Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Как оформить вкладыш в трудовую книжку - образец

Как оформить образец-вкладыш в трудовую книжку — вопрос, актуальный даже для самого опытного кадровика. Изучим то, каким образом он может быть решен.

 

Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Юридическое оформление вкладыша: нюансы

Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?

Где можно скачать образец заполнения вкладыша в трудовую книжку (образец оформления)?

Итоги

 

Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?

Вкладыш оформляется как часть трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее.

В трудовой книжке предусмотрено 3 раздела для указания сведений о:

  • работнике (именуется также титульным листом);
  • работе;
  • вознаграждениях сотрудника.

Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.

Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:

  • заполнение вкладыша;
  • вшивание вкладыша;
  • юридическое оформление использования вкладыша в кадровом документообороте.

Изучим специфику данных процедур подробнее.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе. А именно:

  • дату заполнения документа;
  • персональные сведения о сотруднике.

Сведения на титульном листе вкладыша заверяет подписью сам работник, а также специалист кадровой службы компании.

О заполнении трудовых книжек читайте в материале «Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу».

Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:

  • данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
  • порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
  • недопустимы сокращения при внесении данных в документ.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Лучше всего разместить вшиваемый вкладыш между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. Для вшивания вкладыша нужно:

  • взять иголку с ниткой;
  • плотно приложить вкладыш к книжке;
  • пришить вкладыш к книжке, прокалывая его в двух местах и продевая через получившиеся отверстия нитку.

Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет обложку — ее следует вшивать вместе с вкладышем.

Юридическое оформление вкладыша: нюансы

Легитимизация использования вкладыша как элемента трудовой книжки осуществляется посредством:

  • внесения сведений о нём в книгу учета трудовых книжек и вкладышей;
  • проставления в книжке штампа «Выдан вкладыш» и прописывания в его полях серии и номера вкладыша.

Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную в приложении № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Определенные сложности могут возникать при проставлении штампа «Выдан вкладыш». Рассмотрим данный нюанс подробнее.

Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?

Штамп, о котором идет речь, должен быть проставлен в трудовой книжке сразу после того, как вкладыш будет заполнен и вшит в нее. Технически штамп должен быть чернильный, как и печать организации. В нём обычно присутствуют такие элемент, как:

  • прямоугольный контур;
  • словосочетание «Выдан вкладыш»;
  • слова «Серия» и «Номер»;
  • линии — для удобства вписывания серии и номера вкладыша.

Законодательством не регламентировано, в какую часть книжки нужно проставлять соответствующий штамп. Чаще всего он проставляется на:

  • титульном листе, при условии что не искажает существующих данных;
  • странице, расположенной перед титульным листом и примыкающей к обложке книжки.

Бывает, что в распоряжении кадровика нет соответствующего штампа. В этом нет никакой проблемы — вместо штампа в книжку можно вручную вписать словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер».

Законодательством РФ возможность внесения записи о вкладыше в трудовую книжку вместо проставления штампа прямо не предусмотрена, но это действие кадровика не является противозаконным. Подобной позиции придерживаются многие эксперты, а также суды (определение Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по процессу № 2-4901/09).

Кадровику крайне нежелательно имитировать штамп, например, методом прорисовки его графических элементов ручкой. Если кадровик использует в качестве альтернативы запись сведений о вкладыше вручную, то все свои действия он должен производить ручкой, причем одного цвета.

Где можно скачать образец заполнения вкладыша в трудовую книжку (образец оформления)?

Наши специалисты подготовили для вас отдельный файл с образцом оформленного вкладыша в трудовую книжку. Документ можно скачать по ссылке:

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку 

Скачать образец заполнения вкладыша в трудовую книжку

Итоги

Законодательство РФ предписывает сотрудникам кадровых служб в ряде случаев оформлять вкладыши в трудовую книжку. Важно не допустить ошибок при их заполнении, а также при легитимизации использования вкладышей посредством специальных штампов или записей.

Ознакомиться с особенностями законодательного регулирования иных аспектов правоотношений с участием работодателей и наемных сотрудников вы можете в статьях:

Дарим подарки ко Дню бухгалтера!
Подробнее
Добавить в закладки
Предыдущая статья Следующая статья
Ваши вопросы
20 января 2019 05:12
Постоянная ссылка
У меня тоже после того, как на работе попросили принести вкладыш к трудовой закрались сомнения. Не случилось ли чего с трудовой. Раньше за сохранность книжек отвечал отдел кадров, а сейчас даже не знаю куда идти, если что -то случиться!
Ответить
14 января 2019 05:31
Постоянная ссылка
В кадровой службе предприятия, на котором я работаю, просят принести вкладыш в трудовую книжку вместе с самой трудовой. Подскажите, для чего это нужно и вернут ли мне после получения вкладыша саму трудовую книжку.
Ответить
15 января 2019 15:29
Постоянная ссылка
Вкладыш в трудовую книжку добавляется в том случае, если в ней самой уже закончились поля для записей о трудовом стаже или поощрениях. Его вшивают в саму книжку, поэтому книжку кадровики вернут вместе с вкладышем при увольнении. Отдельно трудовую после получения вкладыша не возвращают.
Ответить
15 января 2019 16:33
Постоянная ссылка
Подскажите, где можно найти образец записи, если выдан вкладыш в трудовую книжку?
Ответить
18 января 2019 08:44
Постоянная ссылка
Семен, а разве у Вас на предприятии нет штампика «ВЫДАН ВКЛАДЫШ» с полями для номера и серии вкладыша. Он ставится либо на титульном листе, либо на обороте обложки.
Если уж такого штампика у вас нет, то кадровик или руководитель могут сделать надпись от руки и указать номер и серию вкладыша.
Ответить
16 января 2019 22:02
Постоянная ссылка
Вкладыш вшейте между последней страницей трудовой книжки и обложкой.
Штамп "Выдан вкладыш серия __ N _____" поставьте в самой книжке - на внутренней стороне обложки или на последней странице раздела "Сведения о работе" (п. 39 Правил).

