Совсем недавно мы приводили позицию столичных налоговиков о том, что начислять НДФЛ и взносы на аванс, который не вернул подотчетник, нужно при прощении долга или истечении срока на взыскание.
Подробнее см. здесь.
И вот свежий пример из арбитража с иными выводами. АС Северо-Западного округа в постановлении от 16.10.2018 № А21-3887/2016 поддержал доначисление соцстрахом взносов на зависшие подотчетные, указав, что у работодателя есть право в течение месяца со дня окончания срока на погашение работником задолженности удержать деньги из его зарплаты. Если работодатель этого не сделал, сумма рассматривается как выплата в рамках трудовых отношений и облагается взносами в обычном порядке.
Это решение — по взносам «на травматизм». Но суть проблемы здесь та же. А значит, подобный исход в суде вполне возможен и в отношении обычных взносов и НДФЛ.
Какую максимальную сумму можно выдать под отчет в 2024 году, узнайте здесь.
В целом же суммы, числящиеся как задолженность работника перед работодателем по подотчетным суммам, не должны облагаться НДФЛ и взносами, поскольку не являются доходом работника и не несут ему никакой экономической выгоды. Работодатель должен предпринять все меры по возврату суммы подотчетным лицом, например, путем удержания из зарплаты. В случае возврата этих сумм в кассу организации доходов, с которых необходимо удержать НДФЛ, у работника не возникнет (Письмо ФНС России от 23.07.2021 № ЗГ-2-2/1090@). А вот если долг будет прощен или истечет срок исковой давности, то с работника необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы на невозвращенный подотчет (Письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610, п. 5 Приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250).