Как физическому лицу нанять на работу иностранного гражданина

Когда и как физлицо оформляет трудовой договор с иностранцем

Порядок заключения трудовых договоров с физическими лицами регламентирован гл. 48 ТК РФ. Общий порядок заключения договоров такой категории работодателей не отличается от общепринятого за исключением следующих особенностей:

• Работодателю-физлицу нужно зарегистрировать трудовой договор в органе местного самоуправления (ст. 303 ТК РФ), например, в администрации города или района;
• Трудовая книжка при таком виде трудовых договоров не ведется (ст. 309 ТК РФ).

Важно! Согласно ч.5 ст. 20 ТК РФ физические лица могут вступать в трудовые отношения с другими физлицами только в целях личного обслуживания и помощи по ведению домашнего хозяйства. Поэтому найм иностранного гражданина физическим лицом, не являющимся ИП по другим направлениям, будет незаконным. В таком случае нужно заключать не трудовой договор, а договор ГПХ.

Трудовые договоры с иностранцами заключают в том же порядке, что и с россиянами, но есть особенности, на которые нужно обратить внимание. В трудовые отношения вступают иностранцы в возрасте от 18 лет (ч. 3 ст. 327.1 ТК РФ). Договор заключают письменно в 2-х экземплярах на русском языке, при необходимости можно перевести договор на понятный иностранцу язык. В трудовой договор включают сведения, указанные в ст. 57 ТК РФ, но для иностранца необходимы дополнительные сведения:

• Для временно прибывающих иностранцев – данные о патенте или разрешении на работу;
• Для временно проживающих – данные о разрешении на временное проживание;
• Для постоянно живущих в РФ – сведения о виде на жительство.

Для найма иностранца обязательно должен быть один из вышеуказанных документов, подтверждающих законность его пребывания на территории РФ.

Трудовой договор заключают на неограниченный, либо на определенный срок по правилам ст. 59 ТК РФ (ч. 5 ст. 327.1 ТК РФ). О заключении и прекращении трудового договора нужно уведомить территориальный орган по вопросам миграции МВД (абз. 1 п. 8 ст. 13 Закона № 115-ФЗ, п. 1 Положения о Министерстве внутренних дел Российской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 21.12.2016 № 699). Срок уведомления – 3 рабочих дня с даты заключения или прекращения трудового договора. Форма уведомления приведена в Приказе МВД России от 30.07.2020 № 536.

Важно! Спецоценку условий труда проводить не нужно.

Нужно ли работодателю-физлицу регистрироваться в налоговых органах, СФР, органах статистики?

Работодатель-физлицо обязан уплачивать страховые взносы и иные обязательные платежи, а также подавать в СФР сведения о лицах, вступающих в трудовые отношения впервые, если на них не был открыт индивидуальный лицевой счет (для иностранцев это актуально в силу ст. 6 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Физлицо-наниматель исчисляет и уплачивает с доходов иностранного работника:

• страховые взносы на пенсионное, социальное и медстрахование (ст. 303 ТК РФ, ст. 419 НК РФ);
• страховые взносы на травматизм (ст. 2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Каких-либо особенностей по исчислению и уплате страховых взносов, если иностранец работает у физического лица по патенту, нет. 

Постановка физлица на учет (снятие с учета) в налоговых органах 

Постановка на учет (снятие с учета) работодателя-физического лица в качестве плательщика страховых взносов осуществляется налоговым органом по месту его жительства на основании заявления этого физического лица о постановке на учет (снятии с учета) в качестве плательщика страховых взносов. Заявление подается в любой налоговый орган по выбору физлица (ст. 83 НК РФ). Форма заявления по форме КНД 1112525 утверждена Приказом ФНС России от 10.01.2017 № ММВ-7-14/4@.

Скачать бланк такого заявления, а также посмотреть образец его заполнения, вы можете в системе КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите его бесплатно на пробной основе.

Заявление можно направить в электронном виде через личный кабинет физлица на сайте ФНС РФ https://www.nalog.gov.ru , либо на бумаге лично, через представителя или по почте, обратившись в любой налоговый орган.

Соответствующие сведения ИФНС передает в органы СФР, последние в свою очередь в трехдневный срок с момента получения таких сведений ставят работодателя-физлицо на учет в качестве страхователя.

