Ежемесячно до 15-го числа в ПФР сдается отчет СЗВ-М. Сдать его без СНИЛС не получится. Поэтому если вы принимаете на работу сотрудника без этого номера, первым делом зарегистрируйте его в системе персучета и сделайте СНИЛС. Или пусть он обратится в Пенсионный фонд самостоятельно (сделать это можно в т. ч. через МФЦ) и сообщит вам присвоенный ему номер.
Если из-за отсутствия СНИЛС вы просрочите СЗВ-М, ПФР вас оштрафует — на 500 руб. за каждого своевременно не включенного в отчет работника. И оспорить штраф вряд ли получится. Отсутствие у работника СНИЛС не повод исключать вину работодателя (см., например, постановление АС Поволжского округа от 17.01.2022 по делу № А12-14061/2021).
Рекомендации от «КонсультантПлюс»
Если у впервые поступающего на работу гражданина нет индивидуального лицевого счета в системе ОПС, вы должны подать в территориальный орган ПФР следующие документы:
1) анкету зарегистрированного лица по форме АДВ-1 (п. 5 инструкции № 211н, п. 17 приложения № 8 к постановлению Правления ПФР от 27.09.2019 № 485п);
2) опись документов, передаваемых страхователем в ПФР, по форме АДВ-6-1 (пп. 8, 21 приложения № 8 к постановлению Правления ПФР от 27.09.2019 № 485п).
Заполнить и подать документы вам помогу разъяснения и образцы от К+. Пробный доступ бесплатный.
Можно ли сдать СЗВ-М, если у сотрудника нет ИНН, читайте здесь.