Оформление приказов на командировку в 2025 году
Направление работников в командировку по служебной необходимости регламентируется положением, утвержденным постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. В п. 7 этого положения сказано, что письменное распоряжение работодателя является основанием для направления сотрудника в командировку. Конкретная форма этого документа не приведена, поэтому компания издает приказ или распоряжение. Аналогичная норма приведена в новом положении о командировках, утвержденном постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501, которое вступает в силу с 1 сентября 2025 года и будет действовать до 01.09.2031. Подробнее здесь.
ВНИМАНИЕ! Для оформления приказа о направлению в командировку можно воспользоваться унифицированными формами № Т-9 (для отправки в командировку 1 человека), № Т-9а (для отправки в командировку сразу нескольких человек). Кроме того, каждое предприятие может самостоятельно разработать форму такого приказа, дополнив ее необходимыми сведениями.
Ознакомьтесь с образцом приказа на командировку.
В приказе по отправке в командировку следует указывать следующие данные:
- полное наименование предприятия;
- номер документа, дату составления;
- персональные данные работника, занимаемую должность;
- место выполнения служебного задания в командировке;
- срок направления в командировку (включая дату отъезда и дату прибытия обратно);
- цель пребывания в командировке;
- отметку об использовании транспорта в командировке (личный, служебный, общественный и др.);
- учреждение, которое возместит работнику расходы при отправке его в командировку.
Составленный приказ по отправке в командировку подписывается руководителем организации или другим уполномоченным на это лицом. Работнику кадровой службы рекомендуется ознакомить сотрудника с приказом под расписку, так как только она подтвердит факт ознакомления в случае применения дисциплинарного взыскания за неисполнение данного приказа.
Подробнее о применении дисциплинарных взысканий см. в материале «Дисциплинарная ответственность работника и ее виды».
Сколько нужно хранить кадровые документы см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».
Командировочные расходы - суточные в 2025 году: составляем авансовый отчет, возмещаем расходы
По общеустановленным правилам, закрепленным ст. 168 ТК РФ и в Положении о командировках (п. 11 постановления № 749 - актуально до 31.08.2025, п. 9 постановления № 501 - с 01.09.2025), возмещению подлежат следующие виды командировочных расходов работника:
- на проезд в командировку в обе стороны;
- на аренду жилья в командировке;
- суточные;
- другие расходы в командировке, разрешенные работодателем.
Размер командировочных расходов в 2025 году (суточные) предприятие на основании ст. 168 ТК РФ определяет самостоятельно, закрепляя данное условие в своей учетной политике. Однако в НК РФ при этом указана норма суточных командировочных расходов в 2025 году, в пределах которой расходы не облагаются НДФЛ и страхвзносами:
- 700 рублей в день при отправке в командировку на территории России;
- 2500 рублей при отправке в командировку за рубеж.
ВАЖНО! Лимит суточных при загранкомандировках с 01.01.2025 не повышался и по-прежнему равен 2500 руб. Повышен лимит суточных работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, и работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, — до 3500 руб. за сутки выполнения указанной работы (нахождения в пути) за пределами РФ (закон от 29.11.2024 № 416-ФЗ).
Если такие расходы в учреждении выплачиваются в большем размере, то превышающая сумма командировочных расходов суточных в 2025 году облагается НДФЛ и взносами.
Оплата суточных командировочных расходов в 2025 году производится в таком порядке — на основании приказа о направлении в командировку сотруднику выдается аванс, который состоит из суточных за все дни ожидаемой служебной поездки и примерной суммы дополнительных расходов. После возвращения из поездки сотрудник обязан составить служебную записку, где указывается фактический срок, на который он был направлен в командировку.
ВНИМАНИЕ! Служебная записка после отправки в командировку составляется работником в произвольной форме, однако этот документ — лакомый кусок для инспекторов ФНС: именно в его оформлении они находят множество ошибок и противоречий. Для удобства работы можно утвердить бланк типовой служебной записки с помощью внутреннего нормативного акта или же вовсе вернуться к использованию командировочных удостоверений, прописав этот аспект в учетной политике организации в пункте, посвященном отправке в командировку.
К составленной записке сотрудник прикладывает бумаги, подтверждающие фактически произведенные им расходы на проезд в командировку в зависимости от используемого вида транспорта. Сумму суточных командировочных расходов в 2025 году при использовании общественного транспорта подтвердят проездные билеты, а в случае их утраты — квитанции о найме жилой площади.
ВНИМАНИЕ! Правила предоставления гостиничных услуг (утвержденные постановлением Правительства России от 18.11.2020 № 1853) предписывают запрашивать у каждого временного проживающего паспорт для заключения договора. В случае аренды квартиры у физического лица составление договора остается обязательным условием, а вот документы, подтверждающие оплату услуг в командировках, будут разными: гостиница выдаст кассовый чек или оформит документ на бланке строгой отчетности (постановление Правительства России от 01.03.2023 № 329), а от арендодателя — физического лица берется расписка о получении денежных средств в счет оплаты жилого помещения.
Читайте о том, как расходы на аренду квартиры для сотрудника уменьшают налогооблагаемую базу.
Довольно часто возникает вопрос, касающийся электронных проездных документов: можно ли подтвердить командировочные расходы — суточные в 2025 году с их помощью? На этот вопрос исчерпывающий ответ дается в постановлении Минтранса России от 21.08.2012 № 322: в п. 2 сказано, что контрольный купон электронного проездного документа, выдаваемый каждому пассажиру, является подтверждением покупки проездного билета, что важно для отправленного в командировку сотрудника.
В случае использования для проезда авиатранспорта обосновать размер командировочных расходов суточных в 2024 году можно с помощью:
- маршрутной квитанции электронного билета;
- багажной квитанции;
- посадочного талона.
При утрате посадочного талона можно получить у авиаперевозчика справку, подтверждающую факт перелета — она станет подтверждением покупки билета на самолет при направлении в командировку авиасообщением, о чем говорится в письмах Минфина России от 24.09.2019 № 03-03-07/73284, от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61.
С марта 2024 года применяются новые правила подтверждения расходов на покупку электронных билетов.
При использовании личного или служебного транспорта в поездке в командировку подтверждающими документами станут путевой и маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки, подтверждающие покупку ГСМ, а в случае их утраты служебная записка должна содержать отметки принимающей стороны о прибытии и выбытии аналогично командировочному удостоверению.
В течение 3 дней после возвращения из командировки работник составляет авансовый отчет, к которому прикладываются все документы о произведенных в командировке расходах. После обработки и утверждения авансового отчета руководителем организации бухгалтерия предприятия осуществляет окончательный расчет, учитывая аванс, выданный работнику перед отъездом. Тут есть 2 варианта развития событий:
- Расходы сотрудника не превысили сумму выданного аванса — в этом случае работник возвращает неиспользованные подотчетные средства.
- Сотрудник, направленный в командировку, потратил денежных средств больше, чем ему выдали, — тогда предприятие возмещает работнику потраченное из его собственных средств.
Подробнее об оформлении авансового отчета см. в материале «Авансовый отчет по командировке в 2025 году - образец».
Как оформить сотруднику командировку?
Упрощенный порядок направления работника в служебную командировку действует с 08.01.2015. До этой даты работодатель должен был оформлять сразу несколько документов при отправке в командировку: служебное задание, приказ и командировочное удостоверение. Однако вступление в силу постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 с 01.01.2016 значительно уменьшило документооборот, касающийся командировок.
С учетом правил по постановлению № 749 (действует до 01.09.2025) и новых правил, установленных в постановлении № 501 - с 01.09.2025:
- Не требуется оформлять применявшиеся ранее 3 документа: служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке (работодатель не обязан требовать от работника составления отчета о выполнении служебного задания). Стоит отметить, что многие организации закрепили указанные документы, связанные с отправкой в командировку, в учетной политике и продолжают их использование, что законом не воспрещается.
Подробнее о составлении служебного задания см. в материале «Служебное задание на командировку — образец»
- Не требуется ведение журналов учета командированных работников (после вступления в силу постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Ранее работодатель вел 2 журнала, в одном делая записи о выбывающих работниках, а в другом — о прибывающих. Теперь вести данные регистры необязательно, но по желанию учреждения можно, закрепив этот аспект в учетной политике организации.
- В целях подтверждения фактического срока командировки возможно использованиев этих целях проездных билетов, служебного или личного транспорта либо договора аренды гостиничного номера или отдельной квартиры, а также составление служебной записки с отметками о прибытии и убытии из командировки сотрудника (также после введения норм по постановлению № 771).
Таким образом, основным документом для направления в командировку остается приказ, о котором упоминалось ранее, а по возращении обязательно составляются авансовый отчет и служебная записка с подтверждающими траты в командировках документами. Действительно, документооборот при направлении сотрудников в командировку значительно сократился, это упростило работу кадровиков, однако при этом усложнив ее бухгалтерам, поскольку требования закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ остались прежними в части документального подтверждения расходов по приезду из командировки.
Эксперты КонсультантПлюс подробно рассказали о порядке оформления работника в командировку и расчетах с ним. Получите пробный доступ к публикации на данную тему бесплатно. Если вы хотите получить доступ к системе на постоянной основе, запросите ее расценки.
Итоги
Стандарты оформления документации, связанной с отправкой работников в командировки, с 2016 года стали более лояльными и уменьшили объем бумажной работы у кадровой службы предприятия. В 2025 году появления принципиально новых требований не анонсировано, несмотря на введение в действие обновленных правил о камндировках, утвержденных постановлением № 501. Однако расходы компании — это не только денежные затраты, но и статья, уменьшающая налоговую базу для исчисления налога на прибыль, находящегося под пристальным вниманием ФНС. Именно поэтому работодатель борется за каждую копейку, иногда становясь консерватором: например, используя прежние правила оформления документов, связанных с направлением в командировку. Главным условием для этого является закрепление всех спорных моментов во внутреннем нормативном документе — учетной политике предприятия. Так доказать свою правоту по расходам в командировках налоговой будет в разы проще.