Постановка физлица на учет (снятие с учета) в СФР 

Для того, чтобы платить страховые взносы на травматизм, нужно подать отдельное заявление в территориальный СФР в течение 30 дней с момента заключения трудового договора с иностранцем (пп. 3.2 п. 1 ст. 6 Закона № 125-ФЗ, пп. "а" п. 1, п. п. 2, 3 Порядка регистрации и снятия с учета страхователей в территориальных органах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации, утв. Приказом Минтруда России от 07.12.2022 № 768н).

Заявление подается по форме из Приложения № 1 к Административному регламенту ФСС РФ, утв. Приказом ФСС РФ от 22.04.2019 № 214 (п. 4 ст. 6 Закона N 125-ФЗ, п. 13 Административного регламента).

Вы можете бесплатно скачать бланк такого заявления прямо сейчас, получив пробный доступ к системе КонсультантПлюс.

Для каждого вида деятельности установлен определенный класс профессионального риска. Согласно Классификатору видов деятельности утв. Приказ Минтруда России от 30.12.2016 N 851н вид деятельности «Деятельность домашних хозяйств с наемными работниками» по ОКВЭД 97.00 относится к 1 классу риска. Для таких работ установлены взносы в сумме 0,2% (см. Федеральный закон от 22.12.2005 № 179-ФЗ).

В течение 3 дней с даты подачи заявления в СФР физлицо-наниматель получает уведомление о постановке на учет в качестве страхователя, в нем же укажут и размер тарифа страховых взносов на травматизм.

В аналогичном порядке проводят снятие с учета, на основании такого же заявления, как и при постановке на учет. Снятие с учета также проводят в течение 3 дней с даты подачи заявления о снятии.

Постановка физлица на учет в органах статистики 

Факт найма иностранного гражданина физическим лицом не является основанием для постановки на учет в Росстат. Сдавать какую-либо отчетность о работниках в Росстат он не обязан, так как не относится к категории респондентов (ст. 6 Федерального закона от 29.11.2007 № 282-ФЗ).

Какие налоги, взносы нужно платить физлицу-нанимателю

НДФЛ

Работодатели-физлица не являются налоговыми агентами по НДФЛ, поэтому они не обязаны удерживать и перечислять этот налог с доходов иностранного работника и не подают какую-либо отчетность по НДФЛ в ИФНС (ст. 226 НК РФ). Иностранец сам платит НДФЛ со своих доходов.

Расчет и уплата страховых взносов

Найм иностранного гражданина физическим лицом служит основанием для уплаты страховых взносов на пенсионное, социальное и медстрахование (ст. 303 ТК РФ) и взносов на травматизм (ст. 2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Расчет взносов проводят ежемесячно путем умножения ставки страховых взносов на сумму дохода работника-иностранца за месяц по формуле: 

Сумма начисленного дохода за месяц х Процент взносов 

Для физлиц-нанимателей тарифы страховых взносов на пенсионное, социальное и медстрахование – 30% до суммы предельной величины дохода работника и 15.1% с суммы свыше предельной величины облагаемого годового дохода работника (ст. 424 НК РФ).

Предельная база годового дохода составляет:

• в 2025 году - 2 759 000 руб.;
• в 2026 году - 2 979 000 руб.

Например, доход с января по сентябрь 2025 года, выплаченный иностранному работнику, составляет 2 700 000 руб. За октябрь ему начислили 100 000 руб. Тогда расчет взносов за октябрь следующий:

2 759 000 – 2 700 000 = 59 000 руб.

Эта сумма – 59 000 руб. облагается по ставке 30%, так как она еще укладывается в предельный годовой доход, установленный на 2025 год:

59 000 х 30% = 17 700 руб.

А оставшаяся часть заработка за октябрь 41 000 руб. (100 000 – 59 000), которая превышает предельный годовой доход, облагается по ставке 15,1%:

41 000 х 15,1% = 6 191 руб.

В итоге за октябрь нужно заплатить страховые взносы на пенсионное, социальное и медстрахование в размере 23 891 руб. (17 700 + 6 191).

Со страховыми взносами на травматизм проще, для них нет ограничений по предельной базе, поэтому расчет таких взносов за октябрь делается так:

100 000 х 0,2% = 200 руб.

