Заниматься с вкладышами в трудовые книжки не придется, если работники перейдут на ведение трудовых в электронном виде. Грамотно оформить переход на ЭТК и в дальнейшем работать с электронными сведениями о трудовой деятельности вам поможет Путеводитель от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в материал.
Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?
Вкладыш оформляется как часть бумажной трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее.
В трудовой книжке предусмотрено 3 раздела для указания сведений о:
- работнике (именуется также титульным листом);
- работе;
- вознаграждениях сотрудника.
Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.
Если вам нужно оформить дубликат трудовой книжки, воспользуйтесь рекомендациями от экспертов КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:
- заполнение вкладыша;
- вшивание вкладыша;
- юридическое оформление использования вкладыша в кадровом документообороте.
Изучим специфику данных процедур подробнее.
Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?
Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе. А именно:
- дату заполнения документа;
- персональные сведения о сотруднике.
Сведения на титульном листе вкладыша заверяет подписью сам работник, а также специалист кадровой службы компании.
О заполнении трудовых книжек читайте в материале «Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу».
Нужно ли брать с работника заявление на выдачу вкладыша к трудовой, узнайте в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе.
Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:
- данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
- порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
- недопустимы сокращения при внесении данных в документ.
Как вшить вкладыш в трудовую книжку?
Лучше всего разместить вшиваемый вкладыш между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. Для вшивания вкладыша нужно:
- взять иголку с ниткой;
- плотно приложить вкладыш к книжке;
- пришить вкладыш к книжке, прокалывая его в двух местах и продевая через получившиеся отверстия нитку.
Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет обложку — ее следует вшивать вместе с вкладышем.
Юридическое оформление вкладыша: нюансы
Легитимизация использования вкладыша как элемента трудовой книжки осуществляется посредством:
- внесения сведений о нём в книгу учета трудовых книжек и вкладышей;
- проставления в книжке штампа «Выдан вкладыш» и прописывания в его полях серии и номера вкладыша.
Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную в приложении № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.
Определенные сложности могут возникать при проставлении штампа «Выдан вкладыш». Рассмотрим данный нюанс подробнее.
Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?
Штамп, о котором идет речь, должен быть проставлен в трудовой книжке сразу после того, как вкладыш будет заполнен и вшит в нее. Технически штамп должен быть чернильный, как и печать организации. В нём обычно присутствуют такие элемент, как:
- прямоугольный контур;
- словосочетание «Выдан вкладыш»;
- слова «Серия» и «Номер»;
- линии — для удобства вписывания серии и номера вкладыша.
Законодательством не регламентировано, в какую часть книжки нужно проставлять соответствующий штамп. Чаще всего он проставляется на:
- титульном листе, при условии что не искажает существующих данных;
- странице, расположенной перед титульным листом и примыкающей к обложке книжки.
Бывает, что в распоряжении кадровика нет соответствующего штампа. В этом нет никакой проблемы — вместо штампа в книжку можно вручную вписать словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер».
Законодательством РФ возможность внесения записи о вкладыше в трудовую книжку вместо проставления штампа прямо не предусмотрена, но это действие кадровика не является противозаконным. Подобной позиции придерживаются многие эксперты, а также суды (определение Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по процессу № 2-4901/09).
Кадровику крайне нежелательно имитировать штамп, например, методом прорисовки его графических элементов ручкой. Если кадровик использует в качестве альтернативы запись сведений о вкладыше вручную, то все свои действия он должен производить ручкой, причем одного цвета.
Где можно скачать образец заполнения вкладыша в трудовую книжку (образец оформления)?
Наши специалисты подготовили для вас отдельный файл с образцом оформленного вкладыша в трудовую книжку. Документ можно скачать по ссылке:
Скачать образец заполнения вкладыша в трудовую книжку
Итоги
Законодательство РФ предписывает сотрудникам кадровых служб в ряде случаев оформлять вкладыши в трудовую книжку. Важно не допустить ошибок при их заполнении, а также при легитимизации использования вкладышей посредством специальных штампов или записей.
Ознакомиться с особенностями законодательного регулирования иных аспектов правоотношений с участием работодателей и наемных сотрудников вы можете в статьях:
Если уж такого штампика у вас нет, то кадровик или руководитель могут сделать надпись от руки и указать номер и серию вкладыша.
Штамп "Выдан вкладыш серия __ N _____" поставьте в самой книжке - на внутренней стороне обложки или на последней странице раздела "Сведения о работе" (п. 39 Правил).
Далее вкладыш заполняют также как трудовую, на титульном листе указывают ФИО, образование, дату , когда был заведен.
Далее листы со сведениями о работе заполнются аналогично обычной трудовой книжке.
Заполните данные владельца на титульном листке вкладыша в соответствии с данными, которые указаны на первой странице трудовой книжки. Записи заверяются подписью работника, ответственного за ведение кадрового учета и печатью организации. Владелец вкладыша проверяет правильность всех заполненных данных и расписывается ниже;
Зарегистрируете вкладыш в трудовую в книге учета трудовых книжек;
Вшейте второй вкладыш сразу после первого;
Поставьте на обратной стороне обложки трудовой книжки штампик «выдан вкладыш» с серией и номером, или сделаете запись от руки.
Нумерация сведений о работе, указанная в разделе 1, должна быть продолжением нумерации, которая велась в трудовой книжке.
В разделе 2 указываются число, месяц и год записи (каждый в отдельном столбце) когда была сделана запись;
В разделе 3 указывается информация о приеме на работу или переводе на другую должность;
В разделе 4 пишутся номер и дата приказа, на основания которого произошли прием или перевод.
Следующая запись делается с новой строки, так чтобы все данные записывались в одну линию. Ей присваивается следующий по порядку номер.
Все данные в записях должны делаться без каких-либо сокращений.
Отсюда вывод -вкладыши приобретает работодатель!
А следующий пункт этих же правил говорит о том, что работодатель имеет право удержать с работника стоимость бланка, использованного для него!
Вот вам и весь ответ по законодательству: работодатель -покупает, работник -возмещает расходы.
Главное -чтобы штамп не нарисовали от руки.