Далее вкладыш заполняют также как трудовую, на титульном листе указывают ФИО, образование, дату , когда был заведен.
Далее листы со сведениями о работе заполнются аналогично обычной трудовой книжке.
Ответить
21 января 2019 06:58
Постоянная ссылка
Ничего страшного в вопросах начинающих, через это когда-то проходили все, как нет ничего сложного в оформлении второго вкладыша. Их в трудовой книжке может быть сколько угодно.
Заполните данные владельца на титульном листке вкладыша в соответствии с данными, которые указаны на первой странице трудовой книжки. Записи заверяются подписью работника, ответственного за ведение кадрового учета и печатью организации. Владелец вкладыша проверяет правильность всех заполненных данных и расписывается ниже;
Зарегистрируете вкладыш в трудовую в книге учета трудовых книжек;
Вшейте второй вкладыш сразу после первого;
Поставьте на обратной стороне обложки трудовой книжки штампик «выдан вкладыш» с серией и номером, или сделаете запись от руки.
Ответить
21 января 2019 06:12
Постоянная ссылка
Я работаю кадровиком совсем недавно и поэтому многие мои вопросы вам бывалым, могут показаться странными. Однако все равно прошу содействия. Подскажите, пожалуйста, как оформить вкладыш в трудовую книжку, если в ней один вкладыш уже есть?
Ответить
20 января 2019 20:25
Постоянная ссылка
Мариночка, вкладыш в трудовую книжку заполняется по тем же правилам, что я сама трудовая книжка
Нумерация сведений о работе, указанная в разделе 1, должна быть продолжением нумерации, которая велась в трудовой книжке.
В разделе 2 указываются число, месяц и год записи (каждый в отдельном столбце) когда была сделана запись;
В разделе 3 указывается информация о приеме на работу или переводе на другую должность;
В разделе 4 пишутся номер и дата приказа, на основания которого произошли прием или перевод.
Следующая запись делается с новой строки, так чтобы все данные записывались в одну линию. Ей присваивается следующий по порядку номер.
Все данные в записях должны делаться без каких-либо сокращений.
Ответить
20 января 2019 19:41
Постоянная ссылка
Подскажите, как заполнять вкладыш в трудовую книжку образец где-нибудь есть?
Ответить
20 января 2019 18:34
Постоянная ссылка
Копий тут действительно сломано немало. По п. 46 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 трудовые книжки и вкладыши к ним централизованно изготавливаются и распространяются Гознаком по договорам с предприятиями.
Отсюда вывод -вкладыши приобретает работодатель!
А следующий пункт этих же правил говорит о том, что работодатель имеет право удержать с работника стоимость бланка, использованного для него!
Вот вам и весь ответ по законодательству: работодатель -покупает, работник -возмещает расходы.
Ответить
20 января 2019 17:51
Постоянная ссылка
Обратила внимание на то, что всех писавших здесь комментарии работодатели просили самих принести вкладыши к трудовым! Неужели никто не узнавал, кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку по закону? Почему все так быстро соглашаются на эту покупку?
Ответить
20 января 2019 16:33
Постоянная ссылка
Запись в трудовой о выдаче вкладыша делается либо на титульном листе, либо на обратной стороне обложки с указанием серии и номера. Делается это сразу после того, как будет вшит в трудовую. Хотя, для этого на самом деле существует специальный штампик, сделать такую запись можно и от руки, шариковой ручкой. Никаких нарушений в этом нет! Сошлитесь на судебную практику!
Главное -чтобы штамп не нарисовали от руки.
Ответить
20 января 2019 15:04
Постоянная ссылка
В моей трудовой тоже есть вкладыш, но никакой отметки в трудовой об этом нет. Узнала об этом я только после увольнения, когда получила книжку на руки. Когда обратилась к работодателю, то мне объяснили, что не сделали отметку, потому что у них нет этого самого штампика, а сделать это по другому -нельзя! Правильно ли это?
Ответить
20 января 2019 10:58
Постоянная ссылка
Успокойтесь. Ничего с Вашей трудовой книжкой, скорее всего не случилось, а вкладыши в трудовую книжку нужны вовсе не для того, чтобы заменить основной документ, а после того как будут заполнены все поля для записи данных о стаже и поощрениях в основной книжке. Кстати, без трудовой книжки вкладыш недействителен! Хранить трудовые и вкладыши к ним должен хранить в сейфе работник отдела кадров, но на небольших предприятиях, где всю работу бумажную делает один бухгалтер, ему же приходится заниматься и трудовыми.
Ответить
18 января 2019 20:02
Постоянная ссылка
Мариночка, все просто! Прикладываете вкладыш к задней странице трудовой так, чтобы сгибы трудовой книжки и вкладыша совпадали. Теперь возьмите иголку с суровой ниткой и сделайте несколько сквозных стежков. В результате у вас должна получиться сложная восьмерка из стежков, а начало и конец нитки встретятся. Остается только завязать узелок.
Ответить
18 января 2019 17:54
Постоянная ссылка
Подскажите, пожалуйста по-подробнее, как вшить вкладыш в трудовую книжку?
Ответить
21 января 2019 11:47
Постоянная ссылка
Думаю, что в обычном канцелярском магазине или заказать. Найти фирму, которая изготовит для вас такой штампик сегодня достаточно просто.
Ответить
21 января 2019 10:25
Постоянная ссылка
А где можно найти штампик с надписью выдан вкладыш?
Ответить
Ваш вопрос
Отправить