Оплата страховых взносов на пенсионное, социальное и медстрахование производится на единый налоговый счет (ЕНС), а взносы на травматизм - напрямую в СФР (ст. 3, п. 1.1 ст. 22 Закона № 125-ФЗ). 

Уплата страховых взносов на ЕНС

Страховые взносы на пенсионное, социальное и медстрахование нужно заплатить до 28 числа месяца, следующего за месяцем, за который начислена зарплата работнику. Например, страховые взносы, начисленные с зарплаты за октябрь, нужно перечислить не позднее 28 ноября.

Перечислять такие взносы нужно на единый налоговый счет (ЕНС).

Удобнее всего платить такие взносы через личный кабинет налогоплательщика или через личный кабинет в банке. Если вы хотите перечислить страховые взносы через банк, реквизиты для их уплаты можно прямо уточнить на сайте ФНС, просто перейдя на вкладку с пояснениями что такое ЕНС на стартовой странице экрана: https://www.nalog.gov.ru/rn77/ens/ 

Далее выбираете вкладку «Как платить налоги» и смотрите «Реквизиты для уплаты»: https://www.nalog.gov.ru/rn77/ens/#block05ancor 

Вы также можете заплатить такие страховые взносы через пополнение ЕНС в личном кабинете на сайте налоговой службы: https://lkfl2.nalog.ru/lkfl 

Жмем на кнопку «Пополнить»:

Однако на этом процедура не заканчивается.

Чтобы налоговая инспекция знала, какую сумму страховых взносов нужно будет списать с вашего ЕНС, вам следует подать уведомление по начисленным страховым взносам. Делать это нужно ежемесячно, до 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором вы начислили доход вашему работнику. Если обратится к нашему примеру, то уведомление о начисленных за октябрь страховых взносах на пенсионное, социальное и медстрахование нужно подать в срок не позднее 25 ноября. 

Как заполнить уведомление по страховым взносам, см. в нашей статье. 

Подать уведомление можно в электронном виде через личный кабинет на сайте ФНС или отправить в свою налоговую инспекцию в бумажном виде. 

Уведомление за последний месяц квартала, то есть за март, июнь, сентябрь и декабрь, налоговикам не требуется. 

Уплата страховых взносов в СФР 

Страховые взносы на травматизм уплачиваются напрямую в СФР в срок до 15 числа следующего месяца. То есть в нашем примере взносы на травматизм, начисленные за октябрь, нужно перечислить не позднее 15 ноября. 

Для уплаты страховых взносов на травматизм нужно перейти на сайт СФР https://sfr.gov.ru/, на главной странице будет поле «выбрать регион»:

Далее по пути «Главная - Отделения СФР» опускаемся до раздела «Информация для жителей региона» и выбираем пункт «Реквизиты для уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование и травматизм». Далее эти реквизиты можно использовать для оформления перечисления в банке.

Какие отчеты нужно сдавать физлицу-нанимателю

Найм иностранного гражданина физическим лицом приводит к тому, что физлицо-наниматель должен подавать три отчета – РСВ, отчет о персонифицированных сведениях и ЕФС-1.

Отчеты подаются в разные контролирующие органы.

Отчетность в налоговые органы

В свою налоговую инспекцию физическому лицу-работодателю нужно подавать РСВ и персонифицированные сведения. Это подтверждают региональные налоговые органы.

Для заполнения РСВ и персонифицированных сведений потребуется страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС) застрахованного лица, то есть иностранного работника.

СНИЛС иностранный работник может получить, обратившись лично в СФР, через работодателя-физлицо или в МФЦ.

Для этого иностранному лицу нужно:

• представить документ удостоверяющий личность (паспорт иностранного гражданина при необходимости с переводом на русский язык, разрешение на временное проживание, временное удостоверение личности лица без гражданства РФ или вид на жительство – для лица без гражданства);
• подать в СФР анкету по форме АДВ-1.

РСВ 

Ежеквартально, до 25 числа после завершения квартала, предоставляется расчет по страховым взносам по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 29.09.2022 N ЕД-7-11/878@. Для выплат физлицам достаточно заполнить (п. 1.4 Порядка заполнения расчета по страховым взносам):

• титульный лист;
• раздел 1 – о суммах выплат и уплаченных взносах;
• подраздел 1 раздела 1 – с расчетом суммы страховых взносов;
• раздел 3 – с персонифицированными сведениями о работнике. 

При численности наемных работников у физлица до 10 человек РСВ допустимо сдавать как на бумаге, так и в электронном виде. Такой отчет физлицо-наниматель подает в налоговый орган по месту своего жительства (п. п. 7 ст. 431 НК РФ).  

Вы можете воспользоваться бесплатным сервисом для сдачи электронной отчетности на сайте ФНС https://service.nalog.ru/nbo/, но для него нужна будет усиленная электронная подпись, полученная через ФНС. Подробнее о такой подписи можно узнать здесь. 

Отчет о персонифицированных сведениях

Ежемесячно, не позднее 25 числа после окончания месяца, физическим лицам-работодателям нужно заполнить и подать в свою налоговую инспекцию отчет о персонифицированных сведениях.  Необходимо заполнить титульную часть указав ФИО физлица-работодателя, его ИНН, а также персонифицированные сведения работника и суммы, выплаченные ему за месяц.

Так как численность привлеченных работников, вероятнее всего, будет менее 10 человек, сдавать такой отчет целесообразно в бумажном виде, так как подать отчет в электронном виде у обычного гражданина возможности нет.

Отчетность в отделение СФР

Кроме РСВ и персонифицированных сведений, физлицу-нанимателю необходимо сдавать отчет по форме ЕФС-1 в части: 

• сведений о приеме, перемещении, увольнении работника – подраздел 1.1, в срок до конца дня, следующего после кадрового события (приема, увольнения, перемещения соответственно);
• раздел 2 по сумме взносов на травматизм – ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Если число наемных работников у физлица не превышает 10 человек, ЕФС-1 можно сдавать либо на бумаге, либо в электронном виде. ЕФС -1 подают непосредственно в СФР.

К примеру, вы можете зарегистрироваться на сайте СФР https://sfr.gov.ru/ через госуслуги, скачать программу, на главной странице сайта СФР она в нижнем разделе меню:

Вы можете перейти к программе по ссылке: https://es.pfrf.ru/

И далее сдавать отчетность в электронном виде через личный кабинет страхователя.

Иных обязательств, если иностранец работает у физического лица по патенту или другому разрешенному основанию пребывания, нет.

Чем грозит найм иностранного гражданина физическим лицом без соблюдения правил

В зависимости от того, что нарушено, штрафы могут быть следующими.

Трудовые отношения

Отсутствие заключенного трудового договора может стать основанием для привлечения физлица-нанимателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1000 руб. до 5000 руб. За не уведомление МВД о приеме на работу, увольнении иностранца грозит штраф в сумме от 2000 руб. до 5000 руб. (ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ).

Страховые взносы на пенсионное, социальное и медстрахование

Неуплата нанимателем страховых взносов на пенсионное, социальное и медстрахование грозит штрафом в размере 20% суммы страховых взносов к уплате (ст. 122 НК РФ).

За не сдачу РСВ грозит штраф по ст. 119 НК РФ в размере 5% не уплаченной в установленный законодательством о налогах и сборах срок суммы налога (страховых взносов), подлежащей уплате (доплате, перечислению) на основании данной налоговой декларации (расчета), за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для ее представления, но не более 30 % указанной суммы и не менее 1000 руб.

Конкретные штрафные санкции за непредоставление персонифицированных сведений в НК РФ отсутствуют, однако специалисты склоняются к возможности применения санкций из п. 1 ст. 126 НК РФ в размере 200 руб. Подробнее здесь.

Взносы на травматизм

Нарушение нанимателем сроков регистрации в СФР по взносам на травматизм влечет взыскание штрафа в размере 5000 руб., если такое нарушение составило более чем на 90 календарных дней - в размере 10000 руб. (ст. 26.28 Закона N 125-ФЗ).

Непредставление раздела 2 ЕФС-1 в части взносов на травматизм влечет взыскание штрафа в размере 5% суммы страховых взносов, начисленной к уплате за последние три месяца отчетного (расчетного) периода, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для ее представления, но не более 30% указанной суммы и не менее 1000 руб. (п. 1 ст. 26.30 Закона N 125-ФЗ).

Неподача формы ЕФС-1 с подразделом 1.1 предполагает штраф от 300 руб. до 500 руб. (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ), хотя штраф предполагается в отношении должностных лиц, но полагаем, он может быть применен и к физлицам.