Кто и когда может применять статью 325 ТК РФ
Норма распространяется на работников, трудящихся:
- в районах Крайнего Севера;
- в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.
Периодичность: раз в 2 года, независимо от того, работает человек у коммерческого работодателя или в госучреждении.
Главное условие получения выплаты — наличие оформленного локального (или ведомственного) порядка компенсации. Без утверждённого алгоритма право формально есть, но механизм его реализации должен быть прописан:
|
Категория работника |
Где закреплён порядок компенсации |
|
Работники федеральных органов власти, внебюджетных фондов, федеральных госучреждений |
Ст. 325 ТК РФ + Правила, утв. постановлением Правительства РФ от 15.02.2025 № 164 |
|
Работники госорганов и учреждений субъектов РФ, органов местного самоуправления |
Региональные и муниципальные нормативные акты |
|
Работники коммерческих организаций |
Внутренние локальные акты (положение об оплате труда, коллективный договор и т.п.) |
Важно: Постановление № 164 действует с 01.09.2025 и заменило прежние правила (постановление от 12.06.2008 № 455). Принципиальных различий немного — главное отличие в том, что в новом документе нет оговорки об исключении из-под его действия работников, для которых законом предусмотрен иной порядок возмещения расходов за счёт федерального бюджета.
Узнайте, в каких случаях компенсация стоимости проезда к месту отдыха и обратно облагается страховыми взносами, а когда выплаты можно не включать в объект обложения. Подробные разъяснения экспертов «КонсультантПлюс» помогут разобраться в правилах учета таких выплат и избежать ошибок при расчете взносов. Оформите пробный доступ к публикации бесплатно и получите доступ к актуальным материалам системы.
Ограничение по маршруту: компенсируется стоимость проезда только по территории России (либо до границы РФ, если отдых проходит за рубежом). Роструд разъяснял, что границей может считаться, в частности, место прохождения таможенного контроля.
Обязательные условия для возмещения:
- расходы подтверждены документально (билеты, чеки и т.д.);
- не превышена норма провоза багажа.
Как оформить поездку: порядок действий работника
- До отпуска — подать работодателю заявление с просьбой оплатить примерную стоимость проезда, не позднее чем за 3 рабочих дня до отъезда.
- После отпуска — представить работодателю билеты и другие подтверждающие документы (чеки АЗС, справки перевозчиков) для окончательного расчёта.
Локальный акт компании не может ухудшать положение работника по сравнению с минимумом, установленным ст. 325 ТК РФ.
Какие расходы компенсируются по ст. 325 ТК РФ:
- проезд к месту проведения отпуска и обратно;
- проезд до ж/д станции, аэропорта или пристани;
- провоз багажа — не более 30 кг на работника и на каждого члена семьи.
Основание для выплаты — представленные работником проездные документы. Работодатель вправе закрепить в локальном акте, что компенсация выплачивается только по факту понесённых расходов (по чекам/билетам), а не авансом.
Нормативы компенсации проезда по видам транспорта:
|
Вид транспорта |
Что компенсируется |
|
Железнодорожный |
Стоимость билета не выше цены купе скорого фирменного поезда |
|
Морской (регулярные линии с комплексным обслуживанием) |
Каюта 5-й группы |
|
Морской (прочие линии) |
Каюта 2-й категории |
|
Паром |
Каюта 1-й категории |
|
Автомобильный (общественный) |
Проезд в транспорте общего пользования, кроме такси; при отсутствии — автобус с мягкими откидными сиденьями |
|
Воздушный |
Билет эконом-класса авиакомпаний РФ или других стран ЕАЭС (Армения, Беларусь, Казахстан, Киргизия); при отсутствии рейсов этих перевозчиков — билеты других авиакомпаний |
Если ездили классом выше (например, в СВ вместо купе, или бизнес-классом), для получения компенсации нужно взять у перевозчика справку о стоимости проезда по категории, установленной правилами № 164, на дату покупки билета.
