Что означает код ошибки 0400500003
0400500003 — это цифровой код из классификатора ошибок форматно-логического контроля файла, содержащего расчет по взносам. Уведомление из налоговой инспекции с таким кодом ошибки означает, что персональные сведения по отдельным лицам не соответствуют данным из информационной базы налоговиков или отсутствуют в ней.
В приложении к уведомлению налоговики детализируют ошибки, в том числе приводят перечень сведений о физлицах, по которым выявлены несоответствия в персональных данных (СНИЛС, Ф.И.О., ИНН).
Если в расчете нет иных ошибок, кроме ошибки с кодом 0400500003, контролеры высылают страхователю уведомление об уточнении индивидуальных данных (несоответствующих или отсутствующих).
Начиная с отчетности за 2023 год РСВ сдается по новой форме. Скачать расчет по страховым взносам для подготовки к сдаче за 2024 год можно по ссылке ниже:
Бланк расчета по страховым взносам за 2024 год
Если вам нужен образец годового отчета за 2024 г., воспользуйтесь образцом от экспертов КонсультантПлюс. Это можно сделать бесплатно, получив пробный онлайн доступ к системе.
Что делать при получении такого уведомления:
- Страхователю, уверенному в правильности отраженных в расчете персонифицированных сведений, нужно отправить контролерам письмо о том, что данные по сотрудникам достоверны, приложив ксерокопии удостоверяющих личность документов, СНИЛС и ИНН.
- Если по вине страхователя в расчет попали искаженные индивидуальные сведения, ему нужно подать уточненный расчет.
Каким рекомендациям следовать при составлении уточненного расчета, узнайте тут.
Чтобы не ошибиться при заполнении расчета по страховым взносам, воспользуйтесь подсказками экспертов КонсультантПлюс. Изучите Готовое решение, получив пробный доступ к системе бесплатно.
Где искать причину появления ошибки с кодом 0400500003
Искать ее нужно в разделе 3 расчета по страховым взносам. Именно в него при формировании расчета заносятся персональные сведения о сотрудниках (Ф.И.О., паспортные данные, СНИЛС).
В какие поля раздела 3 расчета заносятся эти данные, смотрите на рисунке ниже:
Ошибка с кодом 0400500003 в расчете по страховым взносам может возникнуть по разным причинам:
- По вине сотрудника, если он не сообщил работодателю об изменении своих персональных данных.
- По невнимательности страхователя при переносе данных в процессе заполнения расчета.
- По иным причинам (техническим сбоям, неточностям персонифицированных сведений в информационных базах контролеров и т. д.).
Независимо от причин появления ошибок страхователю нужно с ними разобраться и своевременно уточнить данные расчета.
Какими контрольными соотношениями нужно воспользоваться при проверке расчета на наличие ошибок, узнайте из Готового решения от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Совет ФНС: как проверить актуальность персональных данных по сотрудникам
Налоговики рекомендуют перед отправкой расчета в инспекцию проверить актуальность индивидуальных сведений физлиц с помощью сервиса «Личный кабинет юридического лица» или «Личный кабинет ИП».
Для этого нужно:
- зайти в раздел «Сервисы»;
- выбрать вкладку «Проверить данные ФЛ для заполнения расчета по страховым взносам»;
- сформировать запрос и направить его в инспекцию — сведения можно выгрузить из бухгалтерской программы.
Запрос контролеры обрабатывают быстро (в течение нескольких часов). Сведения об отправке запроса и его состоянии отражаются в разделе «Информация о прохождении документов, направленных в налоговый орган».
В ответе на запрос вам сообщат, верные сведения по физлицам или нет. Если страхователь уверен в правильности данных, а по мнению налоговиков, они не верны, нужно письменно обратиться в инспекцию и сообщить о содержащейся в их базе ошибке.
Исправляем ошибку в персональных данных (раздел 3)
Выявленные в персональных сведениях сотрудников ошибки нужно исправить, иначе страховые взносы не попадут на их лицевые счета. После того как страхователь выяснит верные персональные сведения о сотрудниках, которые ранее в расчете были указаны с ошибками, ему нужно уточнить расчет. В титульнике уточненки укажите порядковый номер корректировки.
Раздел 3 заполняйте только на сотрудников, по которым выявлены ошибки. На 1 работника оформите 2 Раздела 3. Алгоритм исправления ошибок в индивидуальных сведениях ФНС описала в письме от 18.07.2017 № БС-4-11/14022 (см. на рисунке ниже):
Итоги
Ошибка с кодом 0400500003 в расчете по взносам означает выявленные контролерами неточности и несоответствия в индивидуальных данных физлиц. Если страхователь перенес в отчет персональные данные с ошибками, нужно представить в инспекцию уточненный расчет. Если же в базе ФНС содержатся неверные персонифицированные сведения, страхователь письменно сообщает об этом налоговикам с приложением копий СНИЛС, ИНН и документов, удостоверяющих личность.