Нюансы нумерации счетов-фактур не по порядку в 2025 году

Чем руководствоваться при нумерации счетов-фактур

Перечень обязательных реквизитов отгрузочного, авансового и корректировочного счетов-фактур содержится в пп. 5, 5.1 и 5.2 ст. 169 НК РФ соответственно. Одним из таких реквизитов является порядковый номер. При этом порядка нумерации счетов-фактур сам Налоговый кодекс не устанавливает и отсылает нас к подзаконному акту — постановлению Правительства РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ). Для 2024 года этим документом является постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Как организации (ИП) на УСН с 2025 года начислять и уплачивать НДС, а также когда нужно и, наоборот, не нужно выставлять счет-фактуру, вы можете посмотреть в системе КонсультантПлюс по пробному доступу. Это бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Хотите всегда иметь развернутую информацию по данной теме? Тогда воспользуйтесь бесплатно пробным доступом к системе КонсультантПлюс. А если вы захотите пользоваться ею постоянно, здесь можно запросить ее стоимость.

ВНИМАНИЕ! С 1 октября 2024 года счет-фактура и корректировочный счет-фактура применяются в редакции постановления Правительства от 16.08.2024 № 1096 — с графой 14 «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без налога на добавленную стоимость, в рублях». Подробнее об изменениях здесь.

Скачать актуальный бланк счета-фактуры можно, кликнув по картинке ниже:

Бланк счета-фактуры Скачать

Нужно ли при совершении операций с прослеживаемыми товарами выставлять счет-фактуру в случае, если покупатель не является плательщиком НДС или освобожден от обязанностей налогоплательщика, и когда не следует шифровать счет-фактуру, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Однако в части вопросов нумерации счетов-фактур ничего не изменилось. Таким образом, со времени вступления в силу постановления № 1137 принципиальных новшеств по нумерации в его тексте не было. Некоторые уточнения имели место летом 2014 года (постановление Правительства РФ от 30.07.2014 № 735), когда был определен вид разделительного знака, используемого в счетах-фактурах обособленных подразделений, участников товариществ и доверительных управляющих. Таким знаком стала косая черта (дробь, слеш) — «/» (ранее говорилось просто о разделительной черте, но не уточнялось, слеш имеется в виду или тире).

Узнать, когда ставится и не ставится дробный номер в счете-фактуре, и будет ли отказ в вычете НДС в случае нарушения порядка нумерации СФ, а также подтвердить актуальность нашей информации вы можете в системе КонсультантПлюс. По пробному доступу это бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, запросите ее расценки.

О последних изменениях, которые существенно меняли форму и правила заполнения счета-фактуры, читайте здесь.

Каковы правила нумерации счетов-фактур

Основное (и единственное) правило — номера присваиваются в хронологическом порядке по мере составления/выставления счетов-фактур (подп. «а» п. 1 правил заполнения счета-фактуры, подп. «а» п. 1 правил заполнения корректировочного счета-фактуры).

Период возобновления нумерации организация может установить в учетной политике самостоятельно в зависимости от количества оформляемых ею документов. Например, возобновлять нумерацию можно с начала очередного года, квартала, месяца. Единственное, против чего высказывались чиновники, — это ежедневная нумерация счетов-фактур с первого номера (письмо Минфина России от 11.10.2013 № 03-07-09/42466).

Номера счетов-фактур могут состоять не только из цифр: допускается использование буквенных префиксов и цифровых индексов. Последние в обязательном порядке проставляются в счетах-фактурах:

• обособленных подразделений (номер документа через слеш дополняется цифровым индексом ОП, закрепленным в учетной политике);
• участников товариществ или доверительных управляющих (также через слеш указывается принятый в компании индекс операции по конкретному договору).

Подробнее о реквизитах счета-фактуры и их значимости для этого документа читайте в этой статье.

Можно ли отдельно нумеровать авансовые или корректировочные счета-фактуры

Прямое указание на единую хронологию всех составляемых налогоплательщиком счетов-фактур появилось в 2012 году с выходом постановления № 1137. В действовавшем ранее постановлении Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 таких норм не было, поэтому зачастую бухгалтеры счета-фактуры на отгрузку и на предоплату нумеровали отдельно — так было удобно. Теперь этого делать не стоит, чтобы не вызвать нареканий со стороны проверяющих.

Однозначно против отдельной нумерации авансовых счетов-фактур выступал Минфин России (письма от 16.10.2012 № 03-07-11/427 и 10.08.2012 № 03-07-11/284). Если есть желание или потребность как-то выделять счета-фактуры на аванс, допустимо использовать буквенный префикс (например, А или АВ) к номеру, который укладывается в единую хронологию.

Об оформлении счетов-фактур на аванс подробнее читайте в статье «Правила выставления счета-фактуры на аванс в 2024-2025 годах».

Что касается счетов-фактур корректировочных, то в правилах заполнения четко говорится, что им порядковые номера присваиваются в общем хронологическом порядке. Этот порядок нужно соблюдать.

Номера идут не по порядку: накажут ли продавца

Ошибки случаются у всех, и нарушение нумерации счетов-фактур, увы, не редкость. Наиболее часто встречаются пропуски номеров или несоблюдение хронологии (у более позднего по дате счета-фактуры номер меньше, чем у предыдущих, или наоборот). Задвоение — случай более редкий, т. к. в основном все работают с бухгалтерскими программами и присвоить один номер разным документам попросту не позволяет ПО.

Привести нарушенную нумерацию в хронологический порядок чрезвычайно сложно, поскольку в результате перетасовки счетов-фактур «поползут» номера более поздних документов, которые уже переданы покупателям. Поэтому встает вопрос: а надо ли это делать?

Отвечаем: необязательно, т. к. ответственности за нарушение правил нумерации счетов-фактур для продавца налоговое законодательство не предусматривает. В ст. 120 НК РФ говорится о штрафе за отсутствие счетов-фактур, но применить ее к ситуации с «выпавшими» номерами нельзя. Говорить об отсутствии счетов-фактур можно лишь тогда, когда есть обязанность по их выставлению, но она не выполнена, — пропуск номера сюда не относится. Однако все это не означает, что правило единой хронологии можно игнорировать.

Отразится ли скачущая нумерация на покупателе

Скорее всего, не отразится. Ошибка в номере счета-фактуры не препятствует идентификации продавца, покупателя, наименования товаров (работ, услуг) и их стоимости, ставки и суммы НДС, а значит, оснований для отказа покупателю в вычете не дает (п. 2 п. 169 НК РФ). Во всяком случае, подобные претензии контролеров уже давно легко оспариваются. 

Что говорят Минфин РФ, налоговая и что показывает судебная практика по поводу применения вычета по НДС в случае нарушения порядка нумерации счетов-фактур, рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

О других нефатальных ошибках в счете-фактуре читайте в материале «Какие ошибки в заполнении счета-фактуры не критичны для вычета НДС?».

Итоги

Одним из обязательных реквизитов каждого из типов счета-фактуры является его порядковый номер. Слово «порядковый» предполагает нумерацию по порядку по мере оформления документов. Однако соблюсти ее получается не всегда, а попытка упорядочивания отражается на нумерации документов, выставленных позже тех, на номере которых произошел сбой. Ответственность за скачущие или отсутствующие номера не предусмотрена. Вычету ошибки в номере не препятствуют.