Компенсация при проезде на личном автомобиле
Проезд к месту отдыха на личном авто тоже компенсируется, но по особой схеме:
- Работник собирает документы, подтверждающие фактические затраты на топливо (чеки АЗС).
- Фактические расходы сравниваются с расчётной суммой.
- Расчётная сумма определяется исходя из норм расхода топлива для конкретного автомобиля и протяжённости кратчайшего маршрута.
- К выплате принимается фактическая сумма, но не выше расчётной.
О нюансах «автомобильных» компенсаций работникам, использующим свой автотранспорт в служебных целях, узнайте из материалов нашего сайта:
- «Нужно ли удерживать страховые взносы с аренды автомобиля?»;
- «Аренда у физлица: взносы, расчет по страховым взносам»;
- «Облагается ли НДФЛ компенсация за используемый работником автомобиль?».
Порядок для федеральных госслужащих: правила № 164
Правила № 164 распространяются одинаково на:
- федеральных госслужащих;
- сотрудников внебюджетных фондов.
Отличие только в источнике выплаты:
- госслужащим — из федерального бюджета;
- сотрудникам внебюджетных фондов — за счёт средств этих фондов.
Что уточняют правила № 164 по сравнению со ст. 325 ТК РФ:
|
Уточнение |
Суть |
|
Круг членов семьи |
Компенсируются расходы неработающего супруга (супруги) и несовершеннолетних детей, проживающих с работником, включая усыновлённых |
|
Накопление права |
Компенсацию нельзя накопить, если ею вовремя не воспользовались |
|
Вид транспорта |
Детализированы нормативы по каждому виду транспорта |
|
Отсутствие документов о стоимости проезда |
Прописан порядок действий, если нет подтверждающих документов или билет куплен по повышенному тарифу |
|
Личный транспорт |
Перечислены документы для подтверждения расходов |
|
Загранотдых |
Отдельно прописаны нюансы компенсации и подтверждения затрат |
|
Оформление |
Установлены требования к содержанию заявления и сроки выплаты |
Важно! Компенсация не положена внешним совместителям и лицам, работающим по договору подряда. Право на выплату есть только по основному месту работы.
Какие документы нужны для получения компенсации: смотрите ниже наш чек-лист
|
Этап |
Что нужно сделать |
Документы |
|
До отпуска |
Подать заявление на аванс (не позднее 3 рабочих дней до отъезда) |
Заявление в свободной/установленной работодателем форме |
|
Проезд ж/д, авиа, водным транспортом |
Сохранить проездные документы |
Билеты, посадочные талоны, электронные квитанции |
|
Проезд на личном авто |
Собрать чеки на топливо |
Чеки АЗС, документы о марке/расходе топлива автомобиля |
|
Проезд классом выше установленного норматива |
Получить справку о стоимости проезда по нормативному классу |
Справка от перевозчика на дату покупки билета |
|
После отпуска |
Представить документы для окончательного расчёта |
Билеты, чеки, справки транспортных компаний |
Частые вопросы по компенсации проезда в отпуск
Вопрос. Компенсируется ли проезд, если отпуск проходил за границей?
Ответ. Да, но только в пределах территории России — то есть до границы РФ (в том числе до пункта прохождения таможенного контроля).
Вопрос. Можно ли получить компенсацию, если работаю по совместительству?
Ответ. Нет. Правила № 164 прямо исключают внешних совместителей и работников по договору подряда — право на компенсацию есть только по основному месту работы.
Вопрос. Что делать, если ехал в вагоне/каюте/классе выше нормативного?
Ответ. Нужно получить у перевозчика справку о стоимости проезда по категории, установленной нормативом (например, купе для ж/д), на дату покупки билета — именно эта сумма будет компенсирована.
Вопрос. Как часто можно пользоваться льготой?
Ответ. Раз в два года.
Вопрос. Может ли работодатель установить в локальном акте меньшую компенсацию, чем по ст. 325 ТК РФ?
Ответ. Нет, локальный норматив не может ухудшать положение работника по сравнению с гарантиями ст. 325 ТК РФ.