммы на карту? И нужно ли при этом путевой лист заполнять? Спасибо!
Ответить
22 марта 2018 12:46
Постоянная ссылка
Можете отдельно списывать ГСМ, но вопрос как это повлияет на налоговый учет затрат. Подробнее посмотрите вот в этой ветке на форуме Можете там еще поспрашивать если вопросы останутся.
Ответить
13 декабря 2017 12:02
Постоянная ссылка
Здравствуйте! У меня водители иногда приносят чеки с АЗС, где еще кассы с ЭКЛЗ. Могу ли я для налогового учета признавать такие расходы?
Ответить
19 декабря 2017 13:02
Постоянная ссылка
Смело принимайте, пока что это разрешено. Посмотрите вот здесь человек тоже интересовался
Ответить
11 декабря 2017 19:58
Постоянная ссылка
Здравствуйте! У нас несколько служебных авто.Все заправляются на АЗС сами и отчитываются в конце месяца по ПЛ. Каков правильный ДОКУМЕНТООБОРОТ в этом случае: "Авансовым отчетом" оприходуем на 10.03, а потом ""СПИСАНИЕМ МАТЕРИАЛОВ В ЭКСПЛУАТАЦИЮ" списываем на 44? Спасибо.
Ответить
19 декабря 2017 11:00
Постоянная ссылка
Здравствуйте. Да вы правильно пишете, посмотрите подробнее на форуме Эта тема очень подробно рассмотрена.
Ответить
27 октября 2017 13:55
Постоянная ссылка
Добрый день, скажите пжл можно ли не применять летние и зимние коэф?
Ответить
2 ноября 2017 13:23
Постоянная ссылка
Путевые очень много обсуждали на местном форуме, например, вот здесь . Посмотрите, если ответа нет, спросите там, вам быстро ответят
Ответить
17 октября 2017 04:01
Постоянная ссылка
Путевые листы являются БСО. Как правильно списать их?
Ответить
19 октября 2017 13:00
Постоянная ссылка
На форуме тоже интересовались подобным. Посмотрите
Ответить
11 октября 2017 16:51
Постоянная ссылка
Как списать топливо на строительную технику (бульдозеры, трактора...),спидометры отсутствуют, мотосчетчики тоже не у всех. Списывть на объемы выполненных работ, согласно наряда? Где этомк у есть подтвержение и какие нормы применяются? Кто их утвердил?
Ответить
15 октября 2017 11:19
Постоянная ссылка
Здравствуйте, вот тут со всех сторон обсуждают на форуме путевые листы Скорее всего, ваш вопрос там тоже затрагивали, посмотрите.
Ответить
18 сентября 2017 07:40
Постоянная ссылка
Доброе утро! Подскажите, надо ли указывать в путевом листе №4-с заезд на АЗС
Ответить
15 октября 2017 11:40
Постоянная ссылка
Здравствуйте. Почему нет, мы вот тут обсуждали Пришли к выводу, что можно.
Ответить
20 августа 2017 20:37
Постоянная ссылка
Добрый день! С порядком списания по путевым листам понятно. Списание должно быть подтверждено правильно заполненными документами. А какие основные правила заполнения путевого листа? Нужна ли печать в верхнем углу где заголовок? Запись о проведении предрейсового контроля обязательна?
Ответить
21 августа 2017 18:56
Постоянная ссылка
Здравствуйте, Николай! С марта этого года печать и/или штамп в заголовочной части путевого листа ставить не обязательно. А вот запись о проведении предрейсового контроля, наоборот, непременно должна быть проставлена. Посмотрите, пожалуйста, на форуме есть отдельная тема с подобного рода вопросами, со ссылкой на видео по заполнению путевого листа, вот здесь
Ответить
20 августа 2017 20:16
Постоянная ссылка
Добрый день! Какие основные правила заполнения путевого листа? Нужна ли печать в верхнем углу где заголовок? Запись о проведении предрейсового контроля обязательна?
Ответить
20 августа 2017 18:17
Постоянная ссылка
Добрый день! Какие основные правила заполнения путевого листа? Нужна ли печать в верхнем углу где заголовок? Запись о проведении предрейсового контроля обязательна?
Ответить
15 июня 2017 01:18
Постоянная ссылка
Это все замечательно, но есть один вопрос: если ПЛ был выписан, допустим, в последний день месяца (при этом списание происходит помесячно и в шапку Акта заносится запись "...путевые листы с 01 по 31 такого-то месяца"), а закрыт в первый день следующего месяца (ночная смена), в Акт за какой месяц его необходимо включать? В период составления ПЛ или в период закрытия ПЛ?
Ответить
23 июня 2017 13:22
Постоянная ссылка
Учитывать данные из такого путевого листа нужно после его закрытия. Именно на дату возвращения автомобиля в гараж становится ясен его пробег, расход топлива, время работы водителя. Этим числом и отражать соответствующие данные. Для налогового учета условия для признания расходов - обоснованность и документальное подтверждение, выполняется только после полного оформления путевого листа (ст. 252 НК РФ).
Ответить
16 июня 2017 10:30
Постоянная ссылка
Здравствуйте. Этот п/л пойдет на новый месяц
Ответить
11 марта 2017 14:00
Постоянная ссылка
Спасибо, все понятно и доступно написано, очень хорошо, что приведены примеры.
Ответить
Ваш вопрос
Отправить