Как внести изменения в график сменности по инициативе работодателя

Как изменить график сменности по инициативе работодателя

Изменение смены в графике сменности осуществляется на основании распоряжения руководителя – приказа об изменении графика сменности, составленного в произвольной форме.

Официально утвержденного шаблона такого документа не существует, и его оформление необязательно, но приказ широко применяется на практике, чтобы инициировать процедуру изменения графика сменности сотрудников.

В документ рекомендуется включать следующую информацию:

• основания для составления данного распоряжения;
• подробное описание изменений, вносимых в действующий график сменности;
• перечень сотрудников (их должности, фамилии, имена, отчества, подразделения компании), на которых будут распространяться указанные изменения;
• задания ответственным сотрудникам – к примеру, поручение кадровику разработать проект изменений в график сменности.

Приказ о внесении изменений в график сменности подлежит обязательному подписанию всеми сотрудниками, чьи обязанности затрагиваются данным распоряжением, в том числе временно отсутствующими. Для этого им направляется уведомление об изменении графика сменности.

Образец заполнения Приказа об изменении графика сменности приведен в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный бесплатный доступ к системе или узнайте цену постоянного использования «КонсультантПлюс» по ссылке.

Как внести изменения в график сменности при сохранении условий трудового договора

Формально установленный порядок внесения изменений в график сменности при отсутствии изменений условий трудового договора не предусмотрен. Рекомендуется придерживаться процедуры, аналогичной первоначальному утверждению графика (образцы графика сменности и приказа на его утверждение приведены здесь). Подобный подход широко распространен среди работодателей и считается безопасным вариантом.

Необходимо придерживаться следующего алгоритма действий:

1. Подготовка необходимых поправок.
2. Согласование изменения с представительным органом работников (в случае наличия такого органа). Целесообразность этого пункта обусловлена требованиями к утверждению графика сменности согласно ч. 3 ст. 103 ТК.
3. Утверждение внесенных изменений. Осуществляется в порядке утверждения первоначального графика. К примеру, если ранее график утверждался распоряжением руководителя компании, то и вносимые изменения также должны быть оформлены соответствующим приказом. Это важно сделать заблаговременно, чтобы в срок ознакомить всех сменщиков с новыми условиями работы (за месяц до вступления изменений в силу с учетом ч. 4 ст. 103 ТК).

Как внести изменения в график сменности: необходимые документы

Специальной формы изменения смены в графике сменности законодательство не предусматривает. Возможно применение одного из двух вариантов.

Первый вариант заключается в составлении нового графика (этот подход удобен, если корректировки затрагивают весь коллектив сотрудников).

Второй предполагает оформление отдельного документа – дополнения (например, изменение № 1) к существующему графику. Этот путь оптимален, если перемены нужны лишь отдельным работникам. К примеру, если требуется поменять смены трех сотрудников из девяти или изменить рабочий режим всего одному сотруднику.

Образец заполнения изменений графика сменности приведен в «КонсультантПлюс». Попробуйте пользоваться системой, подключив бесплатный доступ на 2 дня или узнайте цену постоянного использования «КонсультантПлюс» по ссылке.

При условии, когда график сменности является частью коллективного договора, следует обратить внимание на следующее. Если внесение изменений в график сменности не предусмотрено самим договором, изменение документа аналогично внесению изменений в сам коллективный договор. Для этого сначала нужно инициировать коллективные переговоры по данному вопросу. После принятия решения осуществить отправку обновленного документа на регистрационную процедуру в уполномоченные органы по труду в соответствии с ч. 1 ст. 50 ТК.

Как внести изменения в график сменности при их влиянии на условия трудового договора сотрудников

При внесении изменений в график сменности, которые отражаются на условиях заключенных трудовых договоров работников, помимо уже упомянутых процедур, потребуется также внесение корректировок непосредственно в сами трудовые договоры.

К примеру, необходимость внесения изменений возникает тогда, когда договор предусматривает пятидневную рабочую неделю с фиксированными выходными днями, а планируется переход на скользящий график выходных дней.

Если сотрудники соглашаются с предлагаемыми поправками, нужно оформить с ними дополнительные соглашения к трудовым договорам, предусмотрев изменение графика сменности (ТК РФ абз. 6 ч. 2 ст. 57, ст. 72).

Об особенностях внесения изменений в трудовой договор рассказывается здесь.

Порядок оформления уведомления о внесении изменений в график сменности

Письменное уведомление сотрудника о предстоящих изменениях графика сменности оформляется согласно требованиям ч. 2 ст. 74 ТК. Унифицированной формы такого документа законодательство не предусматривает, она свободная.

Однако рекомендуется включить в документ следующую информацию:

• полностью фамилию, имя, отчество сотрудника и занимаемую им должность;
• обоснование смены режима рабочего времени, связанное с конкретными изменениями организационного либо технологического характера в трудовом процессе компании (например, модернизация оборудования или изменение структуры производства);
• подробности нового графика сменности и точную дату введения изменений;
• информацию о том, что сотрудник вправе отказаться от выполнения трудовых обязанностей по новому расписанию, однако в таком случае ему будут предложены имеющиеся вакансии для внутреннего перевода (если есть подходящие должности).

Важно! Если сотрудник отказывается от предложенных вариантов перевода или подходящих должностей нет, действие трудового договора прекратится по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК (в отдельных случаях прекращение может произойти по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Лучше всего подготовить два экземпляра уведомления: первый передают сотруднику лично, а на втором (версия работодателя) фиксируется факт передачи путем проставления сотрудником подписи и даты ознакомления.

Подробнее о формировании уведомления об изменении условий работы рассказывается здесь.

Как осуществить изменение графика сменности без согласия работника

При отказе сотрудника получить уведомление об изменении графика оформляется соответствующий акт при участии минимум трех свидетелей и направляется сотруднику экземпляр уведомления заказным письмом. Это позволит доказать соблюдение всех необходимых процедур информирования сотрудника в случае судебного разбирательства.

Если некоторые работники откажутся подписывать дополнительные соглашения, работодатель вправе произвести смену рабочего режима в одностороннем порядке согласно требованиям ст. 74 ТК. Важно заранее обосновать данные изменения техническими либо организационными причинами, зафиксировать решение соответствующим приказом, своевременно проинформировав сотрудников о новых правилах (например, не позднее двух месяцев до введения нового графика). При наличии вакансий обязательно предложить сотрудникам варианты перевода. Однако стоит учитывать особые случаи, такие как работа беременных женщин в условиях сокращенного рабочего времени: перевести их на полную занятость без добровольного согласия невозможно.

Особенности работы беременных женщин подробно раскрыты в материале.

На практике часто складывается ситуация, когда одни сотрудники принимают новые правила, а другие – нет. Чтобы избежать путаницы и проблем с организацией производственного процесса, рекомендуется информировать всех сотрудников одновременно с выдачей уведомления о смене режима. Это позволит соблюсти требования закона о предварительном ознакомлении сотрудников с новым графиком сменности не менее чем за месяц до начала его действия (ч. 3 ст. 103 ТК).

Процедура перевода сотрудника из одной рабочей смены в другую

Установленный законом регламент перевода между сменами отсутствует.

На практике зачастую используется следующий алгоритм действий:

1. Проверка возможности допуска сотрудника к переводу из одной смены в другую. К примеру, если он систематически работает днем, а планируется перевести его в ночную смену, следует проконтролировать соблюдение требований для такого перевода. Необходимо выяснить, например, не входит ли сотрудник в категорию лиц, которым запрещена работа ночью по ст. 96 ТК. В частности, о таких ограничениях рассказывается здесь.
2. Обновление графика сменности, если в нем содержатся устаревшие сведения. Например, когда в нем указаны фамилии, должности людей, работающих в конкретную смену. Эта процедура аналогична внесению изменений в график сменности (см. раздел «Как внести изменения в график сменности при сохранении условий трудового договора»). Обязательно нужно учесть действующие ограничения, чтобы после перевода сотрудник не работал две смены подряд (ст. 103 ТК).
3. Внесение корректировок в трудовой договор, если перевод меняет его существенные условия. Изменение условий осуществляется путем заключения допсоглашения с включением в него новой формулировки режима труда (ст. 57 и 72 ТК).

Дополнительно может потребоваться внесение изменений в ЛНА, если там закреплены данные о смене, из которой сотрудник выводится вследствие реорганизации производственных процессов.

Как изменения графика сменности отражаются на правилах внутреннего трудового распорядка

Изменения правил внутреннего трудового распорядка необходимы, когда корректировки графика сменности влияют на содержащиеся в них нормы: в частности, когда меняется длительность рабочей смены, указанная ранее в правилах (ч. 1 ст. 100 ТК).

Чтобы внести поправки в действующие правила, потребуется (ч. 2 ст. 22 и ч. 1 ст. 190 ТК):

1. Подготовить соответствующий приказ.
2. Разработать обновленную версию документа с внесенными поправками.
3. Учесть позицию представительного органа работников (если есть такой орган).
4. Уведомить всех заинтересованных лиц под личную подпись.

Однако внесение изменений необязательно, если они не отражаются непосредственно на условиях, зафиксированных правилами (например, если изменяется порядок чередования рабочих смен и выходных дней, который уже изначально определяется самим графиком сменности).

Кроме того, изменять внутренние правила необязательно, если нововведения относятся исключительно к конкретному сотруднику (например, переход на сокращенную смену для отдельного работника). В таком случае изменение фиксируется через дополнительное соглашение к трудовому договору (абз. 6 ч. 2 ст. 57 и ст. 72 ТК).

Образец заполнения Приказа о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка приведен в «КонсультантПлюс». Попробуйте пользоваться системой, подключив бесплатный доступ на 2 дня или узнайте цену постоянного использования «КонсультантПлюс» по ссылке.

Последствия нарушения процедуры изменения графика сменности

При несоблюдении установленного порядка внесения изменений в график сменности возможны последствия:

• привлечение работодателя к административной ответственности согласно ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП, если организация имеет профсоюз и работодатель не получил от него обоснованного заключения относительно планируемых изменений;
• наложение административного взыскания по основаниям ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП, если изменения затрагивают условия трудовых договоров сотрудников и работодатель не заключил соответствующего дополнительного соглашения.

Таким образом, внесение изменений в график сменности – очень важная процедура и неотъемлемая часть ряда трудовых отношений. В целях минимизации рисков и избежания спорных ситуаций работодателям необходимо разработать документы, отражающие изменение графика сменности, а также своевременно уведомлять обо всех изменениях сотрудников.