Как рассчитать аванс по зарплате - новые правила расчета

Что такое аванс и в какие сроки его необходимо выдавать?

Все, кто работал по найму, понимают, что такое аванс на практическом уровне. Во второй половине месяца работники получают определенную сумму. Как правило, она составляет какой-то процент от оклада. Эту часть оплаты труда, которую работники получают в течение расчетного месяца, и называют по традиции авансом.

Если же обратиться к трудовому законодательству, основой которого является ТК РФ, то там это понятие в явном виде отсутствует. Но сам порядок выплаты зарплаты ТК РФ регламентирует. Законом от 03.07.2016 № 272-ФЗ были внесены соответствующие изменения в ст. 136 кодекса. В действующей редакции указанной статьи определяется, что работники должны получать оплату труда не реже чем раз в полмесяца и не позднее 15 календарных дней со дня окончания расчетного периода.

Понятно, что полностью рассчитать зарплату за месяц сложнее, чем начислить аванс. Поэтому на практике в организации сначала определяют дату выплаты зарплаты. В соответствии со ст. 136 ТК РФ она должна быть установлена в период с 1 по 15 число следующего месяца. Какое конкретно число выбрать в этом диапазоне, зависит от организации учета на предприятии. Чем лучше организован обмен информацией между службами и выше степень автоматизации учета, тем раньше можно начислить и выплатить зарплату.

После установления даты выплаты зарплаты к ней нужно прибавить полмесяца (15 дней). Так и определяется дата выплаты аванса в соответствии с требованиями ТК РФ. Например, если срок для выплаты зарплаты установлен 4 числа, то аванс нужно выдать не позднее 19, если 8, то не позднее 23 и т. д.

А если выдать аванс раньше, чем через 15 дней? Например, 12 числа при дате выплаты зарплаты 5-ого. В этом случае от аванса до следующей выплаты зарплаты пройдет больше 20 дней, что превышает установленный ТК РФ срок. В этом случае организация может быть привлечена к ответственности за нарушение порядка выплаты.

Подробне об этом см. «Зарплата раньше срока может повлечь штраф».

Как правильно считать аванс в 2024-2025 годах?

Новые правила расчета аванса, не так давно прописанные в ТК РФ, коснулись главным образом только сроков. А при определении суммы аванса следует исходить из реально отработанного за первую половину месяца времени (письмо Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725).

См. также: «Каким должен быть размер аванса по зарплате...».

Причем чиновники рекомендуют учитывать при расчете аванса только те составляющие зарплаты, которые прямо привязаны к рабочему времени (оклад, надбавки за совмещение и т. п.). Что же касается выплат, размер которых можно определить только по итогам месяца (например, премии за выполнение плана), то они, по мнению Минтруда, при расчете аванса использоваться не должны.

Подробнее о премии как составной части оплаты труда читайте в статье «Является ли премия частью заработной платы?».

Рассмотрим, как считать аванс с учетом разъяснений государственных органов.

Пример 1

Количество рабочих дней в расчетном месяце — 20, оклад инженера Петрова И. И. составляет 25 000 руб. в месяц. За первую половину месяца Петров И. И. отработал 9 дней. Таким образом, ему должен быть выплачен аванс в сумме:

А = 25 000 руб. / 20 дн. × 9 дн. = 11 250 руб.

Однако он не получит на руки эту сумму полностью, из нее работодателю придется удержать НДФЛ. Связано это с тем, что с 1 января 2023 года порядок удержания НДФЛ с заработной платы меняется. Об этом мы поговорим в следующем разделе.

ВАЖНО! С 2025 года внесены масштабные корректировки в порядок исчисления НДФЛ, связанные с введением полноценной прогрессивной шкалы налога. Подробнее об этом мы писали в статье. 

Таким образом, новая формула расчета аванса учитывает реально отработанное время за период с 1 по 15 число расчетного месяца.

Подобная методика расчета является весьма трудоемкой. Фактически при этом удваивается объем работы бухгалтерских служб, занимающихся расчетом зарплаты. Поэтому на практике при определении того, как рассчитывается аванс по зарплате, его обычно устанавливают в виде определенного процента от суммы оклада.

Минздравсоцразвития в своем письме от 25.02.2009 № 22-2-709 рекомендует выдавать заработную плату и аванс в сопоставимых суммах. Т. к. ранее, когда при выплате аванса НДФЛ не удерживался, для обеспечения сопоставимости выплат оптимальным решением было установление аванса в размере 40–45% от оклада. С 2023 года чтобы обеспечить такую сопоставимость некоторым работодателям пришлось поднять процент аванса до 50%. Подробнее об этом читайте здесь.

Рассмотрим, как правильно рассчитать аванс при этом варианте его начисления.

Пример 2

Оклад Петрова И. И. составляет 25 000 руб. в месяц. На предприятии в 2022 году был установлен размер аванса — 40% от оклада. Вычетами по НДФЛ Петров И. И. не пользовался. В этом случае он получал аванс в сумме:

Ав. = 25 000 руб. × 40% = 10 000 руб.

И заработную плату в сумме:

З/п = 25 000 руб. – 25 000 руб. × 13% – 10 000 руб. = 11 750 руб.

В 2024 году суммы, полученные на руки, будут немного отличаться:

Ав. = 25 000 руб. х 40% = 10 000,00 руб. На руки = 10 000,00 - НДФЛ = 8 700,00 руб.

З/п = 25 000,00 - 10 000,00 = 15 000,00 руб. На руки = 15 000,00 - НДФЛ = 13 050,00 руб.

Видно, что зарплата за первую половину месяца при таком значении аванса оказывается гораздо меньшей. Если же в 2024-2025 годах закрепить аванс на уровне 50% от оклада, то за каждую часть месяца Петров будет получать 10 875,00 руб., что обеспечит равномерность получения доходов этим сотрудником.

Понятно, что в примере рассмотрен идеальный вариант. По факту работник может часть расчетного месяца отсутствовать на рабочем месте (по болезни, из-за отпуска и т. п.). В этом случае лучше рассчитывать аванс исходя из отработанного времени.

Как рассчитывать аванс по зарплате в том или ином случае, необходимо указать в локальных нормативных актах предприятия.

Платится ли НДФЛ при выдаче аванса?

При выплате зарплаты работодатель выполняет функции налогового агента, удерживая НДФЛ из дохода работника. Ранее до 31 декабря 2022 года зарплата становилась доходом с точки зрения налогообложения в последний день расчетного месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ). А так как аванс выплачивается в течение расчетного периода, то на момент его выплаты доход за период еще не считался полученным и, соответственно, не было оснований для уплаты НДФЛ. Эта позиция, верная для предыдущей редакции Налогового кодекса, отражена, в частности, в письмах Минфина от 13.02.2019 № 03-04-06/8932, от 13.07.2017 № 03-04-05/44802.

Однако если на предприятии дата получения аванса установливалась на последний день месяца, то налоговики могли признать эту выплату доходом за истекший период. В этом случае предприятию приходилось рассчитывать и удерживать НДФЛ дважды в месяц. Позицию налоговых органов по данному вопросу поддерживал и Верховный суд (определение от 11.05.2016 № 309-КГ16-1804). Чтобы избежать подобных проблем, лучшим решением было не выдавать аванс в последний день месяца.

Нужно ли уплачивать страховые взносы с аванса по зарплате? Ответ на данный вопрос дала советник государственной гражданской службы РФ 1 класса Баландина Е. Б. Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.

Удержание НДФЛ с аванса в 2024-2025 годах - изменения

Закон от 14.07.2022 № 263-ФЗ скорректировал правила удержания и перечисления НДФЛ с заработной платы, действовавшие ранее в соответствии с НК РФ. С 1 января 2023 года датой получения физлицом дохода в виде зарплаты — и за первую и за вторую часть  месяца, а также  отпускных и больничных будет признаваться дата его фактической выплаты на руки или на счет сотрудника — по общему правилу, установленному подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ. Удержание НДФЛ отныне будет происходить и в момент выплаты аванса в том числе, т.е. до завершения расчетов по основной части зарплаты.

Кроме того, значительно поменялись сроки перечисления удержанного налога в бюджет. Если раньше мы перечисляли налог до конца рабочего дня, следующего за днем выплаты зарплаты, по больничным и отпускным - до конца месяца, в котором они были выданы, то в 2023 г. НК РФ определил единые даты для всех без исключения выплат - это 28 число + дополнительные даты в декабре и январе. 

В 2024 г. сроки уплаты подоходного налога снова изменились. К 28 числу добавилась новая платежная дата и теперь НДФЛ следует перечислять в бюджет:

• до 28 числа - если выплаты доходов, в том числе аванса, прошли в период с 1 по 22 число текущего месяца;
• до 5 числа следующего месяца - если выплаты производились с 23 по последнее число месяца;
• до последнего рабочего дня год - если выплаты осуществляются с 23 по 31 декабря.

О порядке расчета и перечислении НДФЛ в бюджет с 1 января 2024 года мы рассказали здесь.

В 2024-2025 годах при переводе НДФЛ и всех прочих налогов в бюджет не нужно указывать КБК в платежке, ведь мы  погашаем все налоговые обязательства одной суммой. Это связано с введением принципа единого налогового платежа. Но чтобы инспекторы не ошиблись при разноске сумм по видам налогов, хозяйствующие субъекты заранее, в срок до 25 числа, обязаны направлять уведомления в налоговую. 

Отметим, что в 2023 году еще разрешали перечислять налоги по старому - платежками с прописанными КБК, без подачи уведомления. Однако для этого требовалось соблюсти определенное условие. С 1 января 2024 года такая возможность отменена.

О том, какие еще изменения ждут нас в налоговом законодательстве в 2024-2025 годах, расскажет Типовая ситуация от справочно-правовой системы КонсультантПлюс. Оформите бесплатный пробный доступ и переходите к просмотру материала.

Итоги

Сроки выплаты аванса и зарплаты в соответствии с ТК РФ устанавливаются так, чтобы выплаты работникам осуществлялись не реже чем раз в 2 недели. Порядок того, как рассчитывается аванс, ТК РФ в явном виде не определяет.

Государственные органы рекомендуют выдавать аванс на основании реально отработанного времени за первую половину месяца. При установлении аванса в процентах, по мнению чиновников, аванс и расчет по итогам месяца должны быть сопоставимы по сумме. Ранее НДФЛ при выдаче аванса не удерживался, однако с 2023 года данная норма Налогового кодекса утрачивает свою силу и налоговый агент станет обязан удерживать подоходный налог и при выплате аванса, и при выплате окончательного расчета.