Отчет по форме 6-НДФЛ за год - пример заполнения

Назначение отчета 6-НДФЛ и правила сдачи его за год

Отчет 6-НДФЛ является сводной отчетностью по налогу на доходы, который налоговый агент удерживает из доходов, выплачиваемых физлицам. В нем содержатся данные, позволяющие судить об объеме начислений налога к оплате за отчетный период и о том, в какие сроки этот налог следует уплатить в бюджет.

Отчет формируется поквартально, но данные в нем делятся на две группы, отражающие информацию:

• нарастающим итогом за прошедшие с начала года кварталы — в отношении расчета общей суммы подлежащего удержанию налога от оказавшегося начисленным за период дохода с учетом уменьшения его на возможные вычеты;
• только по последнему кварталу периода отчета — в части тех сумм налога, сроки оплаты которых (определенные в соответствии с законодательством) приходятся именно на этот квартал.

Отчетность, создаваемую по итогам периодов, последовательно включающих в себя каждый из трех первых кварталов года, с 01.01.2023 сдают не позднее 25 числа месяца, наступающего после завершения каждого квартала. Для годового отчета установлен особый срок. С 2023 года это 25 февраля года, наступающего вслед за отчетным (раньше было 1 марта) (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Даты всех вышеприведенных сроков, попадающие на общевыходные дни, приводят к переносу завершающего дня срока на более позднюю дату, отвечающую ближайшему к такому выходному буднему дню (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). В 2024 году 25 февраля выходной день. Поэтому сдать расчет за 2023 год нужно до 26.02.2024 включительно.

Подробнее о сроках сдачи 6-НДФЛ за 2023 год читайте здесь.

О нюансах сдачи 6-НДФЛ читайте в статье "6-НДФЛ - кто сдает и когда".

И еще правило. Налоговый агент может сдать 6-НДФЛ за 2023 год на бумаге, если численность получивших от него доходы физлиц «до 10 человек». Именно так сказано в п. 2 ст. 230 НК РФ.

Здесь возникает вопрос: формулировка «до 10 человек» означает «10 включительно» или «менее 10» (то есть 9)? Ответ на него вы найдете в КонсультантПлюс. Получить пробный доступ к системе можно бесплатно.

Как же надо заполнить 6-НДФЛ за год, чтобы представленная отчетность не вызвала лишних вопросов по ее составлению? Этому будут способствовать:

• выбор актуального бланка формы;
• правильное занесение данных в нее.

Образец заполнения 6-НДФЛ за 2023 год вы можете бесплатно посмотреть в системе КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе.

Важно! Рекомендация от КонсультантПлюс
Перед тем как сдать расчет 6-НДФЛ в налоговый орган, рекомендуем проверить его. Это можно сделать при помощи контрольных соотношений, так же как налоговая инспекция...
Полный алгоритм проверки смотрите в Готовом решении, получив бесплатный пробный доступ.

Форма бланка для сводного отчета по НДФЛ

Годовую отчетность за 2023 год необходимо сдавать на бланке, утвержденном приказом ФНС России от 15.10.2020 № ММВ-7-11/753@ в редакции приказа ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@. В этом же документе приведено описание методики заполнения отчета. Отдельные вопросы применения приказа не раз пояснялись в письмах ФНС России.

Скачать форму можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:

6-НДФЛ за 2023 год Скачать

ВАЖНО! С отчетности за 1 квартал 2024 года бланк будет обновлен в связи с переходом на новый порядок уплаты НДФЛ. Подробнее об этом мы писали в материале. 

Структура расчета 6-НДФЛ за 2023 год представлена на схеме:

Отчет формируют отдельно:

• по каждому из используемых налоговым агентом кодов ОКТМО;
• по каждому из обособленных подразделений, которое самостоятельно выплачивает доходы.

Титульный лист имеет вид, стандартный для любой налоговой отчетности, и содержит сведения об отчитывающемся лице, месте подачи отчета и о периоде, за который этот отчет составлен. Период, соответствующий году, зашифровывается кодом 34.

Как правильно заполнять сводную НДФЛ-отчетность

Как правильно заполнять 6-НДФЛ за год? Самое главное условие правильного заполнения — это верно рассчитанные суммы исходных данных. Сама процедура заполнения не так сложна, но требует некоторых навыков и знания ряда правил, связанных как с расчетом НДФЛ, так и с определением сроков для уплаты того налога, который расценивается как удержанный.

Какие данные потребуются для заполнения отчета? Прежде всего, сведения о начислениях доходов, примененных к ним вычетах и суммах налога, относящихся к этому доходу. На их основе будет заполняться раздел 2. Затем — информация о датах осуществленных выплат с относящимися к ним величинам удерживаемого налога — для заполнения раздела 1.

Именно раздел 1 вызывает наибольшее количество вопросов при заполнении, ответы на которые найти достаточно просто, если помнить о нескольких правилах.

1. В разделе 1 в полях 021-024 указывают сумму удержанного за определенный промежуток времени налога. В годовом расчете: стр. 021 - для налога, удержанного с 23 сентября по 22 октября; стр. 022 - для налога, удержанного с 23 октября по 22 ноября; стр. 023 - для налога, удержанного с 23 ноября по 22 декабря; стр. 024 - для налога, удержанного с 23 декабря по 31 декабря. 
2. Удержанным налог становится только при выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ).
3. Сроки для направления в бюджет сумм удержанного налога едины - до 28 числа текущего месяца для удержаний с 23 числа прошлого месяца по 22 число текущего месяца. При этом нужно иметь в виду, что срок платежа, выпавший на выходной, перенесется на первый будний день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Заполнение приложения 1 аналогично заполнению действовавших ранее справок по форме 2-НДФЛ, но с учетом того, что датой фактического получения дохода в виде зарплаты является не последний день месяца, а день получения зарплаты. 

Как сдают 6-НДФЛ обособки, мы писали здесь.

Заполнение 6-НДФЛ за год — пример

Рассмотрим внесение данных в 6-НДФЛ за год на примере заполнения, выполненного на конкретных цифрах.

О заполнении 6-НДФЛ в особых случаях читайте в статье "Порядок заполнения формы 6-НДФЛ - пример".

Предположим, что в ООО «Веста» (зарегистрировано в Санкт-Петербурге) в течение 2023 года доход выплачивался 20 его сотрудникам. Общая величина выплат, подлежащих обложению по ставке 13%, составила 7 054 374,40 руб. Общий объем вычетов, уменьшивших этот доход, равен 198 800,00. За все месяцы года по факту выплат дохода удержанным оказался налог в сумме, составившей 878 206 руб.

По датам 4-го квартала фактические выплаты распределились так:

• 10.10.2023 осуществлена выдача зарплаты за сентябрь 2023 года в сумме
  743 034,74 руб., удержанный с нее налог составил 91 134 руб.;
• 10.11.2022 осуществлена выдача зарплаты за октябрь 2023 года в сумме
  784 996,86 руб., удержанный с нее налог составил 96 590 руб.;
• 15.11.2023 оплачен больничный в сумме 5 587,52 руб., удержанный с нее налог составил 726 руб.;
• 12.12.2023 осуществлена выдача зарплаты за ноябрь 2023 года в сумме
  777 432,50 руб., удержанный с нее налог составил 95 606 руб.

Отчет 6-НДФЛ сформирован 21.02.2024.

Смотрите фрагменты заполнения расчета.

Итоги

Сводная отчетность по НДФЛ, составляемая за 2023 год, формируется на бланке, утвержденном приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (в редакции приказа ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@). С 2023 года срок сдачи годового расчета установлен 25 февраля. Но поскольку в 2024 году это выходной, отчет можно представить до 26.02.2024. Начиная с отчетности за 1 квартал 2024 года форма 6-НДФЛ будет применяться в новой